Obsah článku:
- Co je to mzdový systém a jak předchází chybám
- Funkce mzdového programu
- Jak pomůže mzdový software s povinnostmi ke státním institucím
- Mzdový systém pomáhá i s personální agendou
Co je to mzdový systém a jak předchází chybám
Povinnost vést mzdové účetnictví vzniká firmě s přijetím prvního zaměstnance. Už při první desítce zaměstnanců je ruční zpracování mezd, typicky s kalkulačkou nebo v excelovských tabulkách, časově náročné. A kvůli nepozornosti, špatně připraveným podkladům a legislativním změnám při něm dochází i k častým chybám.
Mnoho firem proto řeší odměňování zaměstnanců mzdovým softwarem, který mzdy počítá automaticky a v souladu s platnou legislativou. Navíc umožňuje vytvářet podklady pro plnění povinností vůči finanční správě, České správě sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám.
Kvalitní mzdový systém se přizpůsobí typu podnikání i velikosti firmy. Účetní díky tomu ušetří spoustu času a nervů – mzdový program například umožní vypočítat časovou mzdu pro manažera, úkolovou mzdu pro dělníka ve výrobě a podílovou mzdu, kterou často pobírají obchodníci.
Funkce systému jsou přizpůsobené i specifikům státní správy v oblastech školství, zdravotnictví a státní služby.
Mezi důležité funkce kvalitního mzdového programu patří:
- zpracování více souběžných pracovněprávních vztahů,
- doplatky do minimální a zaručené mzdy,
- výpočet průměrných a pravděpodobných výdělků,
- výpočet dovolené, včetně dodatkové dovolené,
- výpočet náhrady mzdy (snížené odměny) za dobu dočasné pracovní neschopnosti,
- výpočet zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, podklady pro výpočet náhrady za ztrátu na výdělku při pracovním úrazu,
- možnost zpětného přepočtu mzdy,
- automatizované roční zúčtování daně.
Pro účetní je pak důležité, aby se dal v programu jednoduše nastavit výpočet srážek ze mzdy v případě:
- exekuce,
- insolvence,
- srážky na dohodu (stravenky, penzijní a životní pojištění).
Jakmile mzdoví účetní mzdy zpracují, většina programů jim umožní vytvoření tiskových sestav. Pomocí programu tisknou nebo odesílají elektronicky sestavy jako:
- měsíční přehledy na ČSSZ a zdravotní pojišťovny,
- přehledové sestavy pro účely kontrol ze strany státních institucí,
- tištěné sestavy pro zaúčtování mezd.
Po zpracování mezd předá mzdový účetní zaměstnancům výplatní lístky jedním z následujících způsobů:
- formou tištěné sestavy,
- e-mailem ve formátu PDF,
- přes portál,
- na mobil.
Jak pomůže mzdový software s povinnostmi ke státním institucím
Pokud je program na mzdy opravdu dobrý, poslouží dokonce jako jediný software, ve kterém účetní komunikuje se státními úřady a institucemi. Zaměstnavatelé totiž s přijetím prvního zaměstnance přihlásí firmu i pracovníky do registrů zdravotních pojišťoven a České správy sociálního zabezpečení, kam účetní každý měsíc posílají formuláře s
- přehledem o platbách jednotlivým zdravotním pojišťovnám
- a přehledem o výši pojistného pro Českou správu sociálního zabezpečení.
Ve většině mzdových systémů lze také přímo zadat převodní příkazy na Finanční správu a na již zmíněné instituce ve formátu ABO, GEMINI, BEST a Multicash.
Levnější varianty nebo mzdové softwary zdarma toto propojení většinou nemají. V těchto případech účetní zadávají platby ručně do bankovnictví a tím za rok ztratí desítky hodin času.
Mzdový systém pomáhá i s personální agendou
S příchodem i odchodem zaměstnance se pojí administrativní úkony, které jsou provázané s personalistikou.
Když personalista zakládá osobní složku zaměstnance ve mzdovém systému, vkládá do ní údaje z osobního dotazníku, pracovní smlouvy a mzdového/platového výměru. Ty jsou prvním předpokladem pro správný výpočet mzdy.
Do mzdového systému se následně zaznamenávají i informace o dosaženém vzdělání, absolvované praxi, lékařské prohlídky apod. Software je tedy i důležitým zdrojem a úložištěm informací o zaměstnancích.
Kvalitní mzdový systém pomáhá tedy s prací více lidem ve firmě, vnáší pořádek do pracovních procesů, usnadňuje výpočet mezd i další neviditelné kroky v administrativě, které dělají personalisté.
