Schvalování přijatých faktur

Pohodlnější schvalování bez zbytečného obíhání

Zapojte do schvalování faktur všechny odpovědné pracovníky bez zdlouhavého předávání dokladů a nahánění podpisů. Ekos převede schvalovací proces do přehledného elektronického workflow, ve kterém každý ví, co má schválit, a účetní mají přehled o tom, v jaké fázi se faktura právě nachází. 

Schvalování probíhá v souladu s požadavky zákona o řízení a kontrole veřejných financí. Každý krok je evidovaný a dohledatelný, takže máte přehled o odpovědnostech, provedených kontrolách i celé historii schvalování. 

Každá faktura ke správným lidem

Schvalovací proces zahájíte přímo z agendy fakturace. Systém fakturu automaticky předá ke schválení správným osobám podle organizační struktury a nastaveného workflow. 

Podporuje také vícekrokové schvalování podle jednotlivých rolí – například žadatele, příkazce operace, správce rozpočtu nebo hlavní účetní. Odpovědní pracovníci mohou fakturu schválit, zamítnout nebo vrátit k opravě a doplnit svůj komentář. 

Účetní tak nemusí hlídat, komu mají fakturu předat jako další. Průběh schvalování řídí nastavené workflow a všechny provedené kroky zůstávají zaznamenané. 

notebook frame
image

Schvalovací proces zahájíte přímo z agendy fakturace. Systém fakturu automaticky předá ke schválení správným osobám podle organizační struktury a nastaveného workflow. 

Podporuje také vícekrokové schvalování podle jednotlivých rolí – například žadatele, příkazce operace, správce rozpočtu nebo hlavní účetní. Odpovědní pracovníci mohou fakturu schválit, zamítnout nebo vrátit k opravě a doplnit svůj komentář. 

Účetní tak nemusí hlídat, komu mají fakturu předat jako další. Průběh schvalování řídí nastavené workflow a všechny provedené kroky zůstávají zaznamenané. 

Přehled o schvalování na jednom místě

Kdykoliv zjistíte, v jaké fázi se faktura nachází, kdo ji již schválil a na koho právě čeká. Elektronická „košilka“ uchovává informace o průběhu schvalovacího procesu i náležitostech dokladu a k dispozici zůstává také historie jednotlivých kroků. 

Všichni zapojení pracovníci mají při schvalování k dispozici náhled faktury i přiložených dokumentů, například PDF. Automatické notifikace e-mailem a v iPortálu je upozorní, když je potřeba jejich rozhodnutí. 

notebook frame
image

Kdykoliv zjistíte, v jaké fázi se faktura nachází, kdo ji již schválil a na koho právě čeká. Elektronická „košilka“ uchovává informace o průběhu schvalovacího procesu i náležitostech dokladu a k dispozici zůstává také historie jednotlivých kroků. 

Všichni zapojení pracovníci mají při schvalování k dispozici náhled faktury i přiložených dokumentů, například PDF. Automatické notifikace e-mailem a v iPortálu je upozorní, když je potřeba jejich rozhodnutí. 

Schvalování z kanceláře i na dálku

Ke schvalování se odpovědní pracovníci dostanou prostřednictvím webového rozhraní, takže nejsou odkázáni na konkrétní pracovní místo nebo zařízení. Fakturu mohou zkontrolovat a schválit i v situaci, kdy právě nejsou v kanceláři. 

Schvalovací proces se tak nemusí zbytečně zastavit jen proto, že některý z odpovědných pracovníků není fyzicky přítomný. 

image

Ke schvalování se odpovědní pracovníci dostanou prostřednictvím webového rozhraní, takže nejsou odkázáni na konkrétní pracovní místo nebo zařízení. Fakturu mohou zkontrolovat a schválit i v situaci, kdy právě nejsou v kanceláři. 

Schvalovací proces se tak nemusí zbytečně zastavit jen proto, že některý z odpovědných pracovníků není fyzicky přítomný. 

Kontrola před platbou a zaúčtováním

Nastavený proces pomáhá zajistit, aby faktura před platbou a zaúčtováním prošla příslušnou věcnou a finanční kontrolou. Organizace získává lepší přehled nad schvalovanými výdaji a kontrolou rozpočtu a zároveň jasnou evidenci toho, kdo jednotlivé kroky provedl. 

image

Nastavený proces pomáhá zajistit, aby faktura před platbou a zaúčtováním prošla příslušnou věcnou a finanční kontrolou. Organizace získává lepší přehled nad schvalovanými výdaji a kontrolou rozpočtu a zároveň jasnou evidenci toho, kdo jednotlivé kroky provedl. 

Přihlaste se k odběru newsletteru a získávejte informace o HR novinkách včas.

Přihlášením souhlasíte se zasíláním newsletteru. Více informací o ochraně osobních údajů a vašich právech najdete zde.

Systém Vema vám přináší Seyfor