Dochádzkový systém pre Onkologický ústav sv. Alžbety

Implementácia elektronického dochádzkového systému

Onkologický ústav sv. Alžbety používal na evidenciu dochádzky najjednoduchší systém používaný dlhé roky – papierovú knihu dochádzky. S ohľadom na potrebu efektívneho riadenia ľudských zdrojov bolo nutné implementovať moderný elektronický dochádzkový systém začlenený do celkového informačného systému na riadenie ľudských zdrojov.

Zákazník

Onkologický ústav sv. Alžbety je dnes moderným neštátnym zdravotníckym zariadením, ktoré slúži potrebám onkologických pacientov z celého územia Slovenska. Ústav je začlenený do siete zdravotníckych zariadení a má zmluvný vzťah so všetkými zdravotnými poisťovňami pôsobiacimi v SR. Má približne 900 zamestnancov.

Východisková situácia

Onkologický ústav sv. Alžbety používal na evidenciu dochádzky najjednoduchší systém používaný
dlhé roky – papierovú knihu dochádzky, kde si zamestnanci sami zapisovali hodinu a minútu príchodu na pracovisko, resp. odchodu alebo prerušenia práce. Na konci mesiaca vedúci jednotlivých oddelení ručne počítali odpracovaný čas, porovnávali ho s fondom pracovného času, porovnávali čerpanie dovoleniek a PN. Potom vypísali pracovné výkazy, ktoré odovzdávali na personálne oddelenie. Personálne oddelenie následne výkazy skontrolovalo a ručne prepísalo do  mzdového systému všetky informácie, tj. odpracovaný čas, dovolenky, PN, pohotovosti, služby cez víkendy a sviatky apod.

Evidenciu a vyhodnocovanie dochádzky komplikovali aj rôzne prevádzky – nepretržitá prevádzka, dvojzmenná prevádzka, jednozmenná prevádzka s posunmi začiatku a konca pracovnej doby, pohotovosti na pracovisku aj mimo pracoviska.

S ohľadom na rozvoj spoločnosti, vývoj trhu a potrebu efektívneho riadenia ľudských zdrojov bolo nutné implementovať moderný elektronický dochádzkový systém začlenený do celkového informačného systému na riadenie ľudských zdrojov.

Obchodné ciele

Vedenie Onkologického ústavu sv. Alžbety stanovilo hlavné ciele projektu implementácie elektronického dochádzkového systému:

  • Sprehľadniť evidenciu prítomnosti na pracovisku
  • Zjednodušiť kontrolu dochádzky
  • Zredukovať množstvo práce pri spracovaní dochádzky a miezd
  • Využitie čipových kariet okrem dochádzky aj na stravovanie a v budúcnosti pre iné oblasti
  • Využiť elektronický dochádzkový systém aj na riadenie vstupu áut do areálu

Riešenie

Elektronický dochádzkový systém Vema je postavený na aplikácii Dochádzka Vema a technických zariadeniach pre evidenciu prechodov kontrolnými miestami. Technické zariadenia tvoria dochádzkové terminály, snímače identifikačných predmetov a samotné identifikačné  predmety. Onkologický ústav sv. Alžbety využíva ako identifikačné predmety bezkontaktné čipové karty, ktoré sú okrem evidencie dochádzky použité aj na stravovací systém a na riadenie vstupu áut do areálu nemocnice, zároveň ich je možné použiť aj na identifikáciu v ďalších oblastiach. Dochádzkové terminály sú použité tri, dva sú v prevedení pre vnútorné prostredie a  jeden do vonkajšieho prostredia s pomocným vyhrievaním elektroniky. Okrem týchto troch terminálov sú použité dva snímače umožňujúce obsluhu rámp pri vjazde automobilov do areálu. Počet terminálov nie je limitovaný a pri zmene dispozičného riešenia, resp. rozšírenia areálu je možné jednoduché pripojenie ďalších. Terminály sú riešené vždy s dvoma snímačmi, displejom s funkčnou klávesnicou. Pri štandardnom prechode zamestnancov (začiatok a ukončenie pracovnej doby) stačí priblížiť čipovú kartu k snímaču a terminál identifikuje kartu, resp. jej majiteľa a zaznamená časový údaj prechodu. V prípade iného prechodu (odchod k lekárovi, odchod na služobnú cestu, resp. iné prerušenie prac doby) sa okrem nasnímania čipovej karty zvolí na klávesnici terminálu druh prerušenia (najčastejšie dôvody majú priamo vyhradené tlačidlá) a tým sa do systému priamo zaznamená aj tento údaj. Pri odchode na dovolenku stačí zadať pri poslednom odchode zo zamestnania pred dovolenkou na termináli dôvod dovolenka a po príchode z dovolenky len štandardné nasnímanie priechodu (začiatok pracovnej doby) a systém sám vyhodnotí celú dobu neprítomnosti ako čerpanie dovolenky.

