Co je refundace mzdy

V pracovněprávním smyslu představuje refundace mzdy náhradu vyplacené mzdy zaměstnanci, kterou následně zaměstnavatel požaduje od jiného subjektu.

Právo zaměstnavatele na úhradu takového výdaje (náhrady mzdy za dobu, kdy zaměstnavatel uvolní svého zaměstnance během pracovní doby pro činnost u jiného subjektu) vychází buď přímo z právního předpisu nebo z dohody uzavřené s fyzickou nebo právnickou osobou, pro kterou zaměstnavatel svého zaměstnance během pracovní doby uvolní.

Refundace je tak obvykle spojená s § 200 a následujícími částmi v zákoníku práce.

Náhrada mzdy podle zákoníku práce

Podle § 200 zákoníku práce má zaměstnavatel za povinnost poskytnout svým zaměstnancům pracovní volno v nezbytně nutném rozsahu (pokud tuto činnost nelze provést mimo pracovní dobu), a to k výkonu:

• veřejných funkcí,
• občanských povinností a
• jiných úkonů v obecném zájmu. 

Je nutné vědět, že náhrada mzdy nebo platu od zaměstnavatele v těchto případech ale zaměstnanci nepřísluší (s výjimkami uvedenými v § 203 odst. 2 písm. a), c), d) a e)).

Překážka v práci z důvodu obecného zájmu

Návazně na to, je-li zaměstnanec uvolněn pro překážku v práci z důvodu obecného zájmu podle zvláštního právního předpisu, je (podle § 206 odst. 3 zákoníku práce) právnická nebo fyzická osoba, pro kterou byl zaměstnanec činný nebo z jejíhož podnětu byl uvolněn, povinna uhradit zaměstnavateli, který zaměstnance pro výkon takové činnosti uvolnil, náhradu mzdy nebo platu (pokud byla za dobu uvolnění zaměstnanci zaměstnavatelem vyplacena).

Výše úhrady vychází podle § 206 odst. 4 zákoníku práce z výše průměrného výdělku zaměstnance vypočteného podle §§ 351–362 zákoníku.

Kdy vzniká nárok na náhradu (refundaci) mzdy nebo platu dle zákoníku práce

Předpokladem pro nárok na refundaci mzdy nebo platu je existence zvláštního právního předpisu, který zaměstnavateli ukládá povinnost poskytnout zaměstnanci za dobu uvolnění z důvodu obecného zájmu náhradu mzdy nebo platu.

Takovým předpisem je např.:

• zákon č. 128/2000 Sb. o obcích,
• obdobně i zákon č. 129/2000 Sb. o krajích nebo
• zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze
  • Upraveno poskytnutí pracovního volna s náhradou mzdy nebo platu v rozsahu doby nezbytně nutné k výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva obce na náklady obce, kraje nebo hlavního města Prahy.
• zákon č. 247/1995 Sb., o volbách
  • Upravena pouze povinnost zaměstnavatele poskytnout členovi okrskové volební komise a zvláštní okrskové volební komise, který je v pracovním nebo služebním poměru, pracovní nebo služební volno v nezbytně nutném rozsahu s náhradou mzdy ve výši průměrného výdělku.
  • Povinnost refundovat vyplacené náhrady následně vyplývá z § 206 odst. 3 zákoníku práce.

Pokud se zaměstnavatel s fyzickou nebo právnickou osobou, pro kterou byl zaměstnanec z důvodu obecného zájmu činný, dohodne, může od nároku na refundaci mzdy upustit.

Příklady z praxe

Refundace mzdy za dobu max. 1 týden pracovního volna poskytnutého zaměstnanci k činnosti vedoucích táborů pro děti a mládež, jejich zástupců pro věci hospodářské a zdravotní, oddílových vedoucích, vychovatelů, instruktorů, popřípadě středních zdravotnických pracovníků v táborech pro děti a mládež, a pro obdobné činnosti na sportovních soustředěních dětí a mládeže podle § 203 odst. 2 písm. h) zákoníku práce.

• Podmínkou v tomto případě je soustavná a bezplatná práce zaměstnance s dětmi nebo mládeží nejméně po dobu 1 roku před uvolněním.
• Náhradu refunduje na žádost zaměstnavatele okresní správa sociálního zabezpečení příslušná podle sídla zaměstnavatele; podmínkou však je, že se jedná pouze akci pro děti a mládež, která je pořádána právnickou osobou (nikoli fyzickou!) zapsanou ve veřejném rejstříku právnický a fyzických osob alespoň po dobu 5 let a práce s dětmi a mládeží je její hlavní činností.
• Výše náhrady mzdy nebo platu se opět odvíjí od průměrného výdělku zaměstnance, navíc však v tomto případě nesmí průměrný výdělek překročit výši průměrné mzdy v národním hospodářství vyhlášené podle zákona upravujícího zaměstnanost za první až třetí čtvrtletí kalendářního roku předcházejícího kalendářnímu roku, ve kterém se pracovní volno poskytuje.
• Zaměstnavatel musí OSSZ doložit poskytnutí náhrady mzdy nebo platu a splnění podmínek pro její poskytnutí (zaměstnavateli prokazuje zaměstnanec).

