Jízdní výdaje zaměstnance při pracovní cestě v roce 2023

Problematice cestovních náhrad obecně jsme se blíže věnovali v rámci článku Cestovní náhrady 2023: Povinnosti zaměstnavatele i zaměstnanců.  

V tomto článku se zaměříme na jeden ze základních druhů cestovních náhrad, kterým jsou cestovní výdaje.   

Co jsou jízdní výdaje  

Pokud zaměstnavatel zaměstnanci určí, že má při pracovní cestě využít konkrétní prostředek hromadné dopravy nebo taxislužbu, tak zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů v prokázané výši za použití určeného dopravního prostředku.   

Výši jízdních výdajů zaměstnanec zaměstnavateli prokazuje obvykle zakoupenou jízdenkou.   

! Pokud zaměstnanec výši jízdních výdajů neprokáže, tak mu náhrada jízdních výdajů nepřísluší.   

Je však možné, aby zaměstnavatel uznal výši těchto nákladů odpovídající určenému způsobu dopravy (např. podle zveřejněných tarifů jízdného daného konkrétního dopravce). Na tuto vstřícnost zaměstnavatele však nelze spoléhat.  

Jestliže zaměstnanec bez vědomí zaměstnavatele použije jiný způsob dopravy, pak zpravidla nebude schopen prokázat výši jízdních výdajů zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku a náhrada nákladů by mu nepříslušela vůbec.   

Chce-li však zaměstnanec cestovat jiným způsobem, může si od zaměstnavatele vyžádat souhlas k využití jiného dopravního prostředku a v takovém případě by zaměstnanci příslušela náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného, kterou by hradil, kdyby cestoval dopravním prostředkem určeným zaměstnavatelem.  

Cestování místní hromadnou dopravou  

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy použité v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty náleží zaměstnanci v prokázané výši. Jízdní výdaje za použití místní hromadné dopravy nemusí zaměstnanec prokazovat, pokud jde o pracovní cesty v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce.   

Náhrada těchto jízdních výdajů však zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá (např. zakoupením kupónu na používání místní hromadné dopravy).  

Cestování motorovým vozidlem  

Poměrně časté bývají i případy, kdy zaměstnanec cestuje na žádost zaměstnavatele (zpravidla svým osobním) silničním motorovým vozidlem.   

! Pokud nejde o vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem, náleží zaměstnanci za každý ujetý 1 kilometr jízdy základní náhrada a dále náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.  

Spotřeba pohonných hmot a její náhrada  

Náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu se určuje násobením ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty.   

Při určení spotřeby pohonné hmoty se vychází z údajů uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, který je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit, přičemž se používá údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz.   

Počet ujetých kilometrů pak ukazuje přímo každé vozidlo. Tento údaj si v dnešní době již může zaměstnavatel i snadno ověřit, protože určit vzdálenost mezi dvěma libovolnými místy umožňují určit mapové aplikace dostupné na webových stránkách.  

Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Cenu lze prokazovat i více doklady o jejím nákupu, přičemž v takovém případě se vychází z aritmetického průměru zaměstnancem prokázaných cen.   

! Pokud zaměstnanec cenu pohonné hmoty neprokáže, je zaměstnavatel povinen použít cenu pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem.  

Tímto právním předpisem je vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí, která zároveň stanovuje i výši sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, stravné a stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely cestovních náhrad (dále jen „vyhláška cestovních náhrad“).   

Tato vyhláška cestovních náhrad bývá Ministerstvem práce a sociálních věcí vydávána vždy na kalendářní rok. Vždy je však nezbytné používat aktuální znění účinné v době pracovní cesty. Tak například vyhláška č. 511/2021 Sb., která upravovala výši cestovních náhrad v roce 2022, byla v průběhu roku 2022 třikrát měněna, protože v důsledku ozbrojeného konfliktu na území Ukrajiny vyvolaného invazí vojsk Ruské federace, docházelo k prudkým výkyvům cen pohonných hmot a k inflaci.  

Pro cestovní náhrady v roce 2023 se bude vycházet z vyhlášky č. 467/2022 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2023.  

Pro srovnání lze uvést, jaké byly sazby jednotlivých náhrad na konci roku 2022 a jaké jsou v roce 2023.  

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí nejméně u   

Výše průměrné ceny pohonné hmoty činí za  

Pokud dojde k přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, má zaměstnanec nárok jen na náhradu nákladů jízdních výdajů do výše, která by mu náležela, kdyby k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje i v případě, že dojde k přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce.  

Jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny  

V případě, že tuzemská pracovní cesta trvá déle než 7 dní, má zaměstnanec nárok na náhradu nákladů jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště či jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět. Pro náhrady jízdních výdajů platí stejné podmínky jako jsou uvedeny výše.  

Náhrada při zahraniční pracovní cestě  

Při zahraniční pracovní cestě náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu přísluší zaměstnanci v cizí měně, přičemž v doložené ceně je zaměstnavatel povinen uhradit pouze kilometry ujeté mimo území České republiky. Není-li zaměstnanec schopen z vážných důvodů předložit doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou hmotu v cizí měně i na základě prohlášení zaměstnance o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.   

Rozdílně je upravena také náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, kdy tato náhrada přísluší zaměstnanci, trvá-li zahraniční pracovní cesta déle než 1 měsíc a byla-li návštěva člena rodiny zaměstnavatelem sjednána nebo určena před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu. Tato náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět přísluší však nejvýše v částce odpovídajícím jízdním výdajům do místa výkonu práce, pravidelného pracoviště nebo bydliště zaměstnance na území České republiky.  

Odchylný postup u zaměstnavatelů odměňujících platem  

Zaměstnavatelé, kteří odměňují své zaměstnance platem se nemohou v oblasti poskytování cestovních náhrad odchylovat od toho, co je stanoveno v zákoníku práce a prováděcích právních předpisech. Tito zaměstnavatelé nesmí poskytovat jiné druhy cestovních náhrad nebo cestovní náhrady ve vyšší výši, než je stanoveno. I tito zaměstnavatelé postupují podle výše uvedených pravidel nicméně s dále stanovenými odchylkami.  

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy, která je v podnikatelské sféře stanovena jako minimální, je v případě těchto zaměstnavatelů pevnou částkou a není možné se od ní odchýlit.  

Autor: Mgr. Tomáš Trojan

Advokátní koncipient v advokátní kanceláři Mgr. Michala Vrajíka