Plánování dovolených patří mezi každoroční rutiny, které se však mohou snadno proměnit ve stresující záležitost. Koordinace požadavků zaměstnanců, zajištění chodu provozu a nutnost sledování aktuální legislativy vytváří tlak na personalisty i vedoucí pracovníky. V roce 2025 navíc platí nové změny v zákoníku práce, které ruší povinnost sestavovat plán dovolených, ale zároveň ponechávají odpovědnost za spravedlivé čerpání volna. Tento článek přináší přehled legislativních pravidel, upozorňuje na praktické problémy, a hlavně nabízí moderní řešení v podobě HR systému Vema, který zjednodušuje plánování i schvalování dovolených.
Plánování dovolených podle zákoníku práce v roce 2025
Plánování dovolených v roce 2025 vychází ze změn, které přinesla novela zákoníku práce účinná od 1. srpna 2024. Jednou z nejvýznamnějších změn je zrušení povinnosti zaměstnavatele sestavovat písemný plán dovolených. Přestože již není nutné mít předem rozvržený přehled čerpání dovolené za celý rok, zůstává zaměstnavatel tím, kdo určuje, kdy zaměstnanec dovolenou čerpá.
Při určování dovolené musí zaměstnavatel vždy zohlednit provozní důvody a zároveň brát v úvahu oprávněné zájmy zaměstnance. Zákon také stále ukládá povinnost oznámit zaměstnanci termín čerpání alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodnou jinak. Tato lhůta je důležitá nejen pro zaměstnance, ale i pro organizační plánování práce.
Podle § 217 Zákoníku práce je rovněž možné sjednat jiný způsob čerpání, například pomocí elektronických nástrojů, které umožňují zaměstnancům předkládat žádosti o dovolenou a vedoucím je schvalovat na dálku. Tím se zvyšuje flexibilita celého procesu, což oceňují zejména organizace s větším počtem zaměstnanců nebo s provozem na směny.
Doporučujeme doplnit si kontext prostřednictvím podrobného článku: Vše, co potřebujete vědět o čerpání dovolené: pravidla a omezení ze strany zaměstnavatele
Výzvy při sestavování plánu dovolených v praxi
I když Zákoník práce stanovuje základní rámec pro čerpání dovolené, realita v organizacích bývá podstatně složitější. Personalisté a vedoucí pracovníci se každý rok potýkají s výzvami, které komplikují hladké plánování a vyžadují operativní řešení.
Jedním z nejčastějších problémů je současná žádost více zaměstnanců o dovolenou ve stejném období, typicky během letních měsíců nebo svátků. Zajištění zastupitelnosti a kontinuity provozu vyžaduje detailní přehled o plánech celého týmu a schopnost rychle reagovat na změny.
Dalším náročným momentem jsou nečekané situace, například:
- pracovní neschopnost,
- karanténa,
- rodinné události
- nebo potřeba upravit již schválenou dovolenou.
Bez systému, který by evidoval změny a zpřístupňoval informace všem zúčastněným, vznikají zmatky, nesrovnalosti a zvýšená administrativní zátěž.
Specifickou výzvou je také zajištění souladu se zákonnými lhůtami a omezeními, například při posunu čerpání nebo kumulaci dovolené z předchozích let. I zde je vhodné mít nástroj, který upozorní na možné konflikty nebo chyby v evidenci.
Prohlédněte si praktické situace a návody k řešení v článku: Výjimečné situace při čerpání dovolené: co dělat a jak je řešit
Převod, přerušení a nevyčerpání dovolené – jak to řešit správně
Plán dovolených není jen o jejím rozvržení v kalendáři. Zaměstnavatelé musí řešit i situace, kdy:
- dovolená není čerpána podle původního plánu,
- dojde k jejímu přerušení,
- nebo se převádí do dalšího roku.
Všechny tyto případy jsou upraveny zákoníkem práce a správné zacházení s nimi je zásadní jak z hlediska zákonnosti, tak z hlediska organizace práce.
Více o těchto situacích naleznete v přehledném článku: Čerpání dovolené bez komplikací: jak řešit její přerušení, převedení a nevyčerpání
Vzor efektivního plánu dovolených
Plán dovolených je nástrojem, který umožňuje zaměstnavatelům rozvrhnout čerpání volna tak, aby nedošlo k narušení provozu organizace. V mnoha firmách se stále setkáváme s používáním Excelu nebo papírových tabulek, které však nejsou dostatečně efektivní.
Jak vypadá plán dovolených v Excelu
Typický plán obsahuje:
- měsíční přehled s barevně označenými dny dovolené,
- seznam zaměstnanců s rozvržením volna,
- ruční výpočty zůstatků a kolizí.
Takové řešení sice poskytuje základní orientaci, ale:
- neumožňuje schvalování dovolené nadřízeným,
- nehlídá legislativní limity čerpání,
- nedává HR ani vedení aktuální přehled o stavu čerpání.
Proč plán dovolené v Excelu nestačí
- Riziko chyb – při ručním zadávání často dochází k přepisům, záměnám nebo opomenutí.
