Pro všechny zákazníky je účast včetně občerstvení a závěrečného rautu zdarma, navíc si každý na památku odnese i malý dárek, kterým byla letos praktická skládací nákupní taška.
Aleš Kostrhoun vítá účastníky a seznamuje je s programem akce
Setkání v Brně zahájil ředitel Divize služeb Aleš Kostrhoun. Přivítal všechny přítomné a seznámil je s programem akce. Poté předal slovo řediteli společnosti Vema Janu Tomíškovi. Zákazníci tak z nejpovolanějších úst získali přehled o hlavních novinkách, které pro ně Vema připravila. Vzhledem k blížícímu se termínu platnosti Nařízení GDPR hovořil Jan Tomíšek nejprve o aplikaci GDPR, kterou Vema nabízí pro splnění povinností z nařízení vyplývajících. Uživatelé mají možnost provádět vše ručně, bez softwarové podpory, ale vzhledem k vysoké pracnosti a neefektivitě doporučil využití nové aplikace.
Další důležitou informací bylo oznámení změny licencování HR produktů podle skutečného počtu pracovníků místo dosud používaného přepočteného.
Připravují se také změny týkající se Centra služeb. Požadavky budou zákazníci nově zadávat pouze přes Zákaznický web. Výhodou bude viditelný stav čerpání bezplatných nebo předplacených služeb a upozornění na případné aktuální problémy a jejich řešení.
Ředitel společnosti Vema Jan Tomíšek hovoří o hlavních novinkách
Asi největší novinkou je dokončení nového klienta, tj. komunikačního rozhraní, kterým se produkty Vema ovládají. Tomuto tématu byla podrobně věnována následující přednáška. Jan Tomíšek vysvětlil, co Vemu ke změně vedlo. Z důvodu rozvoje IT technologií již stávající klient neumožňoval další rozvoj. Nový klient má standardní ovládání jako produkty Microsoft, které každý zná, navíc vypadá graficky výrazně lépe. Ředitel Tomíšek současně všechny přítomné ujistil, že k využívání nového klienta Vema nebude nikoho nutit, využívání je zcela dobrovolné a podpora stávajícího klienta potrvá ještě léta. V závěru svého vystoupení odpověděl Tomíšek na položené dotazy a vyzval účastníky, aby se na něj v případně zájmu v průběhu setkání s čímkoliv obrátili.
Sál v Brně byl zaplněn do posledního místa
Po řediteli Tomíškovi se slova ujal Radek Mišák, vedoucí vývoje nového klienta V5. Zopakoval, že cílem vzniku V5 bylo zatraktivnit vzhled produktů, zjednodušit jejich ovládání a přidat nové funkce. V neposlední řadě bylo nutné tento krok učinit i z technologického hlediska, kdy další rozvoj stávajícího klienta již začal být problematický. Nové technologie zároveň umožní rozvoj V5 i v následujících letech. Klient V5 je kompatibilní se stávajícími aplikacemi Vema, proto je možné je libovolně spouštět jak v původním, tak i v novém klientovi. Klient V5 vyžaduje pro svůj běh operační systém Windows 7 nebo novější, při práci s dokumenty je vyžadováno Microsoft Office 2007 nebo novější. Vzhledově vychází Klient V5 z programů Microsoft Office 2013/2016, což je dnes standardem pro vzhled moderních programů ve Windows.
Radek Mišák představuje novinky klienta V5
Jaké jsou největší novinky Klienta V5? První z nich je tabulko-formulářový režim, na levé straně zobrazuje tabulku s několika nejdůležitějšími sloupci a detail vybrané věty se zobrazuje v pravé části ve formuláři, kde lze větu také editovat. Nové věty se ve V5 místo režimu Vytvoř vkládají na konec tabulky do prázdného řádku označeného hvězdičkou.
Další novinkou je používání plných názvů položek namísto akronymů, kde původní klient zobrazoval v nadpisech sloupců akronymy. Výrazně vylepšeny byly i samotné formuláře. Jejich vzhled byl upraven tak, aby odpovídal vzhledu Centra, design zůstal responzivní, tj. položky se vždy rozmisťují tak, aby byl co nejlépe využitý prostor, který je k dispozici. Nově je možno ve formulářích zobrazovat i obsah tzv. memopoložek včetně použitých obrázků např. fotky zaměstnance.
