JMHZ ve Vemě: nový modul, e-podání a chytré kontroly dat pro hladký přechod

TIP: Přečtěte si vše podstatné na téma Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů. 

Nový modul JMHZ je určen pro e-podání procesů Registrace zaměstnance (REGZEC) a Měsíčního hlášení (MH) prostřednictvím rozhraní APEP/VREP. Modul uživateli nabídne evidenci všech podání, včetně informace o stavu a výsledku každého podání z ČSSZ.

Stejně jako u dosavadních modulů pro komunikaci s ČSSZ bude mít uživatel k dispozici průvodce podáním Registrace zaměstnance i Měsíčního hlášení. Pro období 1.1.2026 – 31.3.2026 bude v modulu k dispozici funkce pro kontrolu dat před spuštěním JMHZ. 

Import údajů z registru pojištěnců

Prvním krokem před spuštěním ostrého provozu JMHZ bude import identifikačních údajů zaměstnanců již evidovaných na ČSSZ.

Pro tyto účely je v modulu JMHZ realizována funkce Import údajů z registru pojištěnců. Funkce zajistí, dle informací poskytnutými ČSSZ, vytvoření počátečního stavu údajů zaměstnanců z registru pojištěnců ČSSZ pro JMHZ.

• Pomocí funkce načteme soubor s daty poskytnutými ČSSZ (služba Seznam zaměstnanců bude obohacena o identifikátory (IDPPV) a osobní identifikační čísla (OIČ) v březnu 2026). Tato data budou zapsána do nového souboru Seznam zaměstnanců z registru (SEZREG).
• Pokud funkce dle identifikačních údajů zaměstnance v datech nenalezne, zapíše větu bez osobního čísla a čísla činnosti a upozorní na tuto skutečnost hlášením v protokolu: "V databázi nenalezena osoba Novák Jan s rodným číslem XXXXXXXXXX".
• Pokud funkce nalezne osobu, ale nenalezne číslo činnosti, zapíše větu bez čísla činnosti a upozorní na tuto skutečnost hlášením v protokolu, např.: "V databázi nenalezen pojistný vztah osoby Novák Jan s druhem činnosti A".
• Identifikace zaměstnance probíhá dle rodného čísla, příp. evidenčního čísla pojištěnce, příjmení a jména ve formuláři Základní osobní údaje (F1).
• Identifikace čísla činnosti probíhá dle druhu činnosti a podle indikace ZMR, které se evidují ve výsledkovém formuláři Podklady pro evidenční list (F43). U dohod o provedení práce bez účasti na pojištění, pak také dle formuláře Výkaz příjmů DPP (F103V).
• Dále je kontrolována shoda variabilního symbolu dle příslušného příjemce nemocenského pojistného (PNEMPOJ).

Registrace zaměstnance REGZEC

Při prvním spuštění Registrace zaměstnance modul automaticky vytvoří následující záznamy:

• Typ akce = 0 – „počáteční stav“ u osob, které mají přiděleno Osobní identifikační číslo (OIC) a Identifikátor pojistného vztahu (IDPPV);
• Typ akce = 3 – „změna údajů zaměstnance“ u osob, které mají přiděleno OIČ a IDPPV (dohlášení nových údajů);
• Typ akce = 1 – „nástup do zaměstnání“ u osob, které nemají přiděleno OIČ (nepojištěné, dosud nehlášené osoby).

Další spuštění již budou generovat jednotlivé typy hlášení standardně dle Všeobecných zásad pro vyplňování „Registrace zaměstnance“, tj. Typ akce:

• „Skončení zaměstnání“,
• „Oprava chybných údajů“,
• „Převod zaměstnance k jinému VS“,
• „Vznik a skončení příslušnosti k českým právním předpisům“.

Nově bude umožněno i podat akci „Storno (výmaz) zaměstnání“ v případě, kdy dojde k chybě ze strany zaměstnavatele nebo pokud zaměstnanec nenastoupil.

U zaměstnanců se státním občanstvím odlišným od CZ bude funkce generovat nástup zaměstnance již 8 kalendářních dní před datem nástupu (v ONZ to nebylo možné), neboť od 1. 10. 2025 je tyto zaměstnance zaměstnavatel povinen oznámit před okamžikem nástupu k výkonu práce. Od 1.7.2026 bude tato povinnost rozšířena na všechny zaměstnance. 

Měsíční hlášení – MH

E-podání Měsíčního hlášení bude realizováno po uzavření zpracování mezd (ve stavu C). Tato funkcionalita bude generovat datové věty měsíčního hlášení za všechny zaměstnance, včetně opravných hlášení.

Podání bude obsahovat tyto části:

• souhrnná část – zahrnuje daňové údaje, údaje k plnění povinného podílu zaměstnávání OZP a další údaje vztahující se k zaměstnavateli,
• pojistná část – zahrnuje údaje dosavadního Přehledu o výši pojistného (PVPOJ),
• individualizovaná část – jednotlivé formuláře za každý pracovněprávní vztah, který zaměstnavatel eviduje. U primárního pracovněprávního vztahu budou uváděny údaje, které se týkají výpočtu zálohy na daň, ročního zúčtování daně, mzdy a zdravotního pojistného za zaměstnavatele i zaměstnance. Za každý pracovně-právní vztah zaměstnance pak budou uváděny údaje z oblastí vykonávané pozice, průběhu zaměstnání v daném měsíci, příjmu v daném měsíci, průběhu pojištění v daném měsíci atd. 

Kontrola a příprava dat v systému Vema

Seznam nově hlášených údajů pro JMHZ (zejména pro registraci zaměstnance) s popisem požadovaného obsahu je uveden v dokumentaci ZDE. Pro hladký přechod na JMHZ je třeba mít tyto údaje u příslušných zaměstnanců doplněny nejlépe k 1.1.2026, nejpozději k 1.4.2026. 
 
Pro účely kontroly dat mají všichni uživatelé k dispozici funkci Porovnání dat z registru pojištěnců. Pro účely podpory při kontrolách z ČSSZ byla realizována nová funkce Porovnání dat z registru pojištěnců.  

Funkce umožní načíst CSV soubor s daty z registru, které si zaměstnavatel (mzdová účtárna) může stáhnout z portálu ČSSZ - jedná se o online službu pro zaměstnavatele "Seznam zaměstnanců".

Funkce obsah souboru porovná s údaji evidovanými v PAM, výsledkem je seznam nalezených rozdílů uložený do adresáře, z něhož bylo importováno CSV ve formátu XLS. Více ZDE.

Dále připravuje novou funkci „Kontrola dat pro registraci zaměstnance“

Bude součástí modulu JMHZ již v jeho první verzi s plánovaným termínem distribuce v prosinci 2025. Výsledkem spuštění této funkce bude protokol s informacemi o fiktivně vytvořeném hlášením zaměstnanců, včetně informací o případných chybějících povinných údajích. Tyto bude třeba doplnit do aplikace Mzdy ještě před ostrým spuštěním funkce Registrace zaměstnance.

Typy chyb:

• ** chyba ** přihláška - chybí povinná položka Místo výkonu práce (SIDPRA), záznam nebyl uložen
• ** chyba ** přihláška - chybí povinná položka Postavení v zaměstnání (CZICSE), záznam nebyl uložen