Když firma roste, dříve nebo později začne narážet na stejné problémy. Docházka se vede v tabulkách, žádosti o dovolenou chodí e-mailem, pracovní smlouvy jsou uložené v různých složkách, změny osobních údajů se řeší ručně a personalisté nebo mzdové účetní tráví stále více času administrativou místo práce s lidmi.
Proč firmy začínají řešit HR systém
Na začátku to většinou funguje. Firma má deset nebo dvacet zaměstnanců a základní HR agenda nebo personální agenda se dá zvládnout ručně. Jakmile ale počet lidí roste, přibývá pracovněprávních vztahů, dokumentů, schvalování, legislativních povinností i požadavků vedení na přesná data. A právě v této chvíli většina firem začne řešit otázku:
Potřebujeme HR systém? A pokud ano, jak vybrat ten správný?
Výběr HR systému není jen technické rozhodnutí. Ve skutečnosti jde o rozhodnutí, které ovlivní každodenní fungování firmy, zaměstnance, efektivitu HR oddělení i schopnost firmy růst bez chaosu. Moderní řízení lidských zdrojů se dnes bez kvalitního systému prakticky neobejde.
Firmy dnes při výběru HR systému neřeší pouze evidenci zaměstnanců. Důležitá je také automatizace HR procesů, návaznost na mzdy, zaměstnanecká samoobsluha, legislativní spolehlivost a možnost dalšího rozvoje systému podle růstu firmy. Právě proto se výběr HR softwaru stává strategickým rozhodnutím, které ovlivňuje efektivitu celé organizace.
Co je HR systém?
HR systém je software určený pro správu zaměstnanců, personálních dat a HR procesů v organizaci. Moderní HR software dnes neslouží pouze jako evidence zaměstnanců. Stává se centrálním nástrojem pro digitalizaci HR, HR automatizaci a propojení personalistiky s dalšími firemními procesy.
V praxi se nejčastěji ukazuje, že firmy potřebují sjednotit různé nástroje a procesy do jednoho prostředí. Zatímco dříve firmy řešily personální agendu pomocí tabulek, e-mailů a papírových dokumentů, moderní personální systém umožňuje spravovat většinu HR procesů na jednom místě.
Firmy tak získávají lepší kontrolu nad daty, nižší chybovost a efektivnější práci HR oddělení i managementu.
TIP: Často se můžete setkat také s pojmem HRIS (Human Resources Information System). Jde o označení pro moderní informační systém určený pro správu zaměstnanců, HR procesů a personálních dat.
Co by měl umět moderní HR systém?
Moderní HR software pro střední firmy i větší organizace by měl podporovat zejména:
- evidenci zaměstnanců,
- onboarding zaměstnanců,
- plánování dovolené a nepřítomností,
- docházkový systém,
- správu dokumentů,
- hodnocení výkonu,
- plánování směn,
- vzdělávání zaměstnanců,
- schvalovací procesy,
- reporting a analytiku,
- návaznost na mzdy a účetnictví,
- employee self-service portál pro zaměstnance,
- workforce management a plánování kapacit.
Ne každá firma potřebuje všechny funkce. Důležité je pochopit, které procesy dnes firmu nejvíce brzdí a kde vzniká nejvíce ruční práce.
Při výběru HR systému doporučujeme zaměřit se hlavně na oblasti, které mají největší dopad na každodenní fungování firmy. Z dlouhodobého hlediska bývá důležité také to, zda lze systém postupně rozšiřovat podle růstu organizace.
U robustnějších řešení, jako je Vema, je důležité také to, že HR software nemusí stát vedle mzdového systému odděleně. Naopak může tvořit propojený celek, který pokrývá digitalizaci HR, mzdy, zaměstnaneckou samoobsluhu, dokumenty, vzdělávání, hodnocení i další navazující procesy.
Příklad z praxe: Ve firmě s 50 zaměstnanci řeší HR agendu často několik různých lidí:
- personalista,
- účetní,
- vedoucí týmu,
- manažer,
- externí mzdová účetní.
Každý používá jiný nástroj. Data se přepisují ručně. Zaměstnanci posílají dovolené e-mailem. Smlouvy jsou uložené v různých složkách. Docházka se píše do tabulky.
Výsledkem pak bývá ztráta času přepisováním, vyšší chybovost, nepřehlednost a v neposlední řadě související problémy při růstu firmy. Komplikovaná bývá také mzdová agenda, která často probíhá odděleně od HR procesů. A právě tady začíná dávat moderní HR software smysl.
Kdy firma obvykle začne potřebovat HR systém
Mnoho firem si myslí, že HR systém potřebují až velké korporace. Ve skutečnosti se potřeba objevuje mnohem dříve.
