Elektronická neschopenka, známá také jako eNeschopenka, je v České republice povinnou formou potvrzení o pracovní neschopnosti od roku 2020. V tomto článku najdete praktické tipy a informace, které vám pomohou porozumět, kdy a jak používat eNeschopenku, aby vaši zaměstnanci dostali správnou náhradu mzdy nebo platu a vy tak plnili své povinnosti jako zaměstnavatel.
Co je eNeschopenka a jak funguje?
| Termín eNeschopenka označuje elektronickou formu potvrzení o pracovní neschopnosti, kterou lze v České republice používat od roku 2020. Na rozdíl od klasické papírové neschopenky, eNeschopenka funguje prostřednictvím elektronického systému, což umožňuje snadnější a rychlejší řešení celého procesu. |
Výhody eNeschopenky jsou zřejmé:
- proces vystavení i přijetí eNeschopenky je rychlejší a efektivnější, než je tomu u klasické papírové varianty.
- eNeschopenky také zvyšují transparentnost procesu a minimalizují možnost lidského omylu při zadávání dat.
Proces vystavení eNeschopenky
- Zaměstnanec musí být nejprve vyšetřen lékařem, který potvrdí jeho pracovní neschopnost.
- Poté lékař vystaví eNeschopenku, kterou zašle do elektronického systému.
- Zaměstnanec obdrží informaci o vystavené eNeschopence a může ji sdílet se svým zaměstnavatelem.
- Zaměstnavatel tak má přístup k informacím o pracovní neschopnosti svých zaměstnanců v reálném čase.
Existují různé formy eNeschopenek, které se liší podle toho, jaký elektronický systém používá daný zaměstnavatel. Některé systémy umožňují zaměstnancům sdílet eNeschopenku s více zaměstnavateli, zatímco jiné jsou pouze pro interní potřebu firmy. Je důležité si být vědom toho, jaký systém se používá v konkrétní firmě, aby bylo možné správně využít eNeschopenku.
| eNeschopenka - řešení v systému Vema |
Povinnosti zaměstnavatele v souvislosti s eNeschopenkou
V souvislosti s eNeschopenkou má zaměstnavatel několik povinností, které musí dodržet.
- Po 14 dnech trvání pracovní neschopnosti má zaměstnavatel povinnost poslat OSSZ elektronickou přílohu k žádosti o dávku, s výjimkou situací, kdy technologie selhávají, kdy je povoleno použití papírového tiskopisu.
- V této příloze musí zaměstnavatel uvést informace o tom, kam je zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat, což obvykle platí i pro nemocenské dávky.
- Po skončení dočasné pracovní neschopnosti musí zaměstnavatel zaslat hlášení s údaji nezbytnými pro vyplacení poslední nemocenské dávky.
! Povinnost informovat zaměstnavatele o dočasné pracovní neschopnosti zůstává stále na pojištěnci, který by měl zaměstnavatele okamžitě informovat o své pracovní neschopnosti (například telefonicky nebo e-mailem).
Podnikatelé mají o povinnost navíc
Ulehčení administrativy platí i pro osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ), ale přesto mají o jednu povinnost více. Po ukončení dočasné pracovní neschopnosti vyplní hlášení o ukončení, které následně osobně, elektronicky nebo poštou podají OSSZ.
Kdy a jak získat eNeschopenku?
S příchodem eNeschopenky již nemusí pacienti předávat papírové doklady o své dočasné pracovní neschopnosti zaměstnavateli. Nicméně stále mají povinnost okamžitě informovat svého zaměstnavatele o své pracovní neschopnosti.
Zákony neuvádějí konkrétní instrukce ohledně toho, jak a kdy nejlépe informovat zaměstnavatele o dočasné pracovní neschopnosti. Zaměstnanec má však povinnost informovat svého zaměstnavatele o své pracovní neschopnosti bez zbytečného odkladu, aniž by bylo upřesněno, co tím přesně zákony myslí. Běžně se používá neoficiální třídenní lhůta pro oznámení pracovní neschopnosti.