Refundace mzdy za pracovní volno v nezbytně nutném rozsahu, je-li zaměstnanec povinen dostavit se k příslušnému vojenskému správnímu úřadu v souvislosti s výkonem branné povinnosti.

• V tomto případě refundaci mzdy nebo platu uplatňuje zaměstnavatel u příslušného vojenského správního úřadu.

Náhrady mzdy na základě dohody – zvláštní případy

K refundaci mzdy může dojít kromě případů, kdy povinnost vyplývá přímo z právního předpisu (zákoníku práce nebo zvláštního právního předpisu), různě.

Na základě dohody

A to mezi zaměstnavatelem a právnickou nebo fyzickou osobou, pro kterou má být zaměstnanec z důvodu obecného zájmu uvolněn, například:

• při poskytnutí pracovního volna v obecném zájmu členovi jednotky sboru dobrovolných hasičů obce při živelné pohromě nebo jiné mimořádné události;
• při poskytnutí pracovního volna svědkům v případech určených občanským soudním řádem apod.

Závazek k refundaci v těchto případech bude vyplývat přímo z dohody. Mezi zaměstnavatelem a osobou, pro kterou je zaměstnance uvolněn, přitom může být:

• smluvní volnost, tj. náhradu mzdy nebo platu za dobu uvolnění poskytne zaměstnanci jeho zaměstnavatel s následnou dohodnutou refundací,
• nebo zaměstnavatel poskytne zaměstnanci jen pracovní volno bez náhrady mzdy, vystaví potvrzení o výši jeho průměrného výdělku a ušlou mzdu mu uhradí fyzická nebo právnická osoba, pro kterou byl zaměstnanec uvolněn (např. častý způsob řešení úhrady svědečného).

Dočasného přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli

O refundaci mzdy můžeme hovořit i v případě § 43a zákoníku práce, tj. v případě dočasného přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli, opět na základě dohody uzavřené tentokrát mezi oběma zaměstnavateli.

Podle odst. 5 výše uvedeného § poskytuje zaměstnanci mzdu nebo plat, popřípadě též cestovní náhrady, zaměstnavatel, který zaměstnance k druhému zaměstnavateli dočasně přidělil. Za náklady, které takto vynaložil, může uplatňovat od zaměstnavatele, ke kterému byl zaměstnanec dočasně přidělen, úplatu (jinou úplatu podle § 43a, odst. 2 zákoníku práce požadovat nesmí).

Refundace mzdy jako přefakturace nákladů

Refundací mzdy se rozumí přefakturace nejen náklady vyplacené náhrady mzdy obvykle ve výši průměrného výdělku zaměstnance, ale i dalších mzdových nákladů (výdajů) s tím souvisejících, tj. včetně:

• odpovídající částky pojistného na sociální zabezpečení a
• příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a
• pojistného na veřejné zdravotní pojištění podle zvláštních právních předpisů.

Tento rozsah přefakturace je právním předpisem konkrétně upraven v případě refundace mzdy nebo platu neuvolněným členům zastupitelstva obcí, krajů nebo hlavního města Prahy, ale aplikuje se i na další případy refundace (včetně refundace na základě dohody, v níž by měl být rozsah refundace v tomto smyslu specifikován).

Účtování refundace mzdy

Mzdu zaměstnance, která je následně refundována, účtuje zaměstnavatel účtující podle Českých účetních standardů pro podnikatele jako náklad (obvykle účetním zápisem 548, popř. 521 MD / 331 Dal).

• Stejně tak související pojistné na sociální zabezpečení a pojistné na veřejné zdravotní pojištění, které zaměstnavatel z vyměřovacího základu zaměstnance odvede místně příslušné OSSZ a některé ze zdravotních pojišťoven (účetním zápisem 548, popř. 524 MD / 336 Dal).

Předpis pohledávky refundace provede zaměstnavatel účetním zápisem 315, popř. 311 MD / 648 Dal.

TIP: Mzdový program zajistí kompletní zpracování mezd a platů. Pohlídá za vás legislativní změny a minimalizuje množství ruční práce. Využijí ho účetní kanceláře, mzdové účetní i manažeři.

Refundace mzdy a DPH

Refundace mzdy není podle zák. č. 235/2004 Sb., ve znění dalších předpisů, o dani z přidané hodnoty, předmětem daně.

Podkladem pro její úhradu je doklad (faktura) vystavený uvolňujícím zaměstnavatelem, v němž jsou vyčísleny celkové mzdové výdaje (náklady) za dobu poskytnutí pracovního volna zaměstnanci.

Pro účely daně z příjmů je úhrada refundace mzdových nákladů výdajem (nákladem) vynaloženým na dosažení, zajištění a udržení příjmu, tj. daňově účinným výdajem (nákladem).