Cestovní náhrady 2023: Povinnosti zaměstnavatele i zaměstnanců

Jedním z pojmových znaků závislé práce je to, že je vykonávána na náklady zaměstnavatele. To je uvedeno již v ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“).  

Dále pak zákoník práce v ustanovení § 151 stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to ve stanoveném rozsahu a za stanovených podmínek. Může se tak jednat například i o náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů zaměstnance, které používá při výkonu práce.  

Předmětem tohoto článku jsou však výdaje, které zaměstnancům vznikají v souvislosti s cestováním při výkonu práce.  

Co jsou to cestovní náhrady a kdy na ně vzniká právo  

Zákoník práce cestovní náhrady definuje v ustanovení § 152 tak, že se jimi rozumí náhrady, které zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje za cestovní výdaje, které zaměstnanci vzniknou při:  

1. Pracovní cestě: Pracovní cestu lze definovat jako časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce na dobu nezbytné potřeby. Více informací zde.  
2. Cestě mimo pravidelné pracoviště: Institut pravidelného pracoviště slouží právě pro účely poskytování cestovních náhrad a prakticky se uplatní, pokud je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec. V takovém případě je totiž třeba sjednat též pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, které nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec, a to právě proto, aby ze strany zaměstnavatelů nebyla obcházena úprava poskytování cestovních náhrad tím, že by místo výkonu práce bylo záměrně sjednáváno příliš široce. Rozsah cestovních náhrad je zde i proto stejný, jako při pracovní cestě. 
3. Mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště: V daném případě se jedná o výjimku z pravidla, že běžné cesty do místa výkonu práce či na pravidelné pracoviště si hradí zaměstnanec sám. Odchylka směřuje na případy, kdy zaměstnavatel zaměstnanci nařídí výkon práce mimo rozvrh směn například v mimořádné přesčasové směně nebo v případě, kdy se zaměstnanec držící pracovní pohotovost musí dostavit k výkonu práce do místa výkonu práce či na pravidelné pracoviště. V těchto mimořádných případech bude zaměstnanci náležet náhrada cestovních výdajů jako by byl zaměstnanec na pracovní cestě. 
4. Přeložení: Přeložením se rozumí výkon práce v jiném místě, než bylo v pracovní smlouvě sjednáno jako místo výkonu práce, pokud to nezbytně vyžaduje provozní potřeba zaměstnavatele a zaměstnanec s tím souhlasil. 
5. Dočasném přidělení: Dočasné přidělení zaměstnance je situace, kdy zaměstnavatel může za stanovených podmínek uzavřít se zaměstnancem dohodu, že zaměstnance dočasně přidělí k výkonu práce k jinému zaměstnavateli, který po dobu dočasného přidělení zaměstnanci ukládá pracovní úkoly, organizuje, řídí a kontroluje jeho práci. Je-li dočasné přidělení spojeno se vznikem cestovních výdajů (zejména realizuje-li se mimo sjednané místo výkonu práce), vzniká právo na cestovní náhrady. 
6. Přijetí do zaměstnání v pracovním poměru: Zde zákoník práce podrobnější úpravu obsahuje jen pro zaměstnavatele odměňující platem, ale není vyloučeno, aby tyto cestovní náhrady poskytoval i zaměstnavatel odměňující mzdou. 
7. Výkonu práce v zahraničí, k čemuž dochází v případě, že se zaměstnancem bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí (případně i pravidelné pracoviště). Nejde tedy o zahraniční pracovní cesty, ale o případy, kdy je místo v zahraničí sjednáno přímo v pracovní smlouvě jako místo „běžného“ výkonu práce. 

Komu vzniká nárok na cestovní náhrady?  

Právo na cestovní náhrady mají především zaměstnanci v pracovním poměru. Zákoník práce totiž stanovuje, že na práci konanou na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti) se nevztahuje právní úprava pro výkon práce v pracovním poměru, pokud jde o cestovní náhrady.  

Nicméně se dává možnost i zaměstnancům, pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, sjednat si se zaměstnavatelem právo na cestovní náhrady.   

! V takovém případě je třeba sjednat i místo pravidelného pracoviště.  

Cestovní náhrady u zaměstnavatelů odměňujících mzdou a platem  

Zákoník práce rozlišuje poskytování cestovních náhrad podle toho, zda zaměstnavatel odměňuje zaměstnance mzdou nebo platem.  

U zaměstnavatelů odměňujících mzdou  

U cestovních náhrad je typicky stanovována jejich minimální výše. Na druhou stranu však je těmto zaměstnavatelům umožněno, aby zaměstnancům poskytovali cestovní náhrady i vyšší nebo aby poskytovali i jiné druhy cestovních náhrad, a to buď na základě svého rozhodnutí nebo na základě dohody se zaměstnancem.   

! Budou-li zaměstnavatelem zaměstnanci takto poskytovány cestovní náhrady vyšší, než je horní limit cestovních náhrad stanovený pro zaměstnavatele odměňující platem, tak tento rozdíl již bude podléhat dani z příjmu ze závislé činnosti, a současně bude i součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a pojistné na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti. 