Ve firmě o deseti lidech většinou ještě funguje jednoduchá evidence a základní HR agenda. Jakmile se ale firma dostane na dvacet, třicet nebo padesát zaměstnanců, začíná být ruční správa dat neudržitelná.
Typickým signálem je situace, kdy:
- HR agenda zabírá příliš času,
- informace existují na více místech,
- schvalování je nepřehledné,
- vedení firmy nemá aktuální přehled,
- vznikají chyby v evidenci,
- firma potřebuje lépe zvládat legislativní povinnosti,
- zaměstnanci nevědí, kde najdou dokumenty, formuláře nebo informace.
Velmi často nejde o jeden zásadní problém, ale o součet desítek drobných neefektivit, které firmu každý měsíc stojí čas i peníze. Moderní digitální personalistika proto vyžaduje centralizovaný systém, který propojí personalistiku, mzdy, dokumenty, schvalování a zaměstnaneckou komunikaci.
Komu HR systém ulehčí práci
Dobře nastavený HR software nepomáhá jen HR oddělení. V praxi ulehčuje práci všem, kteří se podílejí na správě zaměstnanců, schvalování, evidenci dat nebo návazných procesech.
Personalistům
Personalisté získají přehlednou evidenci zaměstnanců, dokumentů, pracovních poměrů, nástupů, výstupů, vzdělávání nebo hodnocení. Systém jim pomůže hlídat personální události a snížit množství ruční administrativy.
Mzdovým účetním
Mzdové účetní ocení hlavně návaznost personálních údajů na mzdovou agendu. Pokud jsou data správně zadaná a schválená v HR části systému, není nutné je znovu přepisovat do mezd. To snižuje chybovost a šetří čas při měsíčním zpracování.
Vedoucím, manažerům a vedení firmy
Manažeři i vedení firmy získají lepší přehled o týmech, dovolených, docházce, hodnocení, vzdělávání nebo odměnách. Zároveň mohou jednoduše schvalovat žádosti a návrhy v systému bez zdlouhavé e-mailové komunikace. Vedení firmy získá kvalitnější data pro rozhodování.
Zaměstnancům
Zaměstnanci mohou přes zaměstnanecký portál nebo mobilní přístup řešit běžné požadavky sami. Mohou si zobrazit vybrané údaje, požádat o dovolenou, potvrdit dokument, změnit osobní údaje nebo získat přístup k výplatnímu lístku.
Jaký přínos může mít HR systém pro firmu?
Dobře nastavený moderní HR software dokáže výrazně zjednodušit každodenní fungování firmy. Největší přínosy bývají vidět zejména v oblastech, kde dříve převládala ruční administrativa a nepřehledné schvalovací procesy. Například:
- méně ruční administrativy,
- rychlejší schvalování,
- nižší chybovost,
- lepší reporting,
- úspora času HR oddělení,
- jednodušší onboarding,
- lepší employee experience.
V praxi se nejčastěji ukazuje, že největší úspory nevznikají jednou velkou změnou, ale odstraněním desítek drobných neefektivit v každodenních HR procesech.
Proč je u HR systému důležitá česká legislativa
Při výběru HR systému se často řeší funkce, cena a uživatelské prostředí. V českém prostředí je ale stejně důležitá legislativní spolehlivost.
Personální agenda a mzdová agenda se řídí řadou pravidel. Zaměstnavatel musí správně evidovat pracovněprávní vztahy, zpracovávat mzdy, odvody, srážky, exekuce, daňové dokumenty, evidenční listy, komunikovat s úřady a plnit povinnosti podle GDPR. Proto je důležité ověřit, zda dodavatel systému:
- pravidelně zapracovává legislativní změny,
- podporuje českou legislativu,
- umožňuje komunikaci s ČSSZ a zdravotními pojišťovnami,
- podporuje zpracování srážek ze mzdy, exekucí nebo insolvencí,
- splňuje požadavky na ochranu osobních údajů,
- má zkušenosti s organizacemi v ČR.
Globální HR software může dobře vypadat a nabídnout moderní uživatelské prostředí. Nemusí ale vždy pokrýt specifika české mzdové a personální legislativy. Pro firmy, které chtějí propojit HR a mzdy, je proto lokální legislativní znalost zásadní.
Bezpečnost dat a GDPR u HR systému
HR software pracuje s citlivými osobními údaji zaměstnanců, mzdovými daty i pracovněprávní dokumentací. Při výběru systému je proto důležité ověřit úroveň zabezpečení, správu uživatelských oprávnění, auditní záznamy i způsob ukládání dat.
Firmy by měly zároveň ověřit, zda HR systém splňuje požadavky GDPR a umožňuje bezpečné zpracování osobních údajů v souladu s českou legislativou. Při výběru HR systému doporučujeme prověřit také:
- šifrování dat,
- pravidelné zálohování,
- správu přístupových práv,
- auditní logy a historii změn,
- certifikace bezpečnosti,
- umístění datových center.