Terminály okrem evidencie priechodov pri každej identifikácii umožňujú zobraziť zamestnancom aj stav odpracovaného fondu pracovnej doby v aktuálnom mesiaci.

Aplikácia Dochádzka obecne slúži na evidenciu dochádzky pracovníkov a na vytvorenie podkladov pre výpočet miezd. Využíva záznamy o priechodoch zaregistrovaných na dochádzkových termináloch a spracováva ich. Pracuje ako klient – server aplikácia nad portálom, ktorý  umožňuje jednoduchý autorizovaný prístup všetkým dochádzkovým vedúcim len pomocou bežného internetového prehliadača. Dochádzkovým vedúcim umožňuje sledovať a spracovať dochádzku všetkých svojich podriadených v každom okamžiku. Umožňuje korekciu aj doplnenie dochádzkových údajov – priechodov, odpracovanej doby, nadčasov atď. podľa nastaviteľných prístupových práv, pričom aplikácia eviduje, či jednotlivé záznamy boli vytvorené nasnímaním priechodu na termináli, alebo boli vytvorené užívateľom. Aplikácia Dochádzka umožňuje zadanie doplnkových údajov ako je zadanie hodín príplatkov, rozdelenie evidovaných hodín popr. príplatkov na pracovisku, na zákazky alebo na hospodárskej činnosti, zadanie popr. generovanie príplatkov k celkovej odpracovanej dobe. Umožňuje tlač všetkých údajov v prehľadných zostavách s možnosťou širokej konfigurácie. Po kontrole a spracovaní dochádzky všetkých zamestnancov dochádzkovými vedúcimi sú prenesené všetky dáta priamo do aplikácie Mzdy.

Prínosy

Implementácia Elektronického Dochádzkového Systému je zložitý proces, ktorý prináša zásadnú zmenu evidencie a sledovania pracovnej doby.

Po implementácii v Onkologickom ústave sv. Alžbety oceňovali všetci manažéri na všetkých stupňoch riadenia najmä okamžitú dostupnosť podrobných informácií v jednom systéme. Dôležité bolo, že zamestnanci si bez problémov zvykli na evidenciu prechodov kartami, zároveň majú rýchlu informáciu o stave svojej dochádzky priamo na dochádzkovom termináli, prípadne u svojho
nadriadeného. Pri dodržaní  štandardných  pokynov  na  obsluhu  terminálov  sú  minimálne požiadavky na opravu dát dochádzkovými vedúcimi, ktorým sa podstatne zjednodušila práca so spracovaním dochádzky na konci mesiaca.

Využitím importu dochádzkových dát do aplikácie Mzdy (predtým ručné nahadzovanie mesačnej dochádzky všetkých zamestnancov) sa mzdovému oddeleniu zjednodušila a zrýchlila práca pri mesačnom spracovaní miezd.

Elektronický Dochádzkový Systém priniesol na Onkologický ústav sv. Alžbety prehľadné a jednoducho dostupné informácie o dochádzke všetkých zamestnancov (interných aj externých) a tým prispel lepšiemu využívaniu fondu pracovnej doby a zjednodušeniu spracovania.

Ing. Peter Vilem


zpět