Víte, které funkce mají školní účetní v Ekosu nejraději? My ano. Zeptali jsme se jich, co jim v Ekosu každý den usnadňuje život - a řekli nám o 7 jednoduchých postupech, které byste měli znát i vy. Byla by totiž škoda nevyužít všeho, co Vám Ekos nabízí.
Pokladna na míru pro školy
Jednou z důležitých agend je Pokladna, která účetním pomáhá přehledně zvládnout každodenní práci s doklady. Každá účetní si totiž v číselníku nastaví přesně ty doklady, které ve škole potřebuje - mohou to být různé příjmové a výdajové doklady nebo třeba souhrn příjemek za týden.
Problém dokonce nepředstavují ani cizí měny - jednoduše použijete valutovou pokladnu. Využijete ji třeba při cestách žáků do zahraničí nebo pokud je vaše škola u hranic a sem tam nakupujete školní potřeby v cizím státě.
A to nejlepší nakonec: když budete dbát na pořádek v Pokladně, bude se vám čtvrtletní závěrka dělat jedna radost. Zvládnete ji totiž jednoduše několika kliknutími myší.
Jednoduché stahování výpisů z banky
Další z oblíbených funkcí najdete v modulu Banka, kde svůj Ekos jednoduše propojíte s internetovým bankovnictvím a fakturami. Jak na to?
- Stáhněte si výpis z bankovního softwaru,
- načtěte si ho v Ekosu,
- platby se s fakturami spárují v modulu Fakturace automaticky podle variabilního symbolu.
S Ekosem svoje běžné denní postupy konečně zautomatizujete. Systém za vás udělá spoustu věcí a vy tak budete mít čas na důležitější práci než manuální přepisování údajů z internetového bankovnictví.
Hromadné zaúčtování faktur a dokladů
Všechny faktury nebo pokladní doklady za celý den můžete najednou zaúčtovat dávkou. Doklady totiž přesunete z prvotní evidence do účetního deníku každý zvlášť nebo hromadně dávkou třeba za celý den. A nemusíte sedět u počítače hodiny navíc.
Jednoduchá předkontace šetří čas
Konstantní symboly mají smysl. Díky nim totiž účetní automaticky přiřadí přijaté peníze ke správným účtům a riziko chyby je tak minimální. V Ekosu využijete předkontaci především ve 2 případech:
- při přiřazování peněz z výdejek nebo faktur k účtům - fakturantka jednoduše vybere z číselníku příslušný doklad,
- při přijímání peněz na obědy, lyžařský výcvik nebo na pobyt ve školní družině - platby se díky konstantním symbolům samy přiřazují ke konkrétním účtům.
Jednoduché párování plateb s fakturami
Stohy výpisů z banky na jedné straně, faktury na straně druhé. Člověk by potřeboval kouzelnou hůlku, aby se k sobě listiny správně přiřadily. Pokud ale neumíte čarovat, spolehněte se na Ekos. Potřebujete jedinou věc: aby plátci (třeba rodiče dětí navštěvujících vaši školu) správně přiřazovali k platbám variabilní symboly.
Výpis se s fakturou spáruje, výsledkem je zaplacená faktura a saldokonto se vynuluje. Účetní nemusí řešit a hledat, která faktura je zaplacená, Ekos to zjistí místo ní. Jednoduché, že?
Rozborová tabulka podrobně rozebere rozpočet
Díky rozborové tabulce budete mít vždy perfektní přehled o rozpočtu a jeho čerpání.
Tabulku jednoduše použijte pro každý rozpočet, se kterým ve škole pracujete - třeba školní družiny. V rozborové tabulce uvidíte počáteční stav rozpočtu, čerpání za jednotlivé měsíce a zůstatek peněz v částce i v procentech.
Hned zjistíte, jestli ve školní družině neutratili v některém měsíci více peněz, než měli, a kolik jim do konce školního roku zbývá. Třeba díky tomu zjistíte, že v družině mohou nakoupit nové deskové hry, protože se jim v září podařilo ušetřit několik tisícovek.
Snadná oprava zaúčtovaných dokladů
Fakturu za vodu už máte spárovanou s bankovním výpisem, a protože je práce hotová, uložíte ji a je to.
Jenže někdy to není tak jednoduché - člověk objeví nějakou chybu a už zaúčtovanou fakturu musí opravit. Co teď? Zapomeňte na opravu dalším dokladem, v Ekosu na to půjdete úplně jednoduše:
- fakturu odúčtujete a tím vytáhnete z účetnictví,
- opravíte údaje v prvotní evidenci,
- opravené údaje znovu zaúčtujete.