Kdo je veřejnoprávní průvodce
Povinnost vést spisovou službu v plném rozsahu, tedy v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, mají podle § 63 odstavce 1 tyto subjekty:
- veřejnoprávní původci vyjmenovaní v § 3 odst. 1. písm. a) až d), i), k) a m) archivního zákona, tedy organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny a právnické osoby zřízené zákonem
- kraje
- hlavní město Praha
- obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem
- městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působností obce se stavebním nebo matričním úřadem
Ostatní veřejnoprávní průvodci (obce, státní podniky, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby jimi zřízené, školy a školská zařízení, veřejné výzkumné instituce apod.) spisovou službu mohou vykonávat v elektronické podobě dobrovolně.
Co hrozí při nesplnění povinnosti
Na základě zákona o archivnictví spadají pod spisovou službu veškeré dokumenty vzniklé po 1. srpnu 2012. Nesplnění povinnosti veřejnoprávního průvodce může být pokutováno.
Jak lze problém snadno vyřešit
Vema nově nabízí aplikaci Úložiště pro spisovou službu (UPS) organizacím, které mají implementovaný systém spisové služby a současně pracují v systému Vema, případně EKOS. Po nainstalování a nastavení procesů pak aplikace UPS již zcela samostatně pracuje s daty uloženými jinými aplikacemi systému Vema. Dokáže zpracovat jak uložené dokumenty, nejčastěji personální, tak i jakékoliv sestavy (výplatní lístek, mzdový výměr, ELDP apod.).
Dokumenty jsou evidovány v příslušných spisech a aplikace umí samostatně vyhodnotit, kdy je potřeba vytvořit nový spis. Názvy dokumentů i spisů generuje pomocí šablon s nahrazovacími sekvencemi. V pravidelných časových intervalech pak zajistí zápis nově zaevidovaných spisů, dokumentů a komponent do spisové služby.
UPS také provádí modifikaci dokumentů a sestav (soubor typu Word, PDF sestava apod.) a podle šablony doplní údaje požadované ze spisové služby, zejména jednací číslo. Závěrem se pak v aplikaci UPS dokumenty a spisy vyřídí a postoupí do správy spisové služby.
Praktické nasazení
Pro úspěšné nasazení aplikace je potřeba nastavit webový přístup do spisové služby a sladit číselníky sestav a dokumentů, které se ve službě mají evidovat. Poté se definují pravidla pro tvorbu spisů a dokumentů a nastaví se pracovní scénář. Typický scénář může vypadat následovně:
- V systému Vema je vytvořen dokument a spis.
- Odešle se do spisové služby.
- Zpět se vrátí odpověď s přiděleným jednacím číslem.
- Spis i dokument je v UPS vyřízen.
- Následně je spis včetně dokumentu předán do spisové služby.
Z pohledu uživatele Vemy je proces maximálně jednoduchý. Jak přímo z otevřeného dokumentu, tak z tiskového formuláře je přístupné tlačítko Odeslat do spisové služby. Zbytek úkonů pak již probíhá na pozadí zcela automaticky.
Týká se vás výše uvedená povinnost a chcete si usnadnit její řešení? Napište nám na email vema@vema.cz nebo nám zavolejte na tel. číslo 530 500 100. Případně vše proberte se svým osobním konzultantem.