Firmy často podceňují bezpečnost až do chvíle, kdy dojde k úniku dat nebo problémům při auditu. Z dlouhodobého hlediska bývá důležité vybrat dodavatele, který má bezpečnost i legislativní compliance jako součást standardního vývoje systému.
Integrace s dalšími systémy
Integrace s dalšími systémy je jednou z nejvíce podceňovaných oblastí při výběru. HR software by neměl fungovat izolovaně. Ve většině firem potřebuje komunikovat například s:
- účetnictvím,
- ERP systémem,
- docházkou,
- mzdovým softwarem,
- nástroji pro workforce management.
Pokud integrace chybí, zaměstnanci musí data přepisovat ručně a vzniká další administrativní vrstva místo zjednodušení procesů.
Největší přínos digitalizace HR často nevzniká tím, že firma převede papírový formulář do elektronické podoby. Skutečný přínos vzniká ve chvíli, kdy na sebe jednotlivé procesy navazují a data se nemusí zadávat vícekrát.
HR systém vs. ATS systém
Firmy často při výběru narazí také na pojem ATS.
ATS (Applicant Tracking System) je systém zaměřený na nábor zaměstnanců. Řeší správu kandidátů, inzerci pozic, komunikaci s uchazeči nebo hiring workflow.
HR systém oproti tomu řeší zaměstnance po nástupu do firmy a podporuje dlouhodobé řízení lidských zdrojů.
Menším firmám často stačí HR systém se základním náborovým modulem. Firmy s intenzivním hiringem ale obvykle potřebují pokročilejší ATS software nebo kombinaci obou systémů.
Cloudový HR software nebo nákup licence?
Další důležité rozhodnutí při výběru HR systému je způsob nasazení. Firmy dnes nejčastěji řeší, zda zvolit cloudový HR software, nebo on-premise řešení formou nákupu licence. Každý model má své výhody i omezení a vhodná varianta závisí hlavně na velikosti firmy, interním IT zázemí a požadavcích na bezpečnost.
Cloudové řešení
Cloudový HR software dnes dominuje hlavně u malých a středních firem. Výhodou je rychlé nasazení, nižší vstupní investice a dostupnost odkudkoliv. Dodavatel obvykle zajišťuje:
- aktualizace,
- bezpečnost,
- technickou správu,
- legislativní změny.
Nevýhodou může být menší možnost úprav nebo závislost na dodavateli.
Nákup licence (on-premise řešení)
Druhou možností je nákup licence, vrámci které systém běží na vlastních serverech firmy.
Tento model bývá vhodnější pro organizace se specifickými požadavky na infrastrukturu nebo bezpečnost. Počítá ale s vyššími náklady a většími nároky na interní IT.
Pro většinu menších firem dnes bývá cloudový HR software praktičtější volba.
5 nejčastějších chyb při výběru HR systému
Firmy často vybírají HR systém podle ceny nebo podle toho, jak dobře vypadá demo prezentace. Jenže právě v této fázi vzniká nejvíce problémů, které se naplno projeví až během implementace HR softwaru nebo při běžném používání systému.
1. Výběr bez analýzy současného stavu
Největší chyba je začít vybírat software dřív, než si firma ujasní vlastní procesy a problémy. Mnoho firem začne porovnávat funkce, aniž by měly jasno:
- co dnes nefunguje,
- kde vzniká nejvíce ruční práce,
- které HR procesy chtějí zjednodušit,
- jaká data potřebují sledovat.
Výsledkem pak často bývá systém, který sice nabízí desítky funkcí, ale neřeší skutečné problémy firmy. Smysl dává nejdříve zmapovat současné procesy a až potom vybírat konkrétní řešení.
2. Podcenění návaznosti na mzdy
Mnoho firem se při výběru zaměří na HR funkce, ale podcení návaznost na mzdovou agendu. Přitom právě mzdy jsou oblast, kde se chyby rychle projeví a mohou mít vážné dopady.
Bez propojení HR a mezd vzniká dvojí práce a vyšší chybovost. Při výběru HR systému doporučujeme ověřit, jak systém pracuje s mzdovou agendou a zda dokáže podpořit propojení personálních a mzdových procesů.
3. Podcenění legislativy
HR software, který neodpovídá českému legislativnímu prostředí, může být pro firmu problém. Zvlášť pokud má systém podporovat mzdy, dokumenty, odvody, exekuce, pracovní poměry nebo komunikaci s úřady.
Dodavatel by měl prokazatelně sledovat legislativní změny a pravidelně systém aktualizovat.
4. Chybějící integrace
Nový HR systém by neměl vytvořit další izolovaný ostrov dat. Pokud se nepodaří propojit personalistiku, mzdy, účetnictví, docházku a další nástroje, firma bude stále přepisovat data ručně.
