O připravované novele zákona o účetnictví se mluví už několik let. Není proto divu, že mezi účetními, hospodářkami i ekonomy organizací veřejného a neziskového sektoru vyvolává řadu otázek. Budeme muset změnit zaběhnuté postupy? Čeká nás povinná digitalizace účetnictví? A bude nutné pořizovat nové systémy?
Přestože se o novele intenzivně diskutuje, její finální podoba zatím není schválena. Návrh zákona prošel vládou a nyní čeká na projednání v Poslanecké sněmovně. Účinnost se aktuálně nejpravděpodobněji předpokládá od 1. ledna 2028 a řadu praktických pravidel teprve stanoví prováděcí vyhlášky Ministerstva financí.
Jinými slovy: na přípravu je dostatek času. A dobrou zprávou je, že většina změn, o kterých se dnes mluví, není pro uživatele moderních ekonomických systémů ničím převratným. Platí to i pro Ekonomický systém Vema, který už dnes většinu připravovaných požadavků podporuje.
Co Vás zajímá?
Co dnes naše uživatele zajímá?
Cílem připravované legislativy je mimo jiné modernizace účetních pravidel a další podpora digitalizace účetnictví. Přestože finální podoba zákona ani prováděcích vyhlášek ještě není známá, už dnes je zřejmé, které oblasti vyvolávají mezi účetními nejvíc otázek.
V praxi se opakují především tři témata:
- digitalizace účetnictví a práce s elektronickými účetními doklady,
- evidence změn účetních záznamů a jejich dohledatelnost,
- ukládání a archivace účetních dokumentů.
Právě kolem těchto oblastí dnes panuje řada nejasností. Podívejme se na ně podrobněji.
Digitalizace účetnictví: Většina změn už je běžnou součástí praxe
Obavy mezi účetními vyvolává hlavně povinná digitalizace účetnictví. Mnozí si pod ní představí zásadní změnu způsobu práce nebo povinnost převést všechny účetní procesy do nové podoby.
Ve skutečnosti návrh zákona především potvrzuje směr, kterým se účetnictví ubírá už řadu let. Důraz klade na elektronickou podobu účetních záznamů a účetních dokladů, zejména u organizací veřejného sektoru.
„Digitalizace neznamená, že ze dne na den zmizí všechny papírové doklady. Pokud účetní doklad vznikne v listinné podobě, návrh zákona počítá s jeho převedením do elektronické podoby a další prací s digitálním záznamem,“ říká Josef Babák, analytik personálních informačních systémů.
Pro uživatele systému EKOS to ale neznamená revoluci. Účetnictví je v něm vedeno elektronicky už dnes a systém dlouhodobě podporuje práci s elektronickými účetními doklady. Pokud účetní doklad vznikne v papírové podobě, lze jej k účetnímu záznamu jednoduše připojit. Zároveň systém eviduje, kdo účetní záznam pořídil a kdo za něj odpovídá.
Právě v této oblasti proto neočekáváme zásadní změny. Jakmile budou zveřejněny prováděcí vyhlášky Ministerstva financí, případné nové požadavky do systému průběžně zapracujeme.
Potřebujeme kvůli archivaci ještě spisovou službu?
Vedle digitalizace účetnictví vyvolává řadu otázek také oblast archivace účetních dokumentů. Především školy a další organizace veřejného sektoru se ptají, jestli budou muset všechny účetní doklady nově ukládat nejen do ekonomického systému, ale současně i do samostatné spisové služby.
Podle současného návrhu zákona ale není důvod předpokládat, že by organizace musely stejné dokumenty spravovat ve více systémech. Právě naopak, očekává se, že prováděcí vyhláška stanoví podmínky, za kterých bude moci samotný účetní systém plnit požadavky na evidenci účetních dokumentů podle zákona o archivnictví a spisové službě.
Jedním z cílů připravované legislativy je také omezit zbytečnou administrativní zátěž. Pokud účetní systém tyto podmínky splní, nebude nutné kvůli účetním dokladům zavádět další evidenci jen proto, aby organizace splnila požadavky zákona o archivnictví a spisové službě.
Každá změna bude dohledatelná
S přechodem na elektronické účetnictví souvisí ještě jeden důležitý požadavek. Nestačí pouze vědět, kdo účetní záznam vytvořil. Stejně důležité bude mít přehled o tom, kdo s ním v průběhu času pracoval a jaké změny provedl.
Právě proto návrh zákona klade větší důraz na takzvanou auditní stopu, tedy možnost zpětně dohledat, kdo účetní záznam změnil, kdy ke změně došlo a jaká byla jeho původní i nová podoba.
Ani v této oblasti ale nepůjde pro uživatele EKOSu o zásadní novinku. Systém už dnes obsahuje auditní mechanismy, které lze zapnout nad jednotlivými datovými soubory. Díky nim je možné evidovat historii změn včetně informace o tom, kdo a kdy změnu provedl a jaká byla původní i nová hodnota.
S dalším rozvojem systému navíc počítáme i s přehlednějšími výstupy, které usnadní práci auditorům i kontrolním orgánům, což je pro veřejnou správu a neziskový sektor klíčové.
„Největší obavou zákazníků je dnes představa, že budou muset ze dne na den změnit způsob práce. Tak to ale není. Většina organizací už dnes vede účetnictví elektronicky a připravovaná novela tento směr především potvrzuje,“ uvádí Josef Babák.
EKOS se připravuje i na další změny
Vedle úprav souvisejících s novou legislativou pokračuje také dlouhodobý rozvoj systému. Patří sem například webové služby (API) pro propojení s dalšími systémy, digitální schvalování přijatých faktur nebo připravované elektronické schvalování objednávek.
Tyto změny nejsou reakcí pouze na chystanou novelu, ale na dlouhodobý trend digitalizace účetních procesů.
Co si z připravované novely odnést?
Připravovaná novela zákona o účetnictví přinese změny, které se budou týkat všech účetních jednotek, včetně rozpočtových, příspěvkových a neziskových organizací. Její finální podoba ale zatím není schválená a řadu praktických pravidel určí až prováděcí vyhlášky Ministerstva financí.
Už dnes je ale zřejmé, že největší změny se budou týkat digitalizace účetnictví, evidence změn účetních záznamů a práce s účetními dokumenty. Právě na tyto oblasti se v EKOSu dlouhodobě zaměřujeme a další rozvoj systému jim bude odpovídat.
Vývoj legislativy průběžně sledujeme. Jakmile budou známé konkrétní požadavky, promítneme je do systému a budeme naše zákazníky včas informovat.
Hlavní body článku
- Návrh nového zákona o účetnictví zatím není schválen.
- Účinnost se aktuálně předpokládá od 1. ledna 2028.
- Klíčové budou prováděcí vyhlášky Ministerstva financí.
- Největší změny se týkají digitalizace účetnictví, evidence změn účetních záznamů a práce s účetními dokumenty.
- Většinu očekávaných požadavků ekonomický systém Vema podporuje již dnes a další změny budou implementovány podle finální podoby legislativy.
