Jsou jimi:
- potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list);
- evidenční list důchodového pojištění;
- potvrzení o zdanitelných příjmech;
- pracovní posudek;
- žádost o výstupní lékařskou prohlídku;
- výstupní list.
1. Zápočtový list
Ustanovení § 313 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění, ukládá zaměstnavateli vydat zaměstnanci při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání (zápočtový list).
Zaměstnanec o jeho vydání nemusí žádat. Zaměstnavatel je povinen vydat zaměstnanci zápočtový list automaticky, a to až v okamžiku, kdy pracovní poměr končí, tedy např. souběžně s uplynutím výpovědní doby, nikoli již při doručování výpovědi.
Zákoník práce vyjmenovává jednotlivé údaje, které jsou povinným obsahem potvrzení o zaměstnání. Jsou jimi:
- údaje o zaměstnání a o tom, zda se jednalo o pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti a údaj o době jejich trvání;
- druh konaných prací;
- dosažená kvalifikace;
- odpracovaná doba;
- údaj o tom, zda jsou ze zaměstnancovy mzdy (platu) prováděny srážky a podrobnosti ohledně těchto srážek;
- údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii za dobu před 1. 1. 1993.
Zaměstnavatelům lze s ohledem na postupy inspektorátů práce při kontrolách doporučit, aby zápočtové listy doručovali zaměstnancům postupem, který stanoví přísnější pravidla doručování důležitých pracovněprávních písemností.
Zpravidla půjde o předání zápočtového listu osobně do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Teprve není-li to možné, lze zápočtový list odeslat poštou, nicméně při dodržení podmínek vyplývajících ze zákoníku práce, tj. doporučeně s dodejkou do vlastních rukou výhradně jen adresáta s úložní dobou 15 kalendářních dní na poslední adresu oznámenou zaměstnancem pro účely doručování písemností.
2. Evidenční list důchodového pojištění
Evidenční listy upravuje zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění, podle kterého je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci evidenční list důchodového pojištění nejpozději do 1 měsíce od posledního dne trvání pracovního poměru tohoto zaměstnance.
Údaje povinně zapisované do evidenční listu stanoví ustanovení § 38 odst. 4 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení následovně:
- identifikační údaje zaměstnavatele;
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo zaměstnance;
- druh výdělečné činnosti;
- doba účasti na důchodovém pojištění;
- doba důchodového pojištění;
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti;
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu vylučují; a
- doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti.
Při doručování evidenčního listu důchodového pojištění není třeba postupovat podle ustanovení § 334 a násl. zákoníku práce a postačí jej doručit i obyčejně, byť lze doporučit zaslat jej zaměstnanci doporučeně poštou nebo předat oproti podpisu zaměstnance osobně, aby zaměstnavatel pro případ sporu či kontroly disponoval důkazem o doručení evidenčního listu zaměstnanci.
3. Potvrzení o zdanitelných příjmech
Dalším často se vyskytujícím dokumentem je tzv. potvrzení o zdanitelných příjmech. Tento dokument vystavuje zaměstnavatel v souladu s ustanovením § 38j odst. 3 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění, na žádost zaměstnance jako daňového poplatníka, a to za období, za které byla vyplácena nebo zúčtována mzda.
Zaměstnavatel musí dokument vystavit nejpozději do deseti dnů od podání žádosti. Obsahově musí potvrzení o zdanitelných příjmech obsahovat souhrnné údaje uvedené ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh a pro poskytnutí slevy na dani a daňového zvýhodnění.
Kopii vystaveného dokladu si zaměstnavatel uschovává. Ani tento dokument není třeba doručovat zaměstnanci podle přísnějších pravidel obsažených v ustanovení § 334 a násl. zákoníku práce.
4. Pracovní posudek
Posudek o pracovní činnosti (pracovní posudek) vydává zaměstnavatel zaměstnanci pouze v případě, že o to zaměstnanec zaměstnavatele požádá.
Zaměstnavatel je v souladu s ustanovením § 314 odst. 1 zákoníku práce povinen vydat zaměstnanci pracovní posudek do 15 dnů ode dne, kdy o to zaměstnanec požádal. Zaměstnavatel však nemusí posudek vydat dříve než 2 měsíce před skončením pracovního poměru. Vydání pracovního posudku by se tedy skutečně mělo vázat pouze ke skončení pracovního poměru a zaměstnavatel není povinen jej vydat kdykoli za trvání pracovněprávního vztahu.
Obsahem pracovního posudku jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce daného zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. Pracovním posudkem tak může být jediný dokument, ale i soubor dokumentů. Důležité je, aby se informace v posudku obsažené vztahovaly k zaměstnancem vykonávané práci a jeho schopnosti zapojit se do pracovního procesu u zaměstnavatele. Z hlediska zaměstnavatele je důležité, aby byl pracovní posudek co do obsahu obhajitelný. Pokud totiž zaměstnanec s obsahem posudku nesouhlasí, může se žalobou u soudu domáhat jeho přiměřené úpravy spočívající např. ve vypuštění určitých pasáží. Je pak na zaměstnavateli, aby prokázal správnost a pravdivost skutečností, které o zaměstnanci v pracovním posudku uvedl.
