Pobýváte často mimo kancelář? Pak se při plánování a evidenci pracovních cest jen stěží obejdete bez tohoto nástroje.
ihned po vyúčtování pracovní cesty
workflow schvalování, řešení záloh, vyúčtování, vazba do mezd
měsíční výkazy samostatných služebních jízd MHD
optimalizuje využití vozidel v organizaci
Pracovní cesty je webová aplikace, která komplexně řeší celou agendu tuzemských i zahraničních pracovních cest, od plánování a schvalování přes zálohy, měny, vyúčtování, výstupy do účetnictví a mezd a další související funkce, vždy v souladu s aktuální legislativou. Pro zpracování schvalovacích procesů využívá nástroje workflow a přirozeně spolupracuje s ostatními aplikacemi. Eliminuje papírování, protože vše probíhá elektronicky, bezpečně a průkazně. Systém je s ohledem na specifika konkrétní organizace maximálně variabilní.
Pracovní cestu účtujete až po návratu, kdy je třeba do systému zanést jednotlivé etapy cesty, dopravní prostředky, náklady na jízdu, nocleh, ostatní náklady a stravné. Program na základě těchto údajů vypočítá náhrady vyplývající ze zákona, včetně zaúčtování vyplacené zálohy. Cestovní příkaz zahrnuje detailní informace o cestě, například zpráva z cesty, datum a způsob proplacení nároku a podobně. K vypracování zprávy a vyúčtování lze také použít proces schvalování.
Příkaz je možné kdykoliv vytisknout.
U jednotlivých vozidel program eviduje všechny potřebné technické údaje, knihu jízd, údaje o pojištění, způsob placení silniční daně, vlastníka soukromého vozidla nebo osobu pověřenou řídit služební vozidlo. Záznamy v knihách jízd vznikají automaticky po vyúčtování pracovní cesty související s příslušným vozidlem. Soukromé jízdy se zadávají manuálně.
Samostatné služební jízdy veřejným dopravním prostředkem se zapisují do měsíčních výkazů. Na konci měsíce se jízdné vyúčtuje a může být proplaceno hotově nebo ve mzdě.
Aplikace Pracovní cesty spolupracuje s aplikacemi Personalistika a Mzdy. Používáním stejného souboru Osoby je zajištěna integrita údajů o osobách v celém informačním systému Vema. Do Mezd lze posílat podklady pro vyplácení cestovného ve mzdě. Pracovní cesty dále přebírají čísla zakázek, pracovišť a činností z informačního systému Ekos. Při sledování zaplacených příkazů je možné automatizovat komunikaci s Pokladnou.
Máte zájem o nabídku na míru vašim potřebám nebo byste nejdříve ocenili konzultaci zdarma na 30 minut? Ozvěte se nám, ujasníme si vaše požadavky a zašleme vám nabídku na míru.
K dispozici jsou sestavy s množstvím nastavitelných úrovní třídění a pohledů na cestovní příkazy. Především je to ta, která odpovídá standardním tištěným formulářům, jež se používají v mnoha organizacích. Dále pak jde o sestavy, které umožňují přehledy podle zvolených kritérií, například plánované cesty k určitému datu, použitelné pro vyhledání spolujízdy, cesty jednoho pracoviště v daném období, cesty jednoho člověka v daném období, všechny dosud neuhrazené cesty atd.
Zadávání údajů do cestovního příkazu zachovává logiku vyplňování klasických tištěných formulářů, počítačové zpracování pak dovoluje několik vítaných změn. Před zahájením cesty zapíšete do příkazu datum, cíl a účel cesty, způsob dopravy, spolucestující a zálohu, kterou můžete čerpat z pokladny. Pro optimalizaci využití vozidel v organizaci lze vyhledávat možnosti spolujízdy. Nakonec předáte příkaz ke schválení svému nadřízenému, je-li to takto ve vaší organizaci stanoveno.
Ovládání aplikace se shoduje s ovládáním všech ostatních aplikací Vema. Rychlá navigace pomocí stromové nabídky, funkční klávesy a zkratky jsou navrženy tak, aby bylo používání pro uživatele co nejjednodušší.
Je možné tisknout Knihu jízd zvlášť pro každé vozidlo, dále přehled záloh silniční daně za vybrané období, žádost o použití soukromého vozidla a jednotlivé výkazy jízdného hromadnou dopravou.
Zaujalo vás naše řešení? Pošlete nám kontakt a brzy se Vám ozveme. Ujasníme si vaše potřeby a vypracujeme nezávaznou nabídku na míru.
Beata Dusilová
Obchodní manažer
info@vema.cz
+420 530 500 000
Přidejte se k více než 1210 personalistům, kteří jednou týdně dostávají naše HR novinky.
Systém Vema vám přináší Seyfor