Sdílené pracovní místo: Jedna pracovní pozice pro více zaměstnanců

Co je sdílené pracovní místo 

Zákoník práce uvádí, že zaměstnavatel může se dvěma nebo více zaměstnanci s kratší pracovní dobou a se stejným druhem práce uzavřít dohody, podle nichž si zaměstnanci budou na sdíleném pracovním místě sami rozvrhovat pracovní dobu do směn po vzájemné dohodě. Docílit se má určitého společného rozvrhu pracovní doby daných zaměstnanců, tak aby se naplnila průměrná týdenní pracovní doba (nejdéle ve čtyřtýdenním vyrovnávacím období).  

! Podmínkou je, aby se jednalo o zaměstnance v pracovním poměru se stejným druhem práce a sjednanou kratší pracovní dobou.  

Kdy může vzniknout sdílené pracovní místo?  

1.   Existují alespoň dva zaměstnanci s pracovní smlouvou, kteří jsou nebo budou zaměstnáni u stejného zaměstnavatele se sjednanou kratší týdenní pracovní dobou. 

Zaměstnanci tedy musí být minimálně dva, maximální počet zaměstnanců, kteří by sdíleli pracovní místo není omezen. Zaměstnanci nemusí mít stejnou výši pracovního úvazku, nemusí se o pracovní místo dělit rovným dílem. Zákoník práce také nepožaduje, aby zaměstnanci měli stejné místo výkonu práce.  

2.  Zaměstnanci vykonávají nebo budou vykonávat stejný druh práce 

Dle zákoníku práce je druh práce podstatnou náležitostí pracovní smlouvy. Druh práce vymezuje okruh pracovních úkolů, které je zaměstnanec podle pokynů zaměstnavatele povinen vykonávat osobně.   

Druh práce by tak měl stručně a výstižně vyjadřovat, které činnosti bude zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat. Nemusí být vymezen jen jako určitá pracovní funkce či zařazení (např. sekretářka, řidič, správce počítačové sítě, účetní), ale též jako soubor činností.  

3.  Dojde k uzavření písemných dohod mezi zaměstnavatelem a těmito zaměstnanci. 

Podmínkou pro sdílené pracovní místo je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a každým dotyčným zaměstnancem. Dohoda musí být uzavřena písemně. Tuto dohodu je možné uzavřít jako samostatnou dohodu nebo rovněž může být součástí pracovní smlouvy. Více k dohodě o sdíleném pracovním místě viz níže.  

! Sdílené pracovní místo nelze zaměňovat se sdílením pracovního stolu či pracovní stanice. Sdílení pracovního stolu či stanice spočívá v tom, že zaměstnanci se mezi sebou nedomlouvají na rozvržení pracovní doby, ale pouze si pomocí zaměstnavatelem stanoveného systému rezervují, kdy budou přítomni na pracovišti s tím, že zbývající zaměstnanci pracují ve stejnou dobu z domova.  

Jak rozvrhnout pracovní dobu při sdílení pracovního místa?  

Zákoník práce stanoví pro pracovní dobu na sdíleném pracovním místě několik podmínek.   

1. Zaměstnanci jsou povinni předložit zaměstnavateli společný písemný rozvrh pracovní doby na sdíleném pracovním místě, a to nejméně 1 týden před počátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena.  
2. Nepředloží-li zaměstnanci společný rozvrh pracovní doby, určí bez zbytečného odkladu rozvržení pracovní doby do směn zaměstnavatel.  
3. S případnými změnami rozvrhu jsou zaměstnanci povinni zaměstnavatele písemně seznámit nejméně 2 dny předem, nedohodnou-li se se zaměstnavatelem na jiné době seznámení.  
4. Souhrn délky týdenní pracovní doby zaměstnanců na jednom sdíleném pracovním místě nesmí překročit délku stanovené týdenní pracovní doby. 

Rozvrhování pracovní doby zaměstnanci  

Toto ustanovení je výjimkou z obecného pravidla, podle něhož:   

• pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel a určí začátek a konec směn, a  
• ustanovení, které říká, že zaměstnavatel je povinen vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby a seznámit s ním nebo s jeho změnou zaměstnance. 

V rámci sdíleného pracovního místa se na rozvržení pracovní doby dohodnou zaměstnanci a tento rozvrh předloží zaměstnavateli, a to alespoň jeden týden před počátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena. Zákoník práce tedy předpokládá, že zaměstnanci jsou schopni se dohodnout a rozvrhnout si pracovní dobu tak, aby rozvržení odpovídalo jejich potřebám a aby byl naplněna týdenní pracovní doba.  

Při domlouvání na rozvrhu jsou zaměstnanci limitováni:  

1.  Dohodou o sdíleném pracovní místě, kde zaměstnavatel může například požadovat, aby v konkrétní dobu byli na pracovišti přítomni dva zaměstnanci. 
2.  Zákoníkem práce, který požaduje, aby souhrn délky týdenní pracovní doby zaměstnanců na jednom sdíleném pracovním místě nepřekročil délku stanovené týdenní pracovní doby. 

! Jako vyrovnávací období tedy nelze stanovit jeden kalendářní měsíc, vždy se musí jednat o 4 týdny. Na základě rozvrhu pracovní doby každý ze zaměstnanců odpracuje svou (kratší) týdenní pracovní dobu, a to nejdéle ve vyrovnávacím období čtyř po sobě jdoucích týdnů.  