Formuláře je možné jednoduše uživatelsky upravovat pomocí grafického editoru. Klient V5 též primárně zobrazuje hodnoty z číselníků namísto jejich kódů, jak tomu bylo v původním klientovi. Hodnotám v číselníku lze přiřadit i ikony pro rychlejší orientaci mezi nimi. Tzv. podsoubory lze v klientovi V5 zobrazit nejen jako odkazy ve tvaru šipky, ale přímo v podobě tabulky.
Klient V5 podporuje i tvorbu nového typu sestav, které lze jednoduše vytvářet pomocí integrovaného nástroje pro jejich tvorbu. Nové sestavy lze nejen tisknout, ale také exportovat do řady formátů jako např. PDF, HTML, MS Word a MS Excel.
Jaký bude další vývoj klienta? V plánu je slovenská a anglická lokalizace, bude pokračovat jeho zrychlování. Chystá se doplnění dalších funkcí, například automatické odesílání sestav emailem, skenování dokumentů nebo skupinové operace datového editoru. Do klienta V5 budou samozřejmě dále přidávány i nové funkce, které v současném klientovi nejsou, např. možnost provádět různé typy agregací a zobrazovat data ve formě grafů. Vylepšen bude rovněž interní textový editor pro editaci textových memopoložek.
Následovala přestávka na občerstvení, během níž mohli zájemci ve foyer klást dotazy konzultantům Vema, kteří zde byli se svými notebooky připraveni věnovat se účastníkům setkání.
Zákazníci využívají o přestávkách možnost bezplatných konzultací
Po přestávce pokračoval program prezentací Jiřího Brodeckého, vedoucího skupiny analýzy HR, o aplikaci Výběrová řízení. Jedná se o nepostradatelný nástroj řešící povinnosti vyplývající z GDPR při výběrových řízeních v oblastech správného nakládání s osobními daty a dokumenty a zajištění uložení a výmazu dokumentů podle pravidel GDPR. Aplikace umožňuje vedení výběrových řízení osob přijímaných do pracovního i služebního poměru zajištěním administrativní podpory všech procesů výběrového řízení.
Jiří Brodecký prezentuje aplikaci Výběrová řízení
Aplikaci Výběrová řízení je možno napojit na inzertní servery (jobs.cz, prace.cz), firemní web a prostřednictvím webové služby zveřejňovat obsazovaná místa na portále ISoSS. Údaje o vybraném žadateli je pak možno automaticky přenést do dalších aplikací Vema – Mezd a Personalistiky. Pro členy výběrových komisí je pak výhodou portálový přístup ke všem dokumentům uchazeče i k jeho hodnocení.
Jako další následovalo představení aplikace Plánování a evidence výkonů, které přednesl Tomáš Petr, vedoucí oddělení analýzy HR. Jedná se vlastně o takové „předzpracování mezd“. Portálový přístup zajistí možnost pracovat s aplikací přes jakýkoliv běžný internetový prohlížeč. Aplikace umožňuje pro stanovené období evidovat pracovní výkony zaměstnanců, jak plánované, tak i skutečně provedené. Kromě fyzických výkonů sloužících pro výpočet úkolové mzdy nebo pro výkonnostní složku mzdy lze v aplikaci evidovat i bonusy, benefity a různé další ukazatele. Výkony mohou být plánovány a evidovány pro pracovníky přímo v určité roli, ale také pro větší celky (role v týmu, útvary). Výkony je možno evidovat po hodinách a minutách, po dnech, nebo za delší časové úseky.
S aplikací Plánování a evidence výkonů seznamuje Tomáš Petr
Zpracování probíhá po etapách, typicky je možno v jedné etapě zadat plán (ev. rozpočet) a v další jeho plnění (ev. čerpání). Speciální funkce umožňuje transformaci skutečně provedených výkonů na odměny do předzpracování mezd a následný import do aplikace Mzdy. Praktické využití aplikace bylo demonstrováno na příkladech rozpočítání čtvrtletních bonusů, výpočtu měsíčních benefitů, rozúčtování mezd na zakázky a výpočtu výkonnostních odměn dle plnění plánu výroby.
Plánování a evidence výkonů spolupracuje s aplikacemi Mzdy, Docházka a Plánování směn. Elektronický přenos podkladů do zpracování mezd pak šetří práci mzdovým účetním. Samozřejmostí je soulad zpracování osobních údajů s GDPR.
