Cestování za prací: Jak na tuzemské stravné v roce 2023

Stravné jako součást cestovních náhrad

Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. 1 ZP a dále jsou podrobně rozvedeny v následujících ustanoveních. Konkrétně se jedná o: 

•  náhradu jízdních výdajů,  
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,  
• výdajů na ubytování,  
• zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“) a 
• nutných vedlejších výdajů. 

V tomto článku se budeme blíže zabývat pouze druhem cestovních náhrad v podobě zvýšených stravovacích výdajů. Jak řešit ostatní cestovní náhrady jsme rozebrali v článku Cestovní náhrady 2023: Povinnosti zaměstnavatele i zaměstnance.

Stravné: Co byste měli vědět, pokud odměňujete mzdou  

Stravné je jediná náhrada, jejímž cílem není úhrada skutečných nákladů na stravování zaměstnance, ale má sloužit jen ke krytí zvýšených výdajů na stravování během pracovní cesty. Vychází se z toho, že i při práci v místě výkonu práce zaměstnanec vynakládá nějaké náklady na své stravování.   

! Zaměstnanec nemusí prokazovat náklady na stravování, ale právo na stravné mu vzniká vždy, když pracovní cesta trvá alespoň 5 hodin.  

Konkrétní částka je pak odstupňována podle délky trvání pracovní cesty, a i tyto částky jsou uvedeny ve vyhlášce cestovních náhrad. I zde platí, že pro cestovní náhrady v roce 2023 se bude vycházet z vyhlášky č. 467 /2022 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2023.

Výpočet stravného, pokud odměňujete mzdou

Pro srovnání lze uvést, jaké byly sazby jednotlivých náhrad na konci roku 2022 a jaké jsou v roce 2023.  

Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné nejméně v následující výši:  

Pro posouzení nároku zaměstnance na stravné je hodnocena každá pracovní cesta zvlášť. I v případě, že zaměstnanec v jednom kalendářním dni vykoná více pracovních cest, budou se tyto pracovní cesty posuzovat odděleně.  Skutečnost, zda zaměstnanec koná více jednotlivých pracovních cest nebo jednu pracovní cestu, bude muset být posuzována v závislosti na podmínkách stanovených zaměstnavatelem v cestovním příkazu.   

! Pouze spadá-li pracovní cesta do dvou kalendářních dnů, upouští se od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.  

Příklady z praxe  

Příklad 1:  

Bude-li tedy zaměstnanec odjíždět v lednu 2023 na pracovní cestu v 19:15 hodin a druhý den se bude vracet zpět v 11:50, tak by při odděleném posuzování doby trvání pracovní cesty v jednotlivých kalendářních dnech jeho nárok na stravné činil pouze 129 Kč, protože v prvním dnu by zaměstnanec byl na pracovní cestě jen 4 hodiny a 45 minut, což je méně než pět hodin a nárok na stravné za tento den by mu nevznikl. Ve druhém dni by byl na pracovní cestě méně než 12 hodin a vznikl by mu nárok na 129 Kč. V daném případě bude pro zaměstnance výhodnější nebude-li pracovní cesta posuzována odděleně, protože v takovém případě by pracovní cesta zaměstnance trvala 16 hodin a 35 minut a zaměstnanci by vzniklo právo na stravné ve výši 196 Kč.  

Příklad 2:  

Bude-li však zaměstnanec odjíždět v lednu 2023 na pracovní cestu v 18:45 hodin a druhý den se bude vracet zpět v 5:30, tak by při odděleném posuzování doby trvání pracovní cesty v jednotlivých kalendářních dnech jeho nárok na stravné činil 258 Kč, protože v prvním dnu by zaměstnanec byl na pracovní cestě 5 hodin a 15 minut, což je více než pět hodin a nárok na stravné za tento den by činil 129 Kč. Ve druhém dni by byl na pracovní cestě 5 hodin a 30 minut a vznikl by mu nárok na stravné za další kalendářní den ve výši 129 Kč. Pokud by pracovní cesta nebyla posuzována odděleně, trvala by pracovní cesta 10 hodin a 45 minut a zaměstnanci by vzniklo právo na stravné pouze ve výši 129 Kč. V tomto případě bude pro zaměstnance výhodnější oddělené posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářních dnech. 

Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší.   

Doba rozhodná pro posouzení nároku na stravné končí ukončením výkonu práce před návštěvou člena rodiny nebo před dohodnutým přerušením pracovní cesty. Rozhodná doba potom začíná po návštěvě člena rodiny nebo po přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance současně se začátkem výkonu práce nebo jiným předem dohodnutým způsobem.   

Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, má nárok na stravné pouze za dobu výkonu práce v tomto místě a za cestu do místa bydliště a zpět.  