Vzhledem k postoji inspektorátů práce k doručování pracovních posudků lze doporučit jejich doručování za dodržení přísnějších pravidel podle ustanovení § 334 a násl. zákoníku práce (viz výše).
5. Žádost o výstupní lékařskou prohlídku
Výstupní lékařská prohlídka se netýká povinně všech zaměstnanců, ale pouze určitých skupin vypočtených v ustanovení § 13 odst. 2 vyhlášky o pracovnělékařských službách a některých druzích posudkové péče (vyhláška č. 79/2013 Sb., v platném znění). Při skončení pracovního poměru se provádí výstupní lékařská prohlídka u následujících kategorií zaměstnanců:
- zaměstnanec, který vykonával práci zařazenou podle zákona o ochraně veřejného zdraví v kategorii druhé rizikové, třetí nebo čtvrté;
- zaměstnanec, u něhož byla v době výkonu práce u současného zaměstnavatele uznána nemoc z povolání nebo ohrožení nemocí z povolání, pokud stále trvají;
- zaměstnanec, který utrpěl v době výkonu práce u současného zaměstnavatele pracovní úraz a v příčinné souvislosti s ním mu byla uznána nejméně dvakrát dočasná pracovní neschopnost, popřípadě bylo provedeno nové bodové ohodnocení bolesti nebo ztížení společenského uplatnění. Vyhláška o pracovnělékařských službách do 31. 12. 2022 uváděla, že dočasná pracovní neschopnost musela být uznána „opakovaně“, což bylo od 1. 1. 2023 nahrazeno přesnějším slovním spojením „nejméně dvakrát“.
Tyto zaměstnance je tedy zaměstnavatel povinen při skončení pracovního poměru vyslat na výstupní lékařskou prohlídku a vystavit jim k tomu příslušnou žádost za užití předepsaného formuláře.
Bohužel nelze vždy odcházejícího zaměstnance přimět k absolvování prohlídky, je však důležité předat mu alespoň žádanku a vyzvat jej k podstoupení prohlídky. Skutečnost, že následně zaměstnanec, ač byl řádně vyzván, výstupní lékařskou prohlídku neabsolvuje, není ze strany zaměstnavatele přestupkem a jde k tíži zaměstnance.
6. Výstupní list
Výstupní list zaměstnance není povinným dokumentem, jeho vyhotovení lze nicméně zaměstnavatelům velmi doporučit. Právní předpisy výstupní list ze zaměstnání neupravují, ale zpravidla má podobu formuláře, v němž jsou zahrnuty jednotlivé kategorie závazků či záležitostí, které je třeba v souvislosti se skončením pracovního poměru vypořádat. Odpovědný zaměstnanec potom přímo do formuláře potvrzuje např. odevzdání služebního telefonu či počítače odcházejícím zaměstnancem zpět zaměstnavateli.
Zaměstnavatel má poté k dispozici dokument, který v něm uvedené skutečnosti dokládá pro případ sporu či potřeby zpětné kontroly. Zaměstnavatel může jeho kopii předat také zaměstnanci, není to však jeho povinností a činit tak nemusí.
Výstupní list lze koncipovat jako samostatný dokument nebo může tvořit přílohu vnitřního předpisu (např. směrnice) vydaného zaměstnavatelem. Je věcí zaměstnavatele, zda a jakým způsobem výstupní list vytvoří.
Co se týče obsahu výstupního listu, lze doporučit zahrnout do něj zejména následující kategorie:
- předání písemností (např. zápočtového listu, pracovního posudku);
- předání pracovní agendy, tedy seznamu splněných a nesplněných úkolů spolu s podklady a souvisejícími dokumenty či nástroji;
- předání pracovních nástrojů a jiných věcí svěřených zaměstnavatelem zaměstnanci (např. mobilní telefon, notebook, osobní automobil, razítka, nářadí, pracovní oděv);
- vypořádání finančních závazků a škody na ztracených či poškozených věcech.
Do výstupního listu lze však zařadit i další kategorie podle individuální potřeby zaměstnavatele. Pro usnadnění přípravy výstupního listu zaměstnance jsme pro Vás připravili vzor výstupního listu ze zaměstnání, který si můžete stáhnout níže a upravit podle vlastní potřeby.
Nepodceňte odchod zaměstnance
Skončení pracovního poměru je spojeno s potřebou vyhotovení řady dokumentů a vypořádání závazků zaměstnavatele a zaměstnance. Pro přehlednost a případnou potřebu doložení vypořádaného může zaměstnavatel využít výstupního listu zaměstnance, který má zpravidla podobu formuláře a v němž odpovědná osoba potvrdí, které písemnosti či konkrétní věci byly již předány a vypořádány.
Autor: Mgr. Karolina Konečná
Advokátní koncipientka v advokátní kanceláři Mgr. Michala Vrajíka
