Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům povinnost evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. V této souvislosti bývá kromě evidence pracovní doby v praxi často zmiňována také evidence docházky, přičemž není vždy jasné, zda se jedná o synonymní výrazy nebo naopak o termíny, jež je třeba rozlišovat.
Co je to evidence pracovní doby?
| Evidence pracovní doby je zákonným termínem. Z ustanovení § 96 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, vyplývá, že zaměstnavatel je povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci pracovní doby. |
Přičemž v této evidenci má u každého zaměstnance povinnost zaznamenat následující údaje, a to včetně vyznačení začátku a konce. Jedná se o:
- Údaj o odpracované směně (tj. o části pracovní doby, kterou zaměstnanec odpracoval na základě předem daného rozvrhu směn),
- Údaj o odpracované práci přesčas,
- Údaj o odpracované noční práci,
- Údaj o odpracované době v době pracovní pohotovosti,
- Údaj o pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel,
Zaměstnavatel je přitom povinen vést evidenci pracovní doby zvlášť ve vztahu k jednotlivým zaměstnancům, tedy každý zaměstnanec by měl mít u zaměstnavatele svůj samostatný osobní spis či účet pracovní doby obsahující předepsané údaje. Do takto vedené evidence je potom zaměstnanec oprávněn na žádost nahlížet, pořizovat si z ní výpisy a stejnopisy, a to na náklady zaměstnavatele.
Shora uvedené platí zatím pouze ve vztahu k zaměstnancům v pracovním poměru. U zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr není zaměstnavatel podle aktuálně účinné právní úpravy povinen vést evidenci pracovní doby.
Zavedení této povinnosti se nicméně zvažuje v rámci připravované novely zákoníku práce.
Jak evidovat pracovní dobu?
Zákoník práce nepředepisuje, jakým způsobem mají zaměstnavatelé vést evidenci pracovní doby. Je tak na každém zaměstnavateli, pro jakou formu evidence se rozhodne. Evidence tedy může být vedena jak formou tištěných, ručně vyplňovaných výkazů práce, tak např. elektronicky.
Důležité je, aby zvolený způsob evidence byl průkazný a aby záznamy v evidenci pracovní doby vypovídaly o zákonem předepsaných skutečnostech ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci, tedy zejména o začátku a konci zaměstnancem odpracovaných směn, veškeré jím vykonané práci přesčas a noční práci a všech pracovních pohotovostech, které zaměstnanec držel, včetně toho, zda a v jakém rozsahu došlo v rámci držení pracovní pohotovosti k výkonu práce.
Oproti rozšířené pověře je nutno uvést, že evidence pracovní doby nemusí být zaměstnancem, jehož se týká podepsána, a nemusí být podepsána ani nadřízeným vedoucím zaměstnancem. Elektronicky vedenou evidenci pracovní doby tedy není třeba tisknout a dávat zaměstnanci k podpisu.
| Tip: Pokud uvažujete nad vhodným systémem zaznamenávání docházky zaměstnanců, včetně evidence přerušení pracovní doby, podívejte se na náš Docházkový systém, který vám ušetří čas i peníze. |
Povinnost zaměstnanců poskytovat součinnost při vedení evidence pracovní doby
Vést evidenci pracovní doby je povinností zaměstnavatele, nikoli zaměstnance. Platí to pak pro všechny zaměstnance v pracovním poměru, a to včetně zaměstnanců pracujících mimo pracoviště zaměstnavatele (např. z domova), zaměstnanců vyslaných na pracovní cestu apod. Výjimky by musely vyplývat z právní úpravy, viz např. zaměstnavatel evidující u akademických pracovníků jen tu část pracovní doby, kterou sám rozvrhuje.
Zaměstnavatelé proto nejsou oprávněni přenášet plnění této povinnosti na zaměstnance. Na druhou stranu lze však od zaměstnanců požadovat poskytování určité přiměřené součinnosti při vedení evidence pracovní doby, a to zejména v situacích, kdy je pro zaměstnavatele velmi komplikované příslušné údaje zjistit, např. ve výše uvedených případech, tj. pracuje-li zaměstnanec z domova (na home office) nebo v zahraničí v rámci pracovní cesty.
Zaměstnanci jsou tedy povinni vyhovět pokynům zaměstnavatele týkajícím se vedení evidence a spočívajícím např. v pravidelném předkládání vyplněných výkazů práce, v nichž bude vyznačena odpracovaná doba jednotlivých zaměstnanců.
Důsledky neplnění povinnosti vést evidenci pracovní doby
Vést evidenci pracovní doby průkazným způsobem je v zájmu zaměstnavatele nejen proto, že si tímto způsobem opatřuje dostatečné podklady např. pro správný výpočet mezd, nýbrž také proto, že neplnění této povinnosti je přestupkem podle zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, za který může příslušný inspektorát práce uložit zaměstnavateli pokutu. Za tento přestupek uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 400 000 Kč.
Konečně je pak řádně vedená evidence pracovní doby též klíčovým důkazem v případě soudních sporů o mzdu či plat.
Ve sporu o nezaplacenou mzdu či plat za odvedenou práci vycházejí soudy z toho, že je povinností zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby, a že tedy zaměstnanec zásadně nemusí prokazovat, že práci v určitém rozsahu vykonal, ale naopak zaměstnavatele tíží břemeno tvrzení a důkazní břemeno k prokázání, že veškerou odpracovanou dobu zaměstnanci řádně zaevidoval a dle takto vedené evidence pracovní doby pak zúčtoval a vyplatil mzdu či plat. Toto břemeno zaměstnavatel unese zásadně předložením evidence pracovní doby a teprve pak je povinností zaměstnance tvrdit a prokázat, že zaměstnavatelem vedená evidence pracovní doby neodpovídá skutečnosti a že je vedena jen „na oko“.