U zaměstnavatelů odměňujících platem  

Tedy u zaměstnavatelů, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou hrazeny z veřejných rozpočtů nebo podle zvláštních právních předpisů (např. stát, územně samosprávné celky, státní fondy, příspěvkové organizace a školské právnické osoby zřízené ministerstvem, krajem, obcí nebo svazkem obcí apod.), musí být postupováno přesně podle zákoníku práce.   

! Těmto zaměstnavatelům není umožněno poskytovat jiné druhy cestovních náhrad nebo jinou než právním předpisem stanovenou výši cestovních náhrad. 

Ovlivnění cestovních náhrad zaměstnavatelem  

Zaměstnavatel má sice povinnost nahradit zaměstnanci cestovní výdaje, které zaměstnanec vynaloží, ale sám může i přímo ovlivnit to, jaké cestovní výdaje zaměstnanci vzniknou a případně i v jaké výši.   

Zaměstnavateli je totiž mimo jiné uložena i povinnost předem písemně určit konkrétní podmínky, které budou mít na poskytované cestovní náhrady vliv, zejména tedy určit dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a případně i ubytování.  

Zpravidla zaměstnavatel za tímto účelem zaměstnanci vydává tzv. „cestovní příkaz“, což je dokument nebo formulář, kde jsou jednotlivé podrobnosti konkrétní cesty zaměstnance stanoveny.   

Tímto způsobem může být předcházeno i případným sporům, neboť zaměstnanec má podmínky stanovené zaměstnavatelem respektovat. Na základě cestovních příkazů se pak zaměstnancům ze strany zaměstnavatele poskytuje i přiměřená záloha ke krytí cestovních výdajů.   

! Jsou-li však cestovní náhrady nezpochybnitelné a je zřejmá i jejich výše, tak zákoník práce umožňuje, aby zaměstnavatel tyto podmínky nemusel určovat písemně, pokud na tom zaměstnanec netrvá.  

Druhy cestovních náhrad při pracovní cestě  

Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. 1 ZP.  

Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.   

Pokud se tedy budeme i v dalším textu zmiňovat o pracovní cestě, bude se totéž vztahovat i na cestu mimo pravidelné pracoviště nebo mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.  

1. Jízdní výdaje    

Z důvodu obsáhlosti této problematiky jsme se rozhodli tomuto druhu cestovních výdajů věnovat speciální článek Jízdní výdaje při pracovní cestě v roce 2023.   

2. Náhrada výdajů na ubytování a jiné nutné vedlejší výdaje  

Je-li zaměstnanec zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, jejíž součástí je potřeba ubytovat se v daném místě, pak při ubytování zaměstnance v souladu s podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci i náhrada výdajů za ubytování.   

I tyto výdaje musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat. V praxi se nicméně mnohdy postupuje tak, že ubytování zaměstnanci rezervuje a uhradí zaměstnavatel, čímž pak zaměstnanci za ubytování žádné výdaje nevzniknou.   

3. Stravné  

Z důvodu obsáhlosti této problematiky jsme se tomuto druhu cestovních výdajů věnovali ve dvou speciálních článcích:   

Jak na zahraniční stravné v roce 2023? Zjistěte více.   

Jak na tuzemské stravné v roce 2023? Zjistěte více. 

4. Jiné vedlejší výdaje  

Kromě výše uvedených náhrad pak zaměstnanci náleží i náhrada jiných nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to opět ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.   

Zpravidla se může jednat o různé poplatky např. za úschovu zavazadel, za parkování, nebo může jít o vstupy či účastnické příspěvky, které zaměstnanec v souvislosti s pracovní cestou musí vynaložit.   

! Je tedy v zájmu zaměstnance schovávat si od všech výdajů účtenky, aby byl schopen tyto výdaje následně zaměstnavateli prokázat.  

Záloha na cestovní náhrady  

Nedohodne-li se zaměstnavatel se zaměstnancem na tom, že zaměstnanci nebude poskytnuta záloha na cestovní náhrady, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu, a to až do předpokládané výše cestovních náhrad.  

V případě zahraniční pracovní cesty může zaměstnavatel na základě dohody se zaměstnancem poskytnou zaměstnanci zálohu v cizí měně, ale také třeba cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.   

Vyúčtování cestovních náhrad  

Nedohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem na jiném postupu, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty nebo obecně k vyúčtování cestovních náhrad.  

Zaměstnanec je rovněž povinen vrátit ve stejné lhůtě zaměstnavateli i nevyúčtovanou zálohu. V praxi někdy zaměstnanci tápou v tom, co všechno mají vlastně zaměstnavateli předložit. Ideální postup je vyjasnit si podrobně již před vysláním na pracovní cestu, jaké konkrétní doklady po zaměstnanci bude následně zaměstnavatel chtít. Lze tak předejít tomu, aby zaměstnanec nějaké doklady nevyhodil v domnění, že jsou nepotřebné.   

V některých případech zaměstnavatelé mohou zaměstnancům již s cestovním příkazem k pracovní cestě přiložit i vzor vyúčtování pracovní cesty, kde již mohou být některé údaje zaměstnavatelem předvyplněny a u zbývajících je na zaměstnanci, aby je doplnil podle skutečnosti a přiložil k jednotlivým výdajům i příslušné doklady.  

Není-li jiná dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a vyplatit cestovní náhrady zaměstnanci.