Jak na účtování školného? Ekos přivedl účetní v Euroškole k novým postupům

Jak propojit účetnictví 4 škol a 3 dalších institucí vymýšleli v organizaci ESO Euroškola, která zřizuje střední školy a gymnázium v Praze, České Lípě a ve Strakonicích.

Jejich ekonomický systém na to nestačil a neustálé ruční zapisování a přenášení dat na flash discích bylo komplikované. Proto se rozhodli pro změnu.
V roce 2015 uspořádali výběrové řízení na nového dodavatele ekonomického systému. “Náš program byl primitivní a zastaralý, a tak jsme si řekli, že do konce roku vybereme nový. Výběrko vyhrál Ekos od Vemy,” říká účetní Trojského gymnázia v Praze Eva Jendřejasová.


Doplňuje ji ředitel Euroškoly Praha: “Konzultantka Olga Králová na mě při prezentování softwaru udělala velký dojem. Dostal jsem od ní navíc podklady k pročtení a další prezentace o Ekosu, díky kterým jsem si pak všechno ještě jednou v klidu prostudoval,” popisuje moment rozhodnutí ředitel Radim Jendřejas.

S Ekosem odstartovaly změny

Vema stála po vyhraném výběrovém řízení před nelehkým úkolem - ekonomický program Ekos musel splnit očekávání hned několika skupin uživatelů:

  1. ředitelé škol chtěli rychlé a pečlivé výpisy účetnictví a školného,
  2. školní účetní a asistentky zajímalo jednoduché fungování systému,
  3. auditor potřeboval přehledné informace k rychlé a přesné kontrole účetnictví.

S Ekosem se účetní a asistentky začaly seznamovat v lednu 2016 a ve stejném měsíci škola na nový systém přešla. “Dělali jsme roční závěrky a zároveň se učili pracovat s programem. Bylo to náročné, protože jsme systém objednali pozdě. Nebyl čas se s ním seznamovat o dva měsíce dřív,” vysvětluje školní účetní Jendřejasová.

Faktury jsou lepší než vnitřní doklady

S novým systémem se změnily i pracovní postupy účetních. “Při placení školného jsme dříve vystavovali vnitřní doklady. Přešli jsme na Ekos a zjistili, že je mnohem lepší vystavovat faktury. Je to jednodušší a hned vidíme saldokonto,” říká účetní.

Ekos ve škole pomohl i s dalšími věcmi. “Dříve jsem psala bankovní výpisy ručně. Díky Ekosu jsem se konečně donutila zařídit si automatické překlápění výpisů z banky do systému,” pochvaluje si Eva Jendřejasová.

Ve škole si na systém zvykli za 3 měsíce

Úplně všechno ale v Euroškole nešlo hladce. “Ekos je hodně podrobný. Má řadu funkcí, které se teprve učíme používat. Je důležité pracovat systematicky,” radí školní účetní.

Ekos ve školách díky novým funkcím usnadnil účetním práci. “V Ekosu se mi líbí třeba přehledné oddělování různých dotací díky činnostem střediska a zakázkám. Občas se mi ale ještě stane, že zapomenu, jak na nějakou funkci. Dáme hlavy dohromady nebo voláme konzultantovi,” říká účetní Jendřejasová.

Setkání s konzultantem Ekosu Radko Škaloudem ji čeká v následujících týdnech. “Školní účetnictví je plné specifik. Dohodli jsme se panem Škaloudem, že se za námi ve škole zastaví a společně probereme změny, které naše škola v Ekosu potřebuje,” popisuje výhled do budoucna školní účetní.

A jak dlouho v Euroškolách trvalo, než si na Ekos zvykli? “Díky pomoci konzultantů a houževnaté práci našich účetních už pracujeme s Ekosem rutinně. První 3 měsíce nebyly jednoduché, ale už si neumíme představit návrat ke starému systému,” uzavírá ředitel Jendřejas.

Závěrečné shrnutí

Jaké byly 3 hlavní problémy ve škole a jak je Ekos vyřešil?

Problém Řešení
Ředitelé nemají k dispozici souhrnná čísla za všechny školy. V Ekosu pracují všechny účetní na Vema V4 Cloudu. Díky tomu mohou jednoduše  připravit souhrnné přehledy.
Účetní musí bankovní výpisy do ekonomického systému přepisovat ručně. Modul Banka umožnil propojit bankovní účet s Ekosem a účetní stahují výpisy do  Ekosu elektronicky.
U školného se obtížně dohledává, kdo zaplatil. Účetní přešly z vnitřních dokladů na faktury a ze saldokonta hned zjistí, od koho už  mají platby na účtu.

zpět