Je třeba rozlišovat mezi právem zaměstnance na dovolenou, které se vztahuje k tomu, v jakém rozsahu má zaměstnanec na poskytnutí dovolené nárok, a samotným čerpáním dovolené.
Kdo, kdy, za jakých podmínek a v jakém rozsahu o čerpání dovolené rozhoduje, řeší právní úprava čerpání dovolené, která je komplexně obsažena v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“).
Tato právní úprava se vztahuje nejen na zaměstnance v pracovním poměru podle zákoníku práce, ale i na státní zaměstnance ve služebním poměru, neboť ustanovení § 103 odst. 1 zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, v platném znění, stanovuje, že dovolená státních zaměstnanců činí 5 týdnů v kalendářním roce a jinak se řídí zákoníkem práce.
Tento článek je věnován právě problematice čerpání dovolené, a to především z pohledu zaměstnavatele. Tedy jaké jsou hlavní úlohy zaměstnavatele, jeho omezení a povinnosti vyhovění žádosti zaměstnance ve věci čerpání dovolené.
2 hlavní úlohy zaměstnavatele při čerpání dovolené
Čerpání dovolené zákoník práce upravuje v ustanoveních § 217 až 220. Zákoník práce předpokládá, že by určení čerpání dovolené mělo mít dvě fáze.
1. FÁZE
Je vypracování písemného rozvrhu čerpání dovolené, který by zaměstnavatel měl vydat po předchozím souhlasu odborové organizace a rady zaměstnanců, pokud u zaměstnavatele působí.
Samotný rozvrh čerpání dovolené však ještě není určením doby čerpání dovolené pro zaměstnance.
- Rozvrh čerpání dovolené by zaměstnavatel měl sestavovat tak, aby v něm zohlednil nejen své provozní potřeby, ale i oprávněné zájmy jednotlivých zaměstnanců. Dovolenou by měl zaměstnavatel zaměstnancům rozplánovat tak, aby ji mohli vyčerpat vždy do konce kalendářního roku, ve kterém jim na dovolenou vzniklo právo.
Dále zákoník práce uvádí, že by snahou zaměstnavatele mělo být, aby dovolená mohla být vyčerpána zpravidla vcelku, což ale nebývá v praxi příliš běžné, protože to nemusí vyhovovat ani zaměstnavateli, ani zaměstnanci.
- Protože je čerpání dovolené v několika částech běžnější a častější, stanovuje zákoník práce, že v takových případech musí alespoň jedna část dovolené činit nejméně 2 týdny vcelku. Jestliže by ani jedna část nečinila nejméně 2 týdny vcelku, musí se na tom zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodnout.
2. FÁZE
Je samotné určení doby čerpání dovolené. To je uskutečňováno jednostranným písemným rozhodnutím zaměstnavatele, které určuje konkrétnímu zaměstnanci konkrétní termín čerpání dovolené.
Zaměstnanci musí být rozhodnutí o určeném termínu čerpání dovolené doručeno nejméně 14 dní předem, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiném (zpravidla kratším) termínu oznámení.
Písemné určení zde nutně neznamená dovolenku „na papíře“. Protože se nejedná o důležitou pracovněprávní písemnost, může být čerpání dovolené určeno i:
- e-mailem,
- prostřednictvím intranetové aplikace zaměstnavatele či
- vyznačením a schválením žádosti v HR systému nebo
- jinými podobnými cestami.
V praxi bývá u některých zaměstnavatelů běžné, že si zaměstnanci vypisují tzv. Dovolenky.
Dovolenka je formulář, ve kterém zaměstnanec vyplní požadovaný termín dovolené a ten následně předává nadřízenému.
Ačkoliv by tato praxe mohla svádět k tomu, že je to zaměstnanec, kdo si určuje dovolenou, není tomu tak. Tzv. dovolenka je jen žádostí zaměstnance o určení termínu dovolené a pokud zaměstnavatel tuto žádost schválí či potvrdí, jde o rozhodnutí zaměstnavatele o určení čerpání dovolené danému zaměstnanci v uvedeném termínu.
! Samotné vyplnění dovolenky a její předání nadřízenému tedy rozhodně zaměstnanci nezakládá právo na čerpání dovolené v požadovaném termínu.
3 základní omezení zaměstnavatele při určení čerpání dovolené
Ačkoliv bylo již výše uvedeno, že termín čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, i pro něj platí některá omezení, která musí respektovat.
- Zaměstnavatel nesmí určit dovolenou na dobu, kdy je zaměstnanec dočasně práce neschopen nebo na dobu, kdy vykonává vojenské cvičení nebo službu v operačním nasazení.
- Rovněž zaměstnavatel nesmí dovolenou určit na dobu, kdy je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené, ani na dobu, kdy je zaměstnanec na otcovské dovolené nebo rodičovské dovolené.
