Zpracování mezd mají ve firmě často na starosti pracovníci, kteří řeší ještě další agendu. Mzdám se proto nevěnují na 100 % a je náročné, aby drželi krok s neustále se měnící legislativou. Řešením je přenechat výpočet mezd externím specialistům, kteří mají zákony v malíčku, ušetří vám náklady, sníží administrativní zátěž i starosti s komunikací se státními institucemi. Čtěte, co takzvaný outsourcing mezd znamená a proč se firmě vyplatí.
Co je outsourcing mezd
Pojem outsourcing vychází z anglické zkratky „Outside resource using” a lze přeložit jako využívání vnějších zdrojů. Jednoduše řešeno – když firma některé činnosti outsourcuje, znamená to, že je svěří externím dodavatelům. Většinou se přitom jedná o tu práci, která se netýká přímo primárního byznysu firmy, například správa IT, doprava nebo skladování.
S rozvojem technologií a elektronické komunikace je stále běžnější, že firmy outsourcují i vedení účetnictví a nechávají si na dálku třeba zpracovávat mzdy. Nejčastěji to využívají menší společnosti, které by kapacitu vlastní interní účtárny naplno nevytěžily. Skvěle ale funguje outsourcing mezd i u velkých firem, které tak šetří náklady. Mzdový outsourcing na dálku někdy využívají dokonce i nadnárodní společnosti.
Jak to funguje v praxi?
Externí účetní řeší vše, co by měla běžně na starost mzdová účetní zaměstnaná přímo u vás ve firmě. Do její kompetence spadá například:
- Správa osobních údajů zaměstnanců v souladu s legislativou GDPR.
- Měsíční zpracování mezd vč. zákonných odvodů a exekučních srážek.
- Elektronická komunikace s úřady (Česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, finanční správa a exekutorské úřady). Zastoupí firmu i při kontrolách státních orgánů.
- Příprava ročních sestav, statistik a výpočet ročního zúčtování daní.
Vy jen každý měsíc externí firmě předáte data pro výpočet mezd jako například docházku, informace o poskytnutých stravenkách nebo odměnách. Veškeré informace si předáte jednoduše pomocí zabezpečeného modulu, který je k předání podkladů určen.
5 hlavních výhod mzdového outsourcingu
Tady jsou hlavní důvody, proč se externí zpracování mezd vyplatí:
- Pokud svěříte vedení mzdového účetnictví do rukou externí firmy, máte jistotu, že budou všechny dokumenty zpracované správně. Specializovaná externí firma totiž zodpovídá za to, že povede účetnictví bez chyb a mívá uzavřené pojištění odpovědnosti.
- Interně je někdy složité a nákladné, aby všichni pracovníci na účtárně drželi krok se změnami v zákonech Specializované firmy ale neustále sledují změny v legislativě a mzdy tak zpracovávají v souladu s aktuálně platnými předpisy. Vy díky tomu ušetříte za školení a vzdělávací kurzy interní mzdové účetní.
- Outsourcováním mezd také zajistíte větší diskrétnost výplat a ochranu citlivých údajů.
- Zastupitelnost - dostanete zpracované dokumenty vždy včas.
- Jednou z největších výhod je úspora nákladů a nižší administrativní zátěž, např. při nárůstu počtů exekucí. Podívejte se na náš výpočet.
Ani spojením s externím specialistou se ale starostí o mzdy úplně nezbavíte. Myslete na to, že externí účetní potřebuje ve firmě spojku, která bude posílat data nebo doplní chybějící informace. Jednodušší komunikaci mezi firmou a specialistou umožňuje například Externí zpracování mezd od Vemy.
