Velkým přínosem je pak možnost řešit přímo v systému agendu spojenou s nástupem nového zaměstnance. Díky webové platformě tak pohodlně vtáhnete do procesu jak budoucího zaměstnance, tak všechny osoby, kteří jsou do jeho nástupu zapojení.
1. Online docházka s novým webovým rozhraním
Připravili jsme pro vás zcela nový design oblíbené aplikace Docházka. Využívá naší vlastní webové platformy, díky které má moderní vzhled, intuitivní ovládání pro zaměstnance a je plnohodnotně využitelná na mobilních zařízeních i tabletech, a to bez nutnosti instalace aplikace.
Aplikace Docházka slouží obecně k evidenci a zpracování docházkových dat, vytváří snímky pracovní doby vašich zaměstnanců a je bez problémů kompatibilní i s ostatními aplikacemi Vema. Samozřejmostí je pak administrace celého docházkového systému personálním pracovníkem, možnost jeho úprav a schvalování.
Aplikace navíc spolupracuje s docházkovými terminály či aplikací Mobilní docházka, díky které mohou zaměstnanci evidovat docházku ve svém vlastním mobilním zařízení.
2. Dokumenty a potvrzení
Představte si svět, ve kterém by zaměstnanci nemuseli klepat na dveře mzdové účetní kvůli předání různých dokumentů a potvrzení, jako je například Evidenční list důchodového pojištění nebo Žádost o roční zúčtování daně, a řešili by vše z pohodlí svého pracoviště či domova.
Tyto představy proměnila ve skutečnost nová portálová aplikace. Nyní může každá mzdová účetní poslat zaměstnancům vybranou sestavu či jakýkoliv dokument pomocí Vema portálu.
Dokumenty může mzdová účetní či personalistka poslat jednomu zaměstnanci či skupině zaměstnanců a lze k nim přidávat komentáře, přikládat potvrzení či jiné soubory apod. Stejně tak lze dokumenty od zaměstnanců přijímat.
Oběh dokumentů je tak více efektivní, monitorovaný a ze značné části automatizovaný.
Nejčastěji bývá modul využíván pro agendu spojenou s ELDP, s ročním zúčtováním daně a dalšími činnostmi, kdy je personalista nucen komunikovat se stovkami až tisíci zaměstnanci.
Pokud vás zajímá, jak modul funguje v praxi, připravili jsme pro vás video ukázku a krátké představení.
3. Nástupní a změnový list
Tento modul vám pomůže s agendou spojenou s nástupem zaměstnance a se změnou jeho pracovněprávních údajů v průběhu zaměstnání.
Modul vám obecně umožní evidenci nového zaměstnance se všemi potřebnými údaji jako je mzda, druh úvazku, termíny spojené s jeho zaměstnáním, pracovní zařazení, a následně také schválení podmínek nástupu zodpovědným pracovníkem, či skupinou pracovníků.
Podobným způsobem je pak možné u stávajícího zaměstnance provádět patřičné změny pracovněprávních údajů v průběhu výkonu jeho práce.
Veškeré údaje tedy máte přehledně v rámci jednoho systému, včetně změn a jejich nutných potvrzení pověřenými osobami.
4. Plánování osobních nákladů
Tento modul velmi ocení osoby pověřené plánováním či tvorbou rozpočtů, kteří díky němu mohou plány mzdových nákladů nejen vytvářet, ale i upravovat. Ocení jej bezesporu také manažeři, kterým dává možnost vstoupit do tvorby návrhu plánu a poté schválené a uzavřené plány sledovat, porovnávat a vyhodnocovat s reálně čerpanými osobními náklady.
Modul vám umožní plány navíc duplikovat, modulovat, vzájemně porovnávat, a to vše s využitím dat přímo z našeho informačního systému Vema. Více se o tomto modulu můžete dozvědět v rámci tohoto video představení.
5. Změna osobních údajů
Tento modul umožní zaměstnancům zažádat o změnu osobních údajů, kterými mohou být například adresa, příjmení, zdravotní pojišťovna a mnohé další.
Zaměstnanec sám žádost vytvoří na webovém portálu, přiloží potřebné dokumenty týkající se dané změny a vy po jejich kontrole změnu jen jednoduše schválíte či odmítnete, příp. vrátíte zpět zaměstnanci k opravě. V případě neúplnosti přiložených dokumentů či jiné potřebě následné komunikace je možné přímo u dané žádosti se zaměstnancem rovnou komunikovat. Vše přitom probíhá na dálku, a to bez nutnosti osobní účasti zaměstnance v kanceláři.
6. Nástup a výstup zaměstnance
Úkolem personálního oddělení je celý proces nástupu a výstupu do/ze zaměstnaneckého poměru zrealizovat a prokázat, že proběhl správně a v plném rozsahu. Žádoucí je v maximální možné míře odstranit „papírování“ a mít veškeré dokumenty dostupné online a na jednom místě. Mnoha personalistům pro splnění tohoto cíle dnes chybí nástroj, který jim umožní tento proces jednoduše spustit, rozdělit úkoly mezi pověřené osoby a dále již jen sledovat, kontrolovat a hodnotit jeho průběh.
Moduly Nástup zaměstnance a Výstup zaměstnance v personálním informačním systému tento problém zcela vyřešily. Umožňují totiž jednoduše vybrat daného zaměstnance, kterého se nástup či výstup týká, a jedním kliknutím u nich spustit předem definovaný proces. Následně jsou všechny zainteresované osoby informovány o svých úkolech a termínu jejich splnění. Stav plnění úkolů, jejich schvalování i konečný nástupní i výstupní list jsou evidovány přímo v informačním systému Vema. O průběhu celého procesu je informován samozřejmě i samotný zaměstnanec.
Modul vám tak pomůže s tvorbou procesů, se sledováním jejich průběhu a umožní efektivnější spolupráci se zainteresovanými osobami. Získáte navíc také dokument prokazující správnost provedení obou (nástupního a výstupního) procesů a možnost následné tvorby šablon těchto procesů pro různé skupiny vašich zaměstnanců.
7. Advanto – výplata kdykoliv je potřeba
Advanto je chytrá aplikace, která umožňuje zaměstnancům vybrat si svou výplatu kdykoliv potřebují, a to na pár kliků v jejich mobilním zařízení. Podnikům tak tato aplikace značně pomáhá zlepšovat nábor, snižovat fluktuaci a zvyšovat loajalitu zaměstnanců.
Advanto umožňuje vybrat si kdykoliv v měsíci svou odpracovanou mzdu. Stačí, aby zaměstnavatel tuto aplikaci propojil se svými mzdovými a docházkovými systémy a zaměstnanci je tento krok okamžitě umožněn.
Advanto prokazatelně zlepšuje finanční stabilitu a produktivitu svých uživatelů a pro zaměstnavatele přináší cennou výhodu na trhu práce. Díky napojení Advanta do informačního systému Vema můžete svým zaměstnancům nabídnout významný benefit, a to bez rizika zvýšení zátěže na zpracování mezd či jiných nároků kladených na mzdové či personální oddělení.