Pracovní cesty je webová aplikace, která řeší komplexně celou agendu tuzemských i zahraničních pracovních cest od plánování a schvalování přes zálohy, měny, vyúčtování, výstupy do účetnictví a mezd a další související funkčnosti, vždy v souladu s aktuální legislativou. Rovněž využívá pro zpracování schvalovacích procesů nástroje Workflow a přirozeně spolupracuje s ostatními aplikacemi. Eliminuje papírování, vše probíhá v elektronické podobě se zachováním prvků bezpečnosti a prokazatelnosti.  Systém je maximálně variabilní s ohledem na specifika konkrétní organizace.

Výhody aplikace:

  • přehledné zpracování tuzemských a zahraničních cestovních příkazů
  • předpokládané výdaje
  • definice schvalovacího procesu - vícestupňové schvalování, sledování stavu
  • evidence vozidel a jízd
  • optimalizace využití vozidel vyhledáváním možností spolujízdy
  • měsíční výkaz MHD
  • výpočet cestovních náhrad
  • spolupráce s ostatními aplikacemi (Personalistika, Mzdy, Účetnictví)

Pracovní cesty
Zadávání údajů do cestovního příkazu zachovává tradiční logiku používanou při vyplňování v klasických tištěných formulářích s několika změnami, které umožňují využít výhody počítačového zpracování. Před zahájením cesty zapíše pracovník do příkazu datum, cíl a účel cesty, způsob dopravy, spolucestující a zálohu, kterou může čerpat z pokladny. Pro optimalizaci využití vozidel v organizaci lze vyhledávat možnosti spolujízdy. Je-li v organizaci stanoven takový způsob práce a evidována hierarchie osob, předává pracovník příkaz ke schválení svému nadřízenému. K vyúčtování pracovní cesty dochází po jejím uskutečnění. Jsou zadány jednotlivé etapy cesty, dopravní prostředky, náklady na jízdu, nocleh, ostatní náklady a stravné. Program na základě těchto údajů provede výpočet náhrad vyplývajících ze zákona včetně zaúčtování vyplacené zálohy. K cestovnímu příkazu se evidují další detaily o cestě, např. zpráva z cesty, datum a způsob proplacení nároku a podobně. Na zprávu a vyúčtování lze také použít proces schvalování.
Příkaz je možné vytisknout v jakékoliv fázi pořízení.

Evidence vozidel
U jednotlivých vozidel jsou evidovány všechny potřebné technické údaje, kniha jízd, údaje o pojištění, způsobu placení silniční daně, vlastník soukromého vozidla nebo osoba pověřená řídit služební vozidlo. Záznamy v knihách jízd vznikají automaticky po vyúčtování pracovní cesty související s příslušným vozidlem. Soukromé jízdy se zadávají ručně.

Výkazy hromadné dopravy
Samostatné služební jízdy veřejným dopravním prostředkem jsou zapisovány do měsíčních výkazů. Na konci měsíce dojde k vyúčtování jízdného, které může být proplaceno hotově nebo ve mzdě.

Spolupráce s ostatními aplikacemi Vema
Aplikace Pracovní cesty spolupracuje s aplikacemi Personalistika a Mzdy. Používáním stejného souboru Osoby je zajištěna integrita údajů o osobách v celém informačním systému Vema. Do Mezd lze posílat podklady pro vyplácení cestovného ve mzdě.
Dále Pracovní cesty přebírají čísla zakázek, pracovišť a činností z informačního systému Ekos. Při sledování zaplacených příkazů je možné automatizovat komunikaci s Pokladnou.

K dispozici jsou sestavy s množstvím nastavitelných úrovní třídění a pohledů na cestovní příkazy. Především je to sestava, která odpovídá tištěným standardním formulářům používaným v mnoha organizacích. Dále pak sestavy, které umožňují přehledy podle zvolených kritérií, například plánované cesty k určitému datu použitelné pro vyhledání spolujízdy, cesty jednoho pracoviště v daném období, cesty jednoho člověka v daném období, všechny dosud neuhrazené cesty atd.

Je možné tisknout Knihu jízd pro každé vozidlo zvlášť, přehled záloh silniční daně za vybrané období, žádost o použití soukromého vozidla a jednotlivé výkazy jízdného hromadnou dopravou.

Ovládání aplikace je shodné s ovládáním všech ostatních aplikací Vema. Rychlá navigace pomocí stromové nabídky, funkční klávesy a zkratky jsou navrženy tak, aby používání pro stávající uživatele bylo co nejjednodušší.