Sloučení organizací KVK Holding do jedné databáze usnadnilo řízení HR

Vyrábí asfaltové pásy, hydroizolace a další stavební materiály. Ve svém oboru patří společnost KVK Holding k největším českým producentům.

A aby mohli ještě více zefektivnit výrobu, rozhodli se v KVK Holding sjednotit personální agendu do jediného systému, který nahradí kombinaci starého softwaru a nepřehledných excelových tabulek. Na pomoc s tímto úkolem si v roce 2016 vybrali společnost Vema.

Výchozí situace: problém roztříštěných systémů

ERP systém na HR agendu používali v KVK Holding už před rokem 2016. Jenže problém byl v tom, že v softwaru nešlo zpracovat všechno, co společnosti holdingu potřebovaly. Jejich pracovníci proto museli řešit v excelových tabulkách mimo ERP například:

  • vedení pracovních míst
  • nebo podklady pro zpracování mezd.

Taková situace ale nebyla v holdingu se čtyřmi sty zaměstnanci dlouhodobě udržitelná. Proto se šéfové firem rozhodli poptat jeden ucelený systém, který zefektivní personální a mzdové procesy, umožní vést kompletní personální agendu v systému a holding se zbaví vedení různých evidencí bokem v tabulkách.

Výzva pro Vemu: zachování systémových vazeb

V KVK Holdingu si ponechali stávající systém pro řízení výroby a ekonomiky. Od nového softwaru požadovali:

  • zachování propojení s ostatními systémy,
  • vytvoření organizační struktury a souvisejícího popisu pracovních pozic, které jsou důležité pro definování schvalovacích workflow procesů.

Bezprostředně po implementaci mzdového a personálního systému navíc potřebovali v KVK Holdingu spustit docházkový systém s napojením na mzdy, který pomocí webové aplikace umožní uzavřít docházku vedoucími zaměstnanci a zrychlí proces mzdového zpracování.

Rozhodnutí o implementaci padlo až v polovině prosince roku 2016. KVK Holding objednal komplexní řízení HR včetně aplikací Docházka a Pracovní cesty.

Na spouštění systému se muselo jít postupně

Implementovat všechno najednou kvůli velikosti KVK Holdingu nešlo. Proto ve Vemě sestavili harmonogram implementace, který musel přísně dodržovat logiku návazností jednotlivých aplikací. Jednoznačnou prioritou bylo spočítat a řádně vyplatit lednové mzdy v systému Vema.

Před Vemou stál navíc složitý úkol: bylo potřeba rozhodnout, zda sloučit HR data za celý holding do jedné databáze, nebo je nechat rozdělené za každou společnost zvlášť, jak tomu bylo před začátkem spolupráce KVK Holdingu s Vemou.

Pracovníci Vemy se hned pustili do analýz fungování systémů a požadavků klienta. Nakonec padla jednoznačná volba na sloučení dat do jedné databáze.

Řešení: Vema kladla důraz i na proškolení uživatelů

Hned v prosinci začal převod dat za stávajícího mzdového systému, který trval do ledna 2017. Díky výjimečně dobré spolupráci a vysokému nasazení celého implementačního týmu se lednové mzdy podařilo bez komplikací uzavřít a vyplatit v IS Vema.

Podle harmonogramu byla následně v plánu implementace Systemizace a Personalistiky, která hned začala. Díky sjednocené HR databázi konzultanti Vemy snadno přenesli organizační strukturu celého holdingu - včetně systemizace pracovních míst s charakteristikami a aktuálním obsazením.

Poté Vema začala implementovat webový portál se systémem workflow, který KVK Holding potřeboval k:

  • zpracování údajů o nástupu a změně u zaměstnance,
  • plánování dovolené
  • a plánování pracovních cest.

Paralelně Vema pracovala i na spuštění docházkového systému.



Poskládat systém na míru a spustit ho byla jedna věc, ale proškolení účetních a další lidí, kteří budou s Vemou v KVK Holdingu pracovat, bylo neméně důležité. Zároveň s implementací proto odstartovala školení koncových uživatelů. Po zprovoznění webového portálu zaměstnanci Vemy proškolili také organizační vedoucí, kteří se seznámili s ovládáním webových aplikací.

Výsledky

Díky implementaci informačního systému Vema pracují v KVK Holdingu s přehlednými sjednocenými agendami. Všechny holdingové organizace fungují pod jednou databází, která pomáhá zefektivnit personální procesy. Zavedení webového portálu včetně workflow navíc šetří čas i papír, nasazení docházkového systému usnadňuje zpracování mezd.

„Nasazením řešení Vema jsme získali příležitost zavést standardní postupy a výrazně snížit pracnost procesů zpracování mezd a personalistiky. Mezi množstvím možných řešení jsme zvolili Vema pro jeho komplexnost a přestože životně důležité funkcionality jsou v ostrém provozu, čeká nás ještě dlouhá cesta, abychom dokázali využít maxima výhod, které nám systém nabízí,” zhodnotil výsledek implementace, Ing. Jan Albrecht, finanční ředitel společnosti KVK Holding a.s.

O společnostech

KVK Holding a.s. je uskupení firem Krkonošské vápenky Kunčice, a.s., KVK PARABIT, a.s. a KVK PENOPOL s.r.o. Společnost Krkonošské vápenky Kunčice patří k předním českým výrobcům stavebních hmot a materiálů. KVK PARABIT je největším výrobcem asfaltových pásů v ČR a významným dodavatelem hydroizolací na slovenský, maďarský, německý a polský trh. KVK PENOPOL je významným dodavatelem izolací z pěnového polystyrenu. Celá skupina zaměstnává v ČR cca 400 lidí.

A_5152.jpg
Vema, a. s. je předním dodavatelem personálních informačních systémů ve státních i privátních organizacích v České a Slovenské republice. Od roku 1990 vyvíjí a implementuje vlastní informační systém.


zpět