Většina zaměstnanců informuje svého nadřízeného o pracovní neschopnosti telefonicky nebo pomocí SMS zprávy, ale tyto způsoby komunikace nejsou nejspolehlivější, zejména pokud nadřízený nepotvrdí přijetí zprávy. Místo toho se doporučuje použít e-mail s potvrzením o přijetí zprávy, který může sloužit jako průkaz v případě soudního sporu.
eNeschopenka a formuláře s ní spojené
Od ledna 2020 se nahrazuje původní Rozhodnutí o pracovní neschopnosti, které se skládalo z pěti oddělených propisovacích dílů, novými třídílnými neschopenkami. Ty se skládají z následujících částí:
- Hlášení ošetřujícího lékaře o vzniku dočasné pracovní neschopnosti
- Průkaz dočasně práce neschopného pojištěnce
- Hlášení ošetřujícího lékaře o ukončení dočasné pracovní neschopnosti
Ošetřující lékař vystavuje 1. a 3. díl neschopenky výhradně v elektronické podobě a odesílá je na správu sociálního zabezpečení. Poté jsou informace propsány zaměstnavateli do ePortálu nebo mu bude zaslána notifikace, pokud si tuto službu objednal. Jakékoli změny týkající se pracovní neschopnosti budou lékaři opět hlásit do systému elektronicky a informace budou dostupné v ePortálu, aby byly viditelné i zaměstnavateli.
2. díl neschopenky pacient obdrží tištěný a není potřeba ho dále nikam nosit, ale měl by si ho u sebe uchovávat pro případné kontroly ze strany správy sociálního zabezpečení. Tento průkaz obsahuje informace o příštích kontrolách, délce trvání pracovní neschopnosti, časových limitech pro vycházky a datum, kdy byla pracovní neschopnost ukončena.
! Pokud dojde k technickému problému s elektronickým systémem, budou se opět používat papírové formuláře. Ty budou pak kruhově předávány mezi ošetřujícím lékařem, zaměstnancem, zaměstnavatelem a OSSZ, stejně jako tomu bylo před rokem 2020.
Vystavení eNeschopenky: Co si zapamatovat
Ministerstvo zdravotnictví upozorňuje, že v souvislosti s novým elektronickým systémem vystavování neschopenek je důležité dodržovat určitá pravidla ohledně toho, kdo může neschopenku vystavit a kde ji nelze získat. Zde jsou následující informace:
- Ten lékař, který diagnostikuje dočasnou pracovní neschopnost pacienta, má povinnost vystavit neschopenku.
- Tato povinnost platí pro všechny lékaře, včetně ambulantních specialistů a lékařů v nemocnicích. Výjimku tvoří pouze lékařská pohotovost a záchranná služba.
- Pracovní neschopnost má vést pouze ošetřující lékař, který pacienta léčí pro dané onemocnění a stanovuje termíny kontrol.
- Praktický lékař nesmí vystavit ani vést pracovní neschopnost v případě, kdy není ošetřujícím lékařem pro dané onemocnění.
- Praktický lékař také nesmí vystavit ani vést pracovní neschopnost mimo svou odbornost.
- Pokud byl pacient do ordinace poslán jiným lékařem, který ho léčí pro dané onemocnění, pouze kvůli vystavení neschopenky, praktický lékař ji nemůže vystavit.
- Lékař, který zjistí pracovní neschopnost, ale pacienta posílá za neschopenkou jinam, nesplní svou zákonnou povinnost a nutí pacienta zbytečně čekat v jiné ordinaci.
V některých situacích je možné vystavit pracovní neschopnost zpětně, a to nejpozději o 3 dny. Avšak konkrétní posouzení a rozhodnutí o tom, zda je to možné, závisí na ošetřujícím lékaři.
Jak eNeschopenka pomáhá zlepšovat procesy v oblasti pracovní neschopnosti
V dnešní době se eNeschopenka stává stále populárnější alternativou k tradiční papírové neschopence. V našem článku jsme vysvětlili, jak funguje eNeschopenka a jaké jsou její výhody. Zaměstnavatelé, kteří přecházejí na eNeschopenky, mohou očekávat rychlejší a jednodušší proces správy pracovní neschopnosti, což vede k menší administrativní zátěži a nižším nákladům spojeným s vystavováním a uchováváním papírových neschopenek.
| TIP: Odpovědi na nejčastější otázky spojené s eNeschopenkami najdete také na přehledném webu České správy sociálního zabezpečení. |
S případnými dotazy se zaměstnavatelé/účetní mohou obracet na příslušnou OSSZ.