Projektové práce

Pro větší implementace má společnost Vema, a. s. zpracovánu interní metodiku, dle které postupují dílčí práce na realizaci celého řešení. Vlastní implementaci zpravidla předcházejí projektové práce, které umožní zúčastněným stranám lépe pochopit řešenou problematiku i implementovaný systém a stanovit konkrétní harmonogram nezbytných kroků, které povedou k úspěšné implementaci.

Analýza požadavků

Naše služby z této oblasti začínají již možnou součinností při zpracování poptávky pro účely výběru informačního systému. To se děje zpravidla formou Analýzy požadavků. Vypracování analýzy vyžaduje zákazníkovu průběžnou součinnost a otevřenost. Odborný tým provede analýzu procesů, používaných dat a informačních toků v požadované oblasti a v oblastech nutně souvisejících. Pokud existuje, rovněž zanalyzuje dosud používaný software. Výsledný dokument je po připomínkování a odsouhlasení odevzdán zákazníkovi, kterému pak poslouží jako podrobná příloha zadávací dokumentace pro výběrové řízení či pro následující kroky procesu implementace.

Předimplementační studie

Zákazník si může v okamžiku vážnějšího zájmu o komplexní informační systém nebo danou aplikaci objednat vypracování Předimplementační studie, která detailně prověří, zda je konkrétní aplikace pro zamýšlený účel vhodná. Jen pečlivě zvolený informační systém může přinést významný efekt a poskytnout tak konkurenční výhodu. Předimplementační studie zpravidla náleží ještě do předprodejní etapy výběru informačního systému.
Nebyla-li dosud zpracována Analýza požadavků, bude nejprve provedena. Ze zjištěných skutečností tým zkušených konzultantů a analytiků vyhodnotí pokrytí požadovaných oblastí informačním systémem a rovněž ohodnotí vhodnost jednotlivých komponent systému pro dané oblasti. Po písemném zpracování předloží tyto podklady zákazníkovi k připomínkování a odsouhlasení. Na základě Předimplementační studie se zákazník může kvalifikovaně rozhodnout, zda danou aplikaci nebo systém zakoupí, či nikoliv.

Implementační projekt

Implementační projekt je základním dokumentem pro řízení implementace informačního systému a je to první konkrétní výsledek práce implementačního týmu. Stejně jako Předimplementační studie vychází z Analýzy požadavků. Nebyla-li provedena dříve, je nezbytné ji provést jako součást přípravy implementačního projektu.

Implementační projekt je podrobným návodem, jak zavést, používat a řídit informační systém nebo jeho část. Je základním integračním dokumentem, který řeší začlenění informačního systému do procesů probíhajících v organizaci a případný dopad implementace na tyto procesy.

Projekt obsahuje analýzu požadavků, popis celkového řešení, popisuje instalaci a konfiguraci systému, definuje harmonogram řešení a může obsahovat i popisy činností jednotlivých pracovníků a jejich časování až do úrovně potřebných metodik. Používá-li zákazník ještě další programové vybavení, je součástí projektu integrace těchto systémů. Součástí je i popis přechodu na novou aplikaci, tj. způsob převodu dosavadních dat, doporučená školení uživatelů, souběh starého a nového systému práce, způsob přístupu ke starým údajům atd.

Implementační projekt je referenčním dokumentem při zavádění a používaní informačního systému, který umožňuje kontrolu harmonogramu a jednotlivých činností. Stává se nedílnou součástí dokumentace celého systému. Nejsou-li přímou součástí, slouží také jako podklad pro vypracování interních metodik pro používání informačního systému. Projekt řeší i nastavení důležitých konfigurací, zakrytí nevyužívaných částí systému až do úrovně datových položek, problematiku archivace a zabezpečení dat, definuje rozsah přístupových práv jednotlivých uživatelů. Není-li zpracován bezpečnostní projekt samostatně, mohou zde být posouzeny a řešeny další bezpečnostní aspekty. Důležitou součástí je i analýza rizik, která usnadní rozhodování v kritických fázích implementace, např. hrozícím časovém skluzu.

Dobře zpracovaný projekt odráží dlouholeté zkušenosti implementačního týmu. Je-li dobře realizován, umožní managementu snazší řízení náběhu a provozu informačního systému. Lze tak výrazně zkrátit dobu zavádění systému a maximalizovat efektivnost jeho využívání. Po ukončení implementace může být projekt aktualizován na Dokumentaci skutečného stavu dále může být pravidelně, např. jedenkrát ročně aktualizován, tak aby zahrnoval změny, ke kterým v následujících etapách životního cyklu bude nutně docházet.

Bezpečnostní projekt

Bezpečnostní projekt vychází vždy z bezpečnostní politiky zákazníka a měl by být vypracován ještě před implementací. Posuzuje možná ohrožení provozu systému, řeší ochranu před únikem či zneužitím dat a před jejich ztrátou. Definuje pracovní postupy, práva uživatelů, cyklické kontrolní mechanismy, bezpečnostní technologie a protokoly nutné pro zajištění bezpečnosti v souladu s obecnou bezpečnostní politikou zákazníka.

Bezpečnostní projekt pro provoz informačních systémů Vema, a. s. nemůže ze znalostních důvodů fundovaně zpracovat žádná třetí strana.

Převody dat

Převody dat jsou nezbytné vždy tehdy, pokud je potřeba automatizovaně převést data mezi informačními systémy, či jejich částmi. Vema, a. s. má k dispozici rozsáhlé vlastní i obecné nástroje umožňující jednorázový či opakovaný převod dat mezi systémy.

Vlastní implementace

Proces implementace je zpravidla projektově řízený a je velmi podrobně popsán v implementačním projektu. Pro podporu projektového řízení používá naše společnost programové nástroje a metody, které umožňují bezpečné a efektivní řízení projektů.

Implementační tým složený ze zástupců Vema, a. s. a pro zákazníka nejprve vypracuje implementační projekt, podle kterého pak postupuje.

Interní implementační metodika Vema, a. s. obsahuje vše potřebné pro úspěšnou implementaci. Řeší role a zodpovědnosti členů v týmu, popisuje protokolovaná jednání a komunikaci implementačního týmu, formalizuje dokumenty a dokumentaci.

Po zpracování projektu je systém nainstalován, nakonfigurován, je provedeno jeho počáteční naplnění. Současně s tím probíhají školení uživatelů. Může následovat zkušební provoz. V okamžiku připravenosti ostrého provozu se provedou akceptační testy a systém může být spuštěn. Po vyhodnocení a zapracování připomínek přechází systém do rutinního provozu.

Pro menší implementace lze použít zjednodušený proces implementace podle standardizovaného implementačního projektu.

Asistované zpracování

V prvních obdobích užívání systému asistence konzultantů výrazně zkvalitní veškeré procesy u významnějších kroků jako je výplata mezd, měsíční uzávěrka a podobně. Touto metodou proběhne praktické doškolení uživatelů a doladění pracovních postupů.

U projektově řízených implementací je asistované zpracování zpravidla součástí implementace.