Skrýt menu
Skrýt formulář

Mzdový program: jak vám pomůže se mzdami a v personalistice

Více
HR wiki
18. 9. 2019

Mzdový program může být na první pohled jen nástroj k výpočtu mzdy. Mzdoví účetní mají ale mnohem širší pracovní záběr. Proto softwarové firmy vytvářejí komplexní nástroje, které zvládají komunikaci s úřady, bankami, exekutory, ale i většinu administrativy v personalistice. Přečtěte si, jak pomáhá mzdový systém ve firmách i samostatným účetním.

Obsah článku:

 

Co je to mzdový systém a jak předchází chybám

Povinnost vést mzdové účetnictví vzniká firmě s přijetím prvního zaměstnance. Už při první desítce zaměstnanců je ruční zpracování mezd, typicky s kalkulačkou nebo v excelovských tabulkách, časově náročné. A kvůli nepozornosti, špatně připraveným podkladům a legislativním změnám při něm dochází i k častým chybám.

Mnoho firem proto řeší odměňování zaměstnanců mzdovým systémem, který mzdy počítá automaticky a v souladu s platnou legislativou. Navíc umožňuje vytvářet podklady pro plnění povinností vůči finanční správě, České správě sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám.

Kvalitní mzdový systém se přizpůsobí typu podnikání i velikosti firmy. Účetní díky tomu ušetří spoustu času a nervů – mzdový program například umožní vypočítat časovou mzdu pro manažera, úkolovou mzdu pro dělníka ve výrobě a podílovou mzdu, kterou často pobírají obchodníci. 

Funkce systému jsou přizpůsobené i specifikům státní správy v oblastech školství, zdravotnictví a státní služby. 

 

Mezi důležité funkce kvalitního mzdového programu patří:

  • zpracování více souběžných pracovněprávních vztahů,
  • doplatky do minimální a zaručené mzdy,
  • výpočet průměrných a pravděpodobných výdělků,
  • výpočet dovolené, včetně dodatkové dovolené,
  • výpočet náhrady mzdy (snížené odměny) za dobu dočasné pracovní neschopnosti,
  • výpočet zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, podklady pro výpočet náhrady za ztrátu na výdělku při pracovním úrazu,
  • možnost zpětného přepočtu mzdy,
  • automatizované roční zúčtování daně.

Pro účetní je pak důležité, aby se dal v programu jednoduše nastavit výpočet srážek ze mzdy v případě: 

  • exekuce,
  • insolvence,
  • srážky na dohodu (stravenky, penzijní a životní pojištění).

Jakmile mzdoví účetní mzdy zpracují, většina programů jim umožní vytvoření tiskových sestav. Pomocí programu tisknou nebo odesílají elektronicky sestavy jako:

  • měsíční přehledy na ČSSZ a zdravotní pojišťovny,
  • přehledové sestavy pro účely kontrol ze strany státních institucí,
  • tištěné sestavy pro zaúčtování mezd.

Po zpracování mezd předá mzdový účetní zaměstnancům výplatní lístky jedním z následujících způsobů:

  • formou tištěné sestavy,
  • e-mailem ve formátu PDF,
  • přes portál,
  • na mobil.
 

Jak pomůže mzdový software s povinnostmi ke státním institucím

Pokud je program na mzdy opravdu dobrý, poslouží dokonce jako jediný software, ve kterém účetní komunikuje se státními úřady a institucemi. Zaměstnavatelé totiž s přijetím prvního zaměstnance přihlásí firmu i pracovníky do registrů zdravotních pojišťoven a České správy sociálního zabezpečení, kam účetní každý měsíc posílají formuláře s

  • přehledem o platbách jednotlivým zdravotním pojišťovnám
  • a přehledem o výši pojistného pro Českou správu sociálního zabezpečení.

Ve většině mzdových systémů lze také přímo zadat převodní příkazy na Finanční správu a na již zmíněné instituce ve formátu ABO, GEMINI, BEST a Multicash. 

Levnější varianty nebo mzdové softwary zdarma toto propojení většinou nemají. V těchto případech účetní zadávají platby ručně do bankovnictví a tím za rok ztratí desítky hodin času. 

 

Mzdový systém pomáhá i s personální agendou

S příchodem i odchodem zaměstnance se pojí administrativní úkony, které jsou provázané s personalistikou.

Když personalista zakládá osobní složku zaměstnance ve mzdovém systému, vkládá do ní údaje z osobního dotazníku, pracovní smlouvy a mzdového/platového výměru. Ty jsou prvním předpokladem pro správný výpočet mzdy

Do mzdového systému se následně zaznamenávají i informace o dosaženém vzdělání, absolvované praxi, lékařské prohlídky apod. Software je tedy i důležitým zdrojem a úložištěm informací o zaměstnancích.

Kvalitní mzdový systém pomáhá tedy s prací více lidem ve firmě, vnáší pořádek do pracovních procesů, usnadňuje výpočet mezd i další neviditelné kroky v administrativě, které dělají personalisté.

Copyright 2020 Solitea, a.s.