Snížení stravného  

 Zákoník práce umožňuje zaměstnavateli snížit stravné náležející zaměstnanci, pokud je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Za každé bezplatné jídlo, které je zaměstnanci poskytnuto přísluší zaměstnanci stravné snížené až o:  

• 70 % stravného, pokud pracovní cesta trvá 5 až 12 hodin, 
• 35 % stravného, pokud pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, 
• 25 % stravného, pokud pracovní cesta trvá déle 18 hodin. 

Bezplatné jídlo nemusí být poskytováno přímo zaměstnavatelem. Jestliže by byla snídaně a večeře poskytována zaměstnanci v hotelu a byla zahrnuta již v ceně ubytování a oběd by měl zaměstnanec zajištěn jako účastník konference, na kterou byl zaměstnavatelem vyslán, tak zaměstnanci byla poskytnuta 3 bezplatná jídla v daném dni a pokud v tomto dni pracovní cesta bude trvat více než 18 hodin, tak zaměstnavatel sníží zaměstnanci stravné o 3 x 25 %, tj. o 75 %.  

Stravné: Co byste měli vědět, pokud odměňujete platem  

! Zákoník práce rozlišuje poskytování cestovních náhrad podle toho, zda zaměstnavatel odměňuje zaměstnance mzdou nebo platem.    

Zaměstnavatelé, kteří odměňují své zaměstnance platem se nemohou v oblasti poskytování cestovních náhrad odchylovat od toho, co je stanoveno v zákoníku práce a prováděcích právních předpisech. Tito zaměstnavatelé nesmí poskytovat jiné druhy cestovních náhrad nebo cestovní náhrady ve vyšší výši, než je stanoveno. I tito zaměstnavatelé postupují podle výše uvedených pravidel nicméně s dále stanovenými odchylkami.    

V případě stravného je odstupňováno podle délky trvání pracovní cesty a tyto částky jsou uvedeny ve vyhlášce cestovních náhrad. Zde platí, že pro cestovní náhrady v roce 2023 se bude vycházet z vyhlášky č. 467 /2022 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2023.  

Výpočet stravného, pokud odměňujete platem 

Pro srovnání lze uvést, jaké byly sazby jednotlivých náhrad na konci roku 2022 a jaké jsou v roce 2023.  

Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné ve výši: 

! Výše stravného musí být sjednána nebo určena před vysláním na pracovní cestu, pokud k tomu nedojde, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby uvedeného rozpětí.  

Horní hranice má pak význam i pro zaměstnavatele odměňující mzdou, protože pokud by zaměstnancům poskytovali stravné ve vyšším rozsahu, musel by tento rozdíl být již zahrnut do základu daně z příjmu a muselo by z něj být odváděno pojistné na veřejné zdravotní pojištění a na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti.  

I zde platí, že stravné je snižováno, pokud je zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Za každé bezplatné jídlo, které je zaměstnanci poskytnuto přísluší zaměstnanci stravné snížené o: 

• 70 % stravného, pokud pracovní cesta trvá 5 až 12 hodin, 
• 35 % stravného, pokud pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, 
• 25 % stravného, pokud pracovní cesta trvá déle 18 hodin. 

Pro posouzení nároku zaměstnance na stravné je hodnocena každá pracovní cesta zvlášť. I v případě, že zaměstnanec v jednom kalendářním dni vykoná více pracovních cest, budou se tyto pracovní cesty posuzovat odděleně.  Pouze v případě, že pracovní cesta spadá do dvou kalendářních dnů, upouští se od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.  

Zaměstnancům nebude náležet stravné:  

1. Po dobu návštěvy člena rodiny nebo  
2. Po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance  
3. Pokud je vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště (takový zaměstnanec má nárok na stravné pouze za dobu výkonu práce v tomto místě a za cestu do místa bydliště a zpět. V těchto případech se postupuje stejně jako u zaměstnanců odměňovaných mzdou).   

Nicméně pro zaměstnance odměňované platem je stanoveno ještě jedno pravidlo, které vylučuje poskytnutí stravného v případě, že pracovní cesta trvala:  

• 5 až 12 hodin a zaměstnanci byla poskytnuta 2 bezplatná jídla, 
• déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin a zaměstnanci byla poskytnuta 3 bezplatná jídla. 

Mějte přehled v problematice cestovních náhrad  

Cestovní náhrady se jeví jako složitá problematika, kde někdy ani zaměstnanci a ani zaměstnavatelé nemají přehled o tom, na co zaměstnanci mají nárok a jakými podmínkami se řídí jednotlivé cestovní náhrady. Tyto náhrady mohou být pro obě strany matoucí a zdrojem nejasností. Tento článek by měl pomoci v lepším pochopení tématu konkrétně tuzemského stravného pro rok 2023 a v efektivnějším nastavení cestovních náhrad pro obě strany. Pokud vás zajímá problematika stravného v případě zahraniční pracovní cesty, přečtěte si náš článek. 

Navíc pro plánování a evidenci pracovních cest vám VEMA přináší speciální nástroj, se kterým se pro vás správa této agendy výrazně ulehčí. Zjistěte více!