Zveřejněte své objednávky v Registru smluv. Pomůže doplněk Vemy

Aplikační doplněk Zveřejňování objednávek v Registru smluv umožňuje uveřejňovat objednávky přímo z aplikace Nákup a odbyt. Díky tomu se vaše práce zefektivní - rovnou z aplikace totiž využijete všechny funkce, které Registr nabízí. Bez zdržování můžete:

• publikovanou objednávku stornovat a nahrát upravenou verzi,
• exportovat objednávky do formátu PDF a nahrát je do Registru
• nebo si udělat rychlý přehled, které objednávky už jsou publikované.

Díky doplňku se k objednávkám snadno dostane jakákoliv osoba, které udělíte přístup. O zaregistrovaných objednávkách tak má přehled víc lidí a kdokoliv z nich může zkontrolovat, že jste splnili všechny povinnosti, které vám ukládá Zákon o registru smluv.

Jak to funguje?
S doplňkem využíváte speciální datové schránky, skrze které publikujete objednávky v Registru smluv z aplikace Nákup a odbyt. Své objednávky spravujete v databázové aplikaci Nákup a odbyt a s Registrem je propojíte skrze doplňkovou aplikaci.

Kromě toho Vema již dříve vydala:

• databázovou aplikaci Evidence smluv, ve které spravujete smlouvy,
• a doplňkovou aplikaci Zveřejňování smluv v Registru smluv, skrze kterou komunikuje Evidence smluv s Registrem.

Užitečné informace o Registru najdete na stránkách Ministerstva vnitra ČR, kde si také stáhnete podrobnou metodiku k zákonu.

Přečtěte si víc o zákonu: kdo pod něj spadá a jaké podmínky musí splnit, aby byla smlouva platná

Zákon o registru smluv nabyl účinnosti 1. července 2016. Až o rok později ale začínají platit § 6 a 7, které se vztahují k účinnosti smlouvy.

Zapamatujte si: pokud uzavřete smlouvu 1. 7. 2017 nebo později, nabývá účinnosti až dnem zveřejnění v Registru. Jestliže smlouvu do 3 měsíců od uzavření nezveřejníte v Registru, je automaticky zrušená a považuje se za neplatnou.

Podle zákona má povinnost zveřejňovat smlouvy:

• Česká republika (především ministerstva, soudy, úřady a další),
• územní samosprávný celek (včetně městských částí, městských obvodů územně členěného statutárního města nebo městských částí hlavního města Prahy),
• státní příspěvková organizace,
• státní fond,
• veřejná výzkumná instituce nebo veřejná vysoká škola,
• dobrovolný svazek obcí,
• regionální rada regionu soudržnosti,
• příspěvková organizace územního samosprávného celku,
• ústav založený státem nebo územním samosprávným celkem,
• obecně prospěšná společnost založená státem nebo územním samosprávným celkem,
• státní podnik nebo národní podnik,
• zdravotní pojišťovna,
• Český rozhlas a Česká televize,
• právnická osoba, ve které má stát nebo územní samosprávný celek sám nebo s jinými územními samosprávnými celky většinovou majetkovou účast.

Z povinnosti uvádět smlouvy v Registru má výjimku obec, která nevykonává rozšířenou působnost, a také příspěvková organizace zřízená obcí. Smlouvy nemusí zadávat ani právnická osoba, která patří obci nebo v ní má podíl - například restaurace nebo koupaliště.

Kromě toho se povinnost registrovat nevztahuje na smlouvu, která má hodnotu do 50 tisíc korun bez DPH. Další typy smluv, které nemusíte zadávat do Registru, naleznete v metodice od strany 32.

Jak zveřejnit smlouvu
30 dní od uzavření smlouvy je maximum, které mají podle zákona smluvní strany na zveřejnění smlouvy. Strany se dohodnou, která z nich smlouvu do registru zašle.

Podle § 6 a 7, které vstupují v platnost od 1. července 2017, je platná jen ta smlouva, která je zveřejněná v registru. Pokud se na smlouvu vztahuje povinnost zveřejnit ji a smluvní strany to do 3 měsíců neudělají, je smlouva zrušená.
Smlouva se zveřejňuje zpravidla naskenovaná, musí být dobře čitelná a doplněná o metadata. To jsou doplňující údaje, které vysvětlují okolnosti uzavření smlouvy. Patří k nim:

• údaje o smluvních stranách,
• vysvětlení, čeho se smlouva týká
• a datum uzavření smlouvy.