Město Ostrava a personální systém Vema

Centralizace a implementace nových částí personálního IS Vema ve městě Ostrava.

Statutární město Ostrava vyřešilo problém sjednocení a synchronizace personálních agend s pomocí informačního systému Vema. Výsledkem implementace bylo zásadní zvýšení bezpečnosti všech městských IS a výrazné snížení personální administrativy díky nasazení Portálu Vema a nových aplikací.

Zákazník

Statutární město Ostrava má cca 310 tis. obyvatel a je členěno na 23 obvodů. Řízení města je dvoustupňové. Je tvořeno volenými orgány „velkého“ města s magistrátem a městské obvody se svými volenými orgány a městskými úřady.

Podle Statutu jsou zaměstnanci magistrátu, městských obvodů i městské policie zaměstnanci statutárního města Ostrava. Město tedy plní roli zaměstnavatele ve smyslu zákoníku práce. Město reprezentované svým magistrátem rovněž plní funkci jediného personálního místa (zpracovává personální a platovou agendu) pro všechny zaměstnance s výjimkou zaměstnanců úřadů čtyř velkých městských obvodů a městské policie, které si agendu vedou samostatně.

Město Ostrava má pro správu městské informatiky a komunikačních technologií zřízenu společnost OVANET a.s., do níž jsou činnosti spojené s ICT zpravidla outsourcovány.

Dodavatel

Vema, a. s. je předním dodavatelem personálních informačních systémů ve státních i privátních organizacích v České a Slovenské republice. Od roku 1990 vyvíjí a implementuje vlastní informační systém.

Výchozí situace

Statutární město Ostrava zpracovává mzdy a vede personalistiku v IS Vema pro zhruba 4000 zaměstnanců již od roku 1996. Počet zaměstnanců kolísá. Např. v době voleb narůstá o členy volebních komisí a přesahuje i 5000. Magistrát zpracovával mzdy a personalistiku společně s menšími městskými obvody v jedné společné databázi se společnými číselníky. Další čtyři městské obvody a městská policie si vedly mzdovou a personální agendu ve svých oddělených databázích. Obsahy těchto šesti databází nebyly nijak technicky propojeny ani synchronizovány. Databáze byly pouze metodicky udržovány ve stavu, který umožňoval ručně relativně snadno spojovat výsledky alespoň tak, aby město jako jeden právní subjekt mohlo plnit zákonné povinnosti zaměstnavatele vůči státu a institucím, a mělo alespoň základní personální přehled o svých zaměstnancích.

Cíle zákazníka

Základní motivací pro změnu tohoto stavu, byla nutnost zavést centrální správu rolí a uživatelů pro přístup do všech městských informačních systémů, tzv. Identity Management (IdM). Bez ní již

nebylo možné dále zajišťovat bezpečnost jednotlivých IS. Bylo rozhodnuto, že jedinou zdrojovou datovou autoritou pro IdM bude databáze IS Vema. IdM navíc kromě některých čistě personálních údajů typu osobní číslo, funkce, pracovní zařazení atd. čerpá informace o organizační struktuře, o telefonních číslech, emailech atd.

Město dále požadovalo otevření personálního systému do intranetu tak, aby všichni zaměstnanci měli přesně specifikovaný přístup do svých dat a vedoucí pracovníci měli přímo k dispozici informace pro personální práci. Současně město mělo zájem sjednotit procesy vzdělávání a navázat je na centrální personalistiku. Rovněž bylo rozhodnuto o implementaci systému čerpání zaměstnaneckých výhod a komplexního systému pro správu a zúčtování služebních cest.

Řešení

Prvním nezbytným krokem bylo sloučení šesti dílčích databází, mezi kterými jinak stavu nebylo možné navodit konzistenci dat potřebnou pro IdM. To bylo spojeno s rozsáhlými přečíslováními v datech; vždy však s ohledem na to, aby nebyla narušena možnost tvorby srovnatelných výstupů před i po změně. Jako standard byly zvoleny číselníky magistrátu a postupně k nim byly po přečíslování připojovány dílčí databáze.

Po sloučení databází byla zahájena implementace aplikace Systemizace. Následně byl naprogramován modul tvořící datovou pumpu z databáze personálního IS Vema do IdM. Současně byl nakonfigurován a spuštěn Portál Vema, který v rámci intranetu prezentuje personální informace podle tzv. bezpečnostního modelu. Pak již následovala implementace aplikace Vzdělávání Vema a aplikace Zaměstnanecké výhody a aplikace Cestovní příkazy.

Zhodnocení

Projekt byl zahájen v dubnu 2010 a byl definitivně ukončen přesně za rok. Nyní se každý zaměstnanec města Ostrava může na intranetu podívat na své stránky personálního portálu Vema, kde nalezne mnoho zajímavých informací jako např. svůj výplatní lístek, nabídku pro něj vhodných vzdělávacích akcí, čerpání zaměstnaneckých výhod a desítky dalších důležitých údajů. Vedoucí zde naleznou údaje o svých podřízených.

Díky velkému nasazení celého implementačního týmu probíhala implementace hladce a v plánovaných termínech a to i přes to, že v oblasti řízení ICT prakticky neexistuje možnost jakéhokoliv nařizování mezi magistrátem a městskými obvody. V této situaci sehrál důležitou a velmi pozitivní roli projektový manažer za stranu zákazníka, kterého do týmu vyslal Ovanet a. s. Ten byl schopen vždy vyjednat patřičnou součinnost, kterou nebylo možné nárokovat.

Ing. Bc. Jan Tomíšek


zpět