- Během trvání jiných překážek v práci na straně zaměstnance (např. ošetřování členy rodiny nebo karanténa) může zaměstnanec sám požádat o čerpání dovolené a zaměstnavatel mu smí vyhovět. Jednostranně však zaměstnavatel nemůže určit čerpání dovolené na dobu překážek v práci na straně zaměstnance.
Oproti tomu nic nebrání tomu, aby zaměstnavatel určil čerpání dovolené na dobu překážek v práci na straně zaměstnavatele (např. při plánované odstávce výroby).
! Musí tak učinit písemným rozhodnutím alespoň ve 14denním předstihu (viz výše), ale jinak toto zákoník práce nezakazuje, byť proti takovému postupu zejména odborové organizace někdy protestují.
Vzhledem k tomu, že dovolená má sloužit k dlouhodobému odpočinku zaměstnance, který mu umožní dostatečně regenerovat jeho síly a pracovní schopnosti, není žádoucí, aby ji zaměstnavatel určoval zaměstnanci po příliš malých částech.
- Zaměstnavatel tak může jednostranně určit zaměstnanci dovolenou nejméně v rozsahu celé délky směny.
- Se souhlasem zaměstnance může zaměstnavatel určit dovolenou v rozsahu kratším, než je délka směny, nejméně však dovolená může činit polovinu délky směny. Méně než polovinu délky směny lze určit pouze v případě, že jde o zbývající část nevyčerpané dovolené a zaměstnanec s tím souhlasí.
! V praxi to znamená, že ačkoli se nárok na dovolenou vypočítává a čerpá v hodinách, neznamená to, že jej lze určovat po hodinách, a to ani kdyby to zaměstnanec chtěl. Nelze tak např. čerpat 1 hodinu dovolené kvůli dřívějšímu odchodu z práce na školní besídku.
Povinnost vyhovět žádosti zaměstnance o čerpání dovolené
Zákoník práce stanovuje 3 případy, kdy je zaměstnavatel povinen vyhovět žádosti zaměstnankyně či zaměstnance o čerpání dovolené.
- Případ, kdy zaměstnankyně požádá o čerpání dovolené po mateřské dovolené.
- Případ, kdy zaměstnanec požádá o čerpání dovolené po otcovské dovolené.
- Případ, kdy zaměstnanec požádá o čerpání dovolené po rodičovské dovolené, avšak jen čerpané do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou.
Otcovská dovolená je nejnověji (od 1. 12. 2022) upravenou překážkou v práci na straně zaměstnance, kterou je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout. Čerpání otcovské dovolené je vázáno na dobu poskytování dávky otcovské poporodní péče podle zákona o nemocenském pojištění.
Protože žádosti zejména zaměstnankyň o čerpání dovolené tak, aby jim navazovala bezprostředně na mateřskou dovolenou, bývají poměrně časté, mívají zaměstnavatelé pro tyto případy připravené vzorové dokumenty, které používají.
! V zásadě nejsou stanovené žádné formální náležitosti, které by taková žádost měla obsahovat. Aby byla žádost pro zaměstnavatele srozumitelná a jednoznačná, doporučujeme:
- Aby kromě řádné identifikace žádajícího zaměstnance obsahovala i přesné informace o tom, do kdy zaměstnanec či zaměstnankyně čerpá mateřskou dovolenou, otcovskou dovolenou nebo v případě zaměstnance i rodičovskou dovolenou do doby, po kterou je zaměstnankyně oprávněna čerpat mateřskou dovolenou,
- a v jakém rozsahu žádá o čerpání dovolené. Rozsah lze určit i tím, že zaměstnanec požádá o čerpání veškeré zbývající nevyčerpané dovolené, na kterou má nárok.
- Rovněž lze doporučit, aby zaměstnanec či zaměstnankyně v žádosti uvedli, zda po vyčerpání dovolené nastoupí na rodičovskou dovolenou či se vrátí do práce.
Čerpání dovolené musí zaměstnavatel respektovat
Čerpání dovolené je v zákoníku práce podrobně upraveno a uvedenou úpravu je třeba respektovat. V případech, kde je třeba souhlasu zaměstnance nebo jeho žádosti, musí jít o dobrovolný projev vůle zaměstnance. Zaměstnanec nesmí být ze strany zaměstnavatele nucen k poskytnutí souhlasu či podání žádosti v souvislosti s čerpáním dovolené. Naopak by zaměstnavatel měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance, pokud tomu nebrání provozní důvody na straně zaměstnavatele.
V problematice čerpání dovolené Vám VEMA usnadní práci pomocí aplikace na plánování dovolené. Zjistěte více.
Autor: Mgr. Tomáš Trojan
advokátní koncipient v advokátní kanceláři Mgr. Michala Vrajíka