Rozvržení pracovní doby není neměnné. V průběhu doby, na kterou je pracovní doba rozvržena, může dojít ke změnám, které jsou zaměstnanci povinni oznámit zaměstnavateli písemně alespoň dva dny předem.   

Nepředložení písemného rozvrhu pracovní doby:  

• Může také dojít k situaci, kdy zaměstnanci nebudou schopni se na rozvrhu pracovní doby domluvit nebo písemný rozvrh zaměstnavateli nepředloží u jiného důvodu. Zákoník práce počítá i s touto variantou. V takovém případě určí bez zbytečného odkladu rozvržení pracovní doby do směn zaměstnavatel.  
• ! Tato situace může být pro zaměstnavatele výhodná, bude však negovat přínos, který má tento institut mít, a to flexibilitu a možnost sladit pracovní dobu zaměstnance s jeho potřebami. Může se stát, že zaměstnavatelem rozvržená pracovní doba nebude zaměstnancům vyhovovat. To by mělo být vysokou motivací pro to, aby zaměstnanci hledali kompromisy a rozvrh pracovní doby předložili sami.   

Dohoda o sdíleném pracovním místě  

Jak již bylo uvedeno výše, podmínkou pro zavedení sdíleného pracovního místa je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a každým dotyčným zaměstnancem. Dohoda musí být uzavřena písemně. Tuto dohodu je možné uzavřít jako samostatnou dohodu nebo rovněž může být součástí pracovní smlouvy.  

Předmětem dohody musí být závazek zaměstnavatele umožnit zaměstnanci výkon práce na sdíleném pracovním místě a závazek zaměstnance na takovém místě práci vykonávat.  

Prvotním předpokladem pro uzavření dohody je to, že zaměstnavatel sdílené pracovní místo zřídí, resp. již zřízené místo určí jako sdílené.  

Povinnou náležitostí písemné dohody je podle zákoníku práce vymezené bližších podmínek pro rozvržení pracovní doby.  

• Ze strany zaměstnavatele jde především o tom, aby dohoda vymezovala čas, ve kterém si mají zaměstnanci pracovní dobu rozvrhnout, popřípadě další podmínky tohoto rozvržení. Zaměstnavatel může zcela ponechat zaměstnancům volnost, ale může také například stanovit fixní pracovní dobu, kdy má být práce vykonávána, může stanovit, že na pracovišti musí být přítomni dva zaměstnanci … 

Kromě zákonného požadavku na upřesnění podmínek pro rozvržení pracovní doby může dohoda obsahovat i celou řadu dalších pravidel:  

1. Pravidla pro předávání pracovních úkolů zaměstnavateli. 
2. Pravidla pro předávání rozpracovaných úkolů mezi zaměstnanci. 
3. Souhlas se zastupováním nepřítomného zaměstnance. 
4. Doba trvání (zda je dohoda uzavírána na dobu určitou). 
5. Odpovědnost zaměstnanců, pokud je to možné. 
6. Záležitosti vztahující se k ukončení dohody.

Zastupování zaměstnanců 

Zaměstnanec nemá obecnou povinnost zastoupit druhého zaměstnance, který nemůže odpracovat předem rozvrženou směnu. Zaměstnavatel může požadovat po zaměstnanci zastupování nepřítomného zaměstnance na témže sdíleném pracovním místě pouze tehdy, dal-li k tomu zaměstnanec v dohodě nebo pro konkrétní případ souhlas.  

Je tedy možné, aby zaměstnanec nebo zaměstnanci zastoupili chybějícího zaměstnance. V takovém případě mohou překročit za vyrovnávací období svůj fond pracovní doby. Nemuselo by se však nezbytně jednat o práci přesčas. Budou platit pravidla stejně jako u jakéhokoli jiného kratšího pracovního úvazku. 

Ukončení dohody jednoho ze zaměstnanců  

Závazek z dohody o sdíleném pracovním místě lze rozvázat:  

1. písemnou dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni.  
2. písemnou vypovědí z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně. 

Zanikne-li závazek z dohody alespoň jednoho zaměstnance, pracovní režim sdíleného pracovního místa se u ostatních zaměstnanců na témže sdíleném pracovním místě uplatní do konce probíhajícího vyrovnávacího období.  

Dojde-li z jakéhokoliv důvodu k ukončení dohody o sdíleném pracovním místě, nemá tato skutečnost vliv na další trvání pracovního poměru dotčeného zaměstnance, a to ani kdyby dohoda byla součástí pracovní smlouvy.  

Přímým důsledkem zániku dohody nebo pracovního poměru některého ze zaměstnanců sdílejícího stejné pracovní místo je zánik pracovního režimu sdíleného pracovního místa ke dni skončení aktuálního vyrovnávacího období i pro zbývající zaměstnance, kteří toto pracovní místo sdílejí. Po tomto dni se opět uplatní běžný režim výkonu práce a pracovní dobu bude zaměstnancům rozvrhovat zaměstnavatel. Pokud se ale zaměstnavateli podaří najít vhodnou náhradu za zaměstnance, jehož dohoda zanikla, může režim sdíleného pracovního místa pokračovat i nadále. 

Díky této právní úpravě se zaměstnavatel může dostat do problematické situace, kdy zaměstnanci nebudou schopni pokrýt celou agendu sdíleného pracovního místa a zároveň zaměstnavatel nebude mít příliš možností problém řešit, nelze například bez dalšího rozvázat pracovní poměr se zaměstnanci na sdíleném pracovním místě a přijmout zaměstnance jednoho na plný úvazek.