Archivace evidence pracovní doby
V odborné veřejnosti se vyskytují různé názory na dobu, po níž by zaměstnavatelé měli údaje tvořící evidenci pracovní doby svých zaměstnanců archivovat. Zatímco někteří odborníci se domnívají, že by zaměstnavatelé měli záznamy o evidenci pracovní doby odstranit v podstatě ihned po skončení pracovního poměru, jiní dovozují, že by se mělo jednat o dobu čtyř let.
Máme za to, že správný závěr se podává z ustanovení § 35a odst. 4 písm. d) zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění. Toto ustanovení totiž ukládá zaměstnavateli povinnost uchovávat záznamy o evidenci pracovní doby pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a u zaměstnanců, kteří jsou poživateli starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Doporučujeme proto zaměstnavatelům uchovávat evidence pracovní doby po tyto velmi dlouhé lhůty a dříve je nemazat ani neskartovat.
Co je to evidence docházky?
| Evidence docházky není zákonným pojmem a právní předpisy ji neupravují. Zpravidla se evidencí docházky rozumí soubor údajů o tom, které dny se zaměstnanec dostavil na pracoviště k výkonu práce, o počtu zaměstnancem odpracovaných hodin či o datech a přesných časech příchodů zaměstnance na pracoviště a odchodů z něj. V konkrétních případech se nicméně obsah evidence může lišit, protože právní řád s tímto termínem nepracuje, a není tak stanoveno, jaké údaje má evidence docházky obsahovat. |
Důsledky nevedení evidence docházky
Ze samotného nevedení evidence docházky neplynou pro zaměstnavatele žádné negativní právní důsledky. S ohledem na shora uvedené lze totiž dospět k závěru, že nevedení evidence docházky není přestupkem podle zákona o inspekci práce, inspektorát práce proto ani není oprávněn tuto evidenci kontrolovat.
V této souvislosti doporučujeme evidenci docházky při kontrole ze strany inspektorátu práce ani nepředkládat, protože inspektoráty práce se někdy po evidenci „docházky“ ptají a mají poté tendenci vnímat předloženou evidenci docházky jako evidenci pracovní doby, s čímž bývá spojena řada nejasností, dalších dotazů a nutnosti vyvracení pochybností na straně inspektorátu.
Doporučujeme tedy zaměstnavatelům v rámci součinnosti při kontrolách zaměřených na oblast pracovní doby a odměňování předkládat vždy evidenci pracovní doby, nikoli evidenci docházky.
Srovnání evidence pracovní doby a evidence docházky
Vedení evidence docházky zaměstnanců tedy není na rozdíl od vedení evidence pracovní doby povinností zaměstnavatelů. V praxi však zaměstnavatelé často vedou i evidenci docházky, přičemž tato evidence může sloužit jako dobrý podklad pro řešení různých situací či zpracování dalších dokumentů. Údaje obsažené v evidenci mohou být užitečné např. v rámci požární ochrany, protože z nich lze vyčíst počet osob přítomných v určitou dobu v areálu, nebo pro účely zpracování evidence pracovní doby, kdy údaje z evidence docházky představují vstupní data pro záznamy v evidenci pracovní doby.
V případě evidence docházky platí, že ne všechny údaje tvořící tuto evidenci jsou z pohledu zákoníku práce podstatné, a řada z nich tak slouží pouze interním potřebám zaměstnavatele. Současně je však nutno upozornit, že evidence docházky nemůže být zpravidla jediným podkladem pro zpracování evidence pracovní doby, protože neobsahuje veškeré povinné údaje. Typicky se jedná např. o údaj ohledně začátku a konce odpracované směny, kterou zaměstnanec odpracoval z domova a zaměstnavatel si tedy tento údaj musí opatřit jinak než pomocí evidence docházky. Obdobně údaje o práci během pracovních cest nelze vyčíst z evidence docházky. Konečně pokud je zaměstnanec na pracovišti dle evidence docházky např. od 5:58 do 18:41 a směnu má od 6:00 do 18:00, nestačí evidence docházky sama o sobě k posouzení, zda byla od 18:00 vykonávána práce přesčas, příp. v jakém rozsahu.
Evidence docházky a evidence pracovní doby jsou dvě různé evidence
Zatímco vedení evidence docházky není povinné, ukládá zákoník práce zaměstnavatelům povinnost vést evidenci pracovní doby, a to zvlášť ve vztahu ke každému z jejich zaměstnanců. Zákoník práce vypočítává v ustanovení § 96 odst. 1 rovněž seznam údajů, které evidence pracovní doby musí obsahovat. Naproti tomu obsah evidence docházky není nikde předepsán.
Zákoník práce nestanoví formu evidence pracovní doby. Je tak pouze na zaměstnavateli, jakým způsobem bude povinné údaje evidovat. Současně platí, že povinnost vést evidenci pracovní doby nemohou zaměstnavatelé přenést na své zaměstnance, mohou od nich nicméně vyžadovat určitou přiměřenou součinnost.
Inspektoráty práce si v rámci své kontrolní činnosti mohou vyžádat předložení evidence pracovní doby, nikoli však evidence docházky, protože její vedení je nepovinné. Porušení povinnosti vést evidenci pracovní doby je přestupkem a inspektorát práce za něj může zaměstnavateli uložit pokutu až do výše 400 000 Kč.