Integrace je proto potřeba řešit už při výběru, ne až po podpisu smlouvy.
5. Podcenění implementace a podpory
Dobrý dodavatel nepřináší jen software. Pomáhá nastavit procesy, migrovat data, zaškolit uživatele a přizpůsobit systém reálnému fungování firmy.
Při implementaci HR softwaru bývá klíčové zapojení HR oddělení, managementu i interního IT. Kvalita implementace rozhoduje o tom, zda bude systém dlouhodobě fungovat a zaměstnanci ho skutečně přijmou.
Nejste si jistí, jaké integrace bude vaše firma skutečně potřebovat?
Domluvte si nezávaznou konzultaci a zjistěte, jak nastavit HR procesy efektivněji.
Jak probíhá výběr HR systému v praxi
Výběr HR systému není jen porovnání funkcí v tabulce. Jde o mnohem komplexnější rozhodnutí, které ovlivní každodenní fungování firmy, efektivitu HR procesů, práci manažerů i zkušenost zaměstnanců.
Nejprve firma analyzuje současné procesy a identifikuje největší problémy. Potom si stanoví priority a rozdělí požadavky na klíčové a doplňkové.
Následně dává smysl oslovit několik relevantních dodavatelů a porovnat:
- funkce,
- reference,
- podporu,
- integrace,
- možnosti rozvoje,
- cenu implementace HR softwaru,
- návaznost na českou legislativu.
Velmi důležité je vidět systém na konkrétních scénářích z praxe. Nestačí obecná prezentace funkcí. Firma by měla vidět například:
- založení zaměstnance,
- onboarding,
- schválení dovolené,
- exporty,
- reporting.
Teprve potom lze realisticky posoudit, jestli systém skutečně odpovídá potřebám firmy.
V praxi se nejčastěji ukazuje, že nejlepší moderní HR software není ten s největším množstvím funkcí, ale ten, který nejlépe podporuje každodenní fungování firmy.
Jak poznat, že HR systém firmě skutečně pomáhá
Dobře nastavený HR software je ve firmě poznat relativně rychle.
HR tráví méně času administrativou a více času prací s lidmi. Manažeři mají lepší přehled o týmech a zaměstnanci nemusí složitě hledat formuláře nebo řešit schvalování přes několik e-mailů.
Ve firmě zároveň vzniká méně chyb, protože data existují na jednom místě a procesy jsou standardizované. Efektivnější bývá také personální agenda a mzdová agenda.
Velkým přínosem bývá také kvalitnější reporting. Vedení firmy má aktuální informace o kapacitách, absencích nebo náboru a může se rozhodovat na základě dat místo odhadů.
Z dlouhodobého hlediska bývá důležité také to, zda systém zaměstnanci skutečně používají a zda jim usnadňuje každodenní práci. Právě uživatelská přívětivost často rozhoduje o úspěchu celého projektu digitalizace HR.
Checklist: Jak vybrat HR software?
Při výběru HR systému doporučujeme postupovat podle těchto kroků:
- Zmapujte procesy, které firmu nejvíce zatěžují.
- Ujasněte si, jaké funkce skutečně potřebujete (HR, mzdy, docházka, dokumenty, portál zaměstnance).
- Ověřte propojení HR a mzdové agendy.
- Zkontrolujte podporu české legislativy, GDPR a komunikace s úřady.
- Prověřte možnosti integrace s účetnictvím, ERP nebo docházkovým systémem.
- Zjistěte, zda lze systém rozšiřovat podle růstu firmy.
- Ověřte kvalitu implementace HR softwaru, podpory a školení uživatelů.
- Prověřte reference dodavatele z podobně velkých firem.
- Porovnejte celkové náklady včetně implementace, podpory a budoucího rozvoje.
Nejlepší HR software pro střední firmy je takový, který zjednoduší HR procesy, sníží administrativu a zlepší zkušenost zaměstnanců i HR týmu.
Vyberte HR systém, který bude fungovat i za několik let
Výběr HR systému není rozhodnutí na jeden nebo dva roky. Jde o nástroj, který bude dlouhodobě ovlivňovat každodenní fungování HR týmu, mzdové účtárny, manažerů i zaměstnanců.
Dobře vybraný moderní HR software pomáhá zjednodušit administrativu, propojit HR a mzdy a vytvořit přehlednější procesy. Nejdůležitější je ale nejprve pochopit potřeby firmy a až poté vybírat konkrétní software.
Nejste si jistí, jaký HR systém je pro vaši firmu vhodný?
Domluvte si konzultaci a zjistěte, jak propojit HR, mzdy, zaměstnanecký portál i personální procesy do jednoho funkčního řešení.