Opět následovala krátká přestávka na občerstvení, během níž mohli zájemci ve foyer pokračovat v konzultacích s pracovníky služeb Vema.
O výhodách aplikace ODBC Provider hovoří Radek Papež
Po přestávce se ujal slova konzultant Radek Papež a na praktických příkladech (přehled o nemocnosti v organizaci, vývoji průměrné hrubé mzdy a spotřebě vybraného materiálu), přiblížil výhody další nabízené aplikace Vema ODBC Provider. ODBC (Open Database Connectivity) je běžně používaná zkratka pro standardizovaný přístup k databázovým systémům. Rozhraní ODBC umožňuje přístup do databáze s aplikacemi třetích stran, které jej podporují, např. MS Excel a MS Power BI. Tento nástroj najde uplatnění zejména u uživatelů, kteří vytvářejí rozličné reporty z dat Vema opakovaně (např. tabulka s přehledem mzdových nákladů v požadovaném členění v excelu, dodávaná vedení každý měsíc po uzavření mezd).
Aplikace Vema ODBC Provider zajistí přístup přímo k živým datům. Jakýkoliv report zpracovaný pomocí ODBC rozhraní se tak vyrobí jen jedenkrát a pouhým stisknutím tlačítka „aktualizovat“ (v produktech MS Excel a Power BI), se kdykoliv načtou aktuální hodnoty z databáze (např. pro načtení hodnot aktuálního měsíce). Odpadá tedy „otrocké“ vyrábění požadovaných reportů opakovaně každý měsíc.
V poslední části akce byl na programu blok nazvaný „Malí, ale šikovní pomocníci“. Prvního „malého pomocníka“ – elektronické předávání Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob“ představila konzultantka Lucie Štrajtová Reidlová. Výhodami jsou možnost kontroly a editace předvyplněných údajů ve formuláři zaměstnancem na portálu i mzdovou účetní přímo v aplikaci Mzdy, elektronický podpis a elektronické předání zpracovateli nebo klasický tisk sestavy a podpis zaměstnance. V prosinci letošního roku bude doplněn formulář „Žádost o provedení ročního zúčtování daně“ a hromadný tisk obou formulářů za všechny zaměstnance.
Lucie Štrajtová Reidlová představila i dalšího „malého pomocníka“ – modul Vema NRZP. Jeho uplatnění je ve zdravotnictví, kde je požadováno odesílat informace o zaměstnancích do Národního registru zdravotnických pracovníků (NRZP). K prvotnímu naplnění NRZP vybranými požadovanými údaji o zaměstnancích došlo již k 31. 5. 2018. Nyní mají ve zdravotnictví povinnost do 30 pracovních dnů hlásit všechny změny na pozici zdravotnického pracovníka – zahájení, přerušení či ukončení pracovně-právního vztahu. Informace se do NRZP předávají elektronicky webovou službou nebo ve formě vygenerovaného souboru ve formátu *.xml.
Lucie Štrajtová Reidlová představuje „malé pomocníky“
Poslední prezentaci přednesla vedoucí oddělení služeb Brno Leona Michálková. Cílem prezentace bylo představit univerzální nástroj Vema workflow, který byl vytvořen pro podporu libovolného schvalovacího procesu, kterých každodenně v organizacích probíhá spousta. Tento produkt by měl schvalovací procesy usnadnit a dát jim potřebný řád. Využití najde v různých procesech z oblasti řízení lidských zdrojů, ekonomiky a logistiky.
Pro názornost byl produkt Vema workflow prezentován na procesu schvalování faktur přijatých. Jak to funguje? Ke schvalování proplacení se posílají přijaté faktury pořízené v aplikaci Vema Fakturace. Nástroj Vema workflow průběžně informuje o stavu faktury ve vztahu ke schvalování. Stav faktury je zohledňován při účtování a jejím placení, notifikace chodí prostřednictvím emailu.
Uživatel má možnost fakturu schválit nebo zamítnout, v případě zamítnutí se faktura vrací zpět do Fakturace do stavu Zamítnuté. Schvalování lze znovu zahájit nebo úplně zrušit.
Po schválení je do faktury doplněno: kdo ji schválil, kdy byla schválena a nabídnuta možnost generovat požadavek na platbu a zaúčtovat ji.
Jak lze využít workflow pro schvalování faktur ukazuje Leona Michálková
Na závěr setkání byl pro účastníky připraven obědový raut, na kterém pokračovaly neformální diskuze.