- Neaktuálnost údajů – tabulky neodrážejí změny v reálném čase, např. schválené dovolené, změny plánů apod.
- Ztráta přehledu – složité soubory bez automatických funkcí jsou nepřehledné při větším objemu dat.
- Chybějící automatizace – chybí upozornění, sledování zůstatků, exporty pro mzdy apod.
Co by měl umět ideální plán dovolených
- Být dostupný online a kdykoliv aktualizovaný.
- Umožňovat zaměstnanci podání žádosti o dovolenou.
- Poskytovat manažerům nástroj pro schvalování i zpětnou kontrolu.
- Automaticky počítat zůstatky a upozorňovat na překročení limitů.
Pokud hledáte nástroj pro digitalizaci plánu dovolených, který obstojí i při větším počtu zaměstnanců, doporučujeme moderní elektronické řešení – například specializovanou aplikaci Plánování dovolených, která je součástí HR systému Vema.
Aplikace Vema pro plánování a schvalování dovolených
Digitalizace HR procesů se stává standardem. Aplikace od Vemy přináší komplexní řešení pro plán dovolených – s důrazem na přehlednost, jednoduchost a soulad s aktuální legislativou. Umožňuje řídit čerpání dovolené v reálném čase a bez zbytečné administrativy.
7 klíčových funkcí aplikace Vema
- Jednoduchá správa dovolených: Aplikace automaticky eviduje nároky na dovolenou dle smlouvy a úvazku, počítá zůstatky v reálném čase a zohledňuje převody, krácení či přečerpání.
- Uživatelsky přívětivé podávání žádostí: Zaměstnanci mohou snadno podat žádost o dovolenou přes web nebo mobil, vidí svůj aktuální zůstatek a mohou připojit poznámku.
- Efektivní schvalovací workflow: Systém rozesílá automatické notifikace nadřízeným, umožňuje víceúrovňové schvalování a rychlou reakci přes e-mail, HR portál i mobil.
- Přehledy a reporty: Modul nabízí kalendář týmových dovolených, statistiky čerpání a exporty pro mzdy, audit i plánování.
- Soulad s legislativou: Upozorňuje na propadající dovolené, umožňuje evidenci po hodinách a zajišťuje dodržení zákonných pravidel.
- Integrace s dalšími systémy: Modul je propojen s docházkou, mzdami i firemním kalendářem pro plynulé zpracování dat.
- Transparentnost a samostatnost zaměstnanců: Zaměstnanci mají kdykoliv přístup ke svým údajům, HR oddělení je odlehčeno od dotazů a vedoucí vidí vše přehledně na jednom místě.
Komu aplikace Plánování dovolených pomůže?
Plánování dovolených není univerzální proces. Každá organizace má svá specifika – od typu provozu až po způsob řízení lidí. A právě díky své modularitě a škálovatelnosti je aplikace na plánování dovolené od Vemy vhodná pro široké spektrum organizací.
Organizace s větším počtem zaměstnanců
- Větší firmy čelí výzvám spojeným s koordinací více týmů a směnným provozem.
- Vema umožňuje plánovat dovolené na úrovni oddělení, poboček i celopodnikové struktury.
- Umožňuje přehledně řídit schvalovací workflow napříč úrovněmi řízení.
Veřejná správa, zdravotnictví a školství
- Sektory s regulovanými procesy, kde je důležité splnění legislativních požadavků.
- Vema pomáhá řídit dovolené i při složitých směnných režimech, například ve zdravotnictví nebo během školních prázdnin
Manažeři a vedoucí pracovníci
- Získávají rychlý přehled o dostupnosti členů týmu.
- Mohou jednoduše přidělit náhradní volno, řešit kolize a zajišťovat provoz bez výpadků.
- Ocení možnost schvalování i z mobilních zařízení.
Personalisté a mzdoví účetní
- Šetří čas při evidenci, schvalování i kontrole zůstatků dovolených.
- Automatizované výpočty a propojení s mzdovou agendou zajišťují bezchybnost a aktuálnost dat.
- Vema poskytuje nástroje pro reporting, audit i plánování do budoucna.
Usnadněte si plánování dovolených s Vemou
Plán dovolených může být přehledný, snadno dostupný a vždy v souladu se zákoníkem práce – stačí mít k dispozici správný nástroj. V době, kdy se ruší papírové plány a roste tlak na flexibilitu a přesnost, je digitalizace procesů logickým krokem.
Aplikace Vema pomáhá organizacím:
- automatizovat schvalování a evidenci dovolené,
- zajistit legislativní správnost bez námahy,
- předejít chybám a ztrátám v provozu,
- a poskytnout HR i vedení spolehlivý přehled.
Chcete vědět, jak by mohl vypadat váš nový plán dovolených? Zarezervujte si 30-minutovou online ukázku s naším odborníkem na digitalizaci HR procesů. Přesvědčte se, že plánování dovolené může být jednoduché a efektivní.
