Fungování neziskového sektoru má svá specifika, která se promítají i do řízení lidských zdrojů. Personální a mzdové systémy však mají své místo i v neziskových organizacích a mohou tyto procesy výrazně zefektivnit. Kromě toho, že usnadňují práci personalistům a manažerům, pomáhají udržet procesy v zákonných mezích.
Specifika řízení lidských zdrojů v neziskových organizacích
Neziskové organizace čelí v oblasti řízení lidských zdrojů mnoha výzvám. Aby maximalizovaly hodnotu, kterou jejich činnost přináší společnosti, pracují často s omezeným rozpočtem a jsou závislé na financování z veřejných dotací, grantů nebo darů.
To vše má dopad na nábor, školení, rozvoj i na počet zaměstnanců. Financování neziskových organizací je pak spojeno s povinností zveřejňovat informace o hospodaření nebo vykazování projektů, což ovlivňuje mzdové účetnictví.
Pokud se již ve světě neziskových organizací orientujete, přečtěte si rovnou naše tipy pro efektivní personalistiku.
3 hlavní rozdíly v personálních procesech v neziskových organizacích
Personální oddělení
Samotná personální oddělení v neziskových organizacích jsou často malá a v mnoha případech má tuto agendu na starosti jedna osoba. Tato osoba je zodpovědná za nábor zaměstnanců, personální řízení, mzdy a další administrativní úkony.
Personalisté musí sami sledovat legislativní změny a dbát na to, aby vše bylo v souladu s předpisy, někdy i bez podpory právníka, který nemusí být v každé neziskové organizaci.
Dalším specifikem je firemní kultura, kterou se zabývá personální oddělení. Ta je vzhledem k možnému menšímu počtu zaměstnanců také méně formální. Důraz je kladen na hodnoty a poslání organizace. Mezi klíčové aspekty, které personalista v neziskové organizaci podporuje, patří týmová práce, důvěra a flexibilita. Cílem je zajistit rychlé přizpůsobení měnícím se potřebám organizace a jejích cílových skupin.
Nábor zaměstnanců
Neziskové organizace potřebují nejen kvalifikované, ale také oddané zaměstnance, kteří jsou motivovaní a zapálení pro svou práci. Najít takové zaměstnance není snadné, protože platové podmínky často neodpovídají množství odvedené práce.
Z tohoto důvodu je běžné, že pracovníci v tomto sektoru mají pružnou pracovní dobu, pracují pro více organizací nebo jsou zaměstnáni jako živnostníci.
Dalším specifikem je práce s dobrovolníky. Přestože jsou neplacení, zákon ukládá povinnost podepsat smlouvu s dobrovolníkem. Nábor a evidence dobrovolníků přináší další administrativní úkoly, které je třeba řešit.
Poskytování benefitů
Neziskové organizace často nemohou konkurovat platům v soukromém sektoru, o to důležitější jsou nabízené nefinanční benefity. Mezi ně patří:
- Pružná pracovní doba,
- možnost pracovat na dálku,
- dodatečné volno, podpora dalšího vzdělávání a osobního rozvoje,
- a vytvoření příjemného pracovního prostředí.
Tyto výhody nejen zvyšují spokojenost zaměstnanců, ale také podporují jejich loajalitu k organizaci a jejímu poslání.
Tip: Přečtěte si, co všechno spadá do agendy personálního oddělení.
Jak se liší mzdové účetnictví?
Mzdové účetnictví v neziskových organizacích musí splňovat pravidla týkající se transparentnosti financování, schválených ročních rozpočtů a použití prostředků z dotací či grantů na přesně vymezené účely.
Zpracování mezd může být komplikované, pokud mzda zaměstnance plyne z několika projektů najednou a jeho pracovní doba musí být důkladně zdokumentována, aby bylo možné projekty vyhodnotit a vyhnout se sankcím. Jakmile financování z určitého zdroje skončí, může se stát, že organizace nebude mít prostředky na výplatu zaměstnance.
Neziskové organizace musí být velmi obezřetné při sestavování pracovních smluv a dodržování pracovněprávních předpisů, aby zajistily soulad s platnou legislativou. Mzdoví účetní musí věnovat velkou pozornost rozdílům v platových podmínkách a typech smluv, které mohou prodloužit a zkomplikovat mzdový proces.
6 tipů, jak se vypořádat s personálními procesy v neziskových organizacích
Personální a mzdová agenda v neziskovém sektoru je protkána několika specifiky. To však neznamená, že tyto procesy nelze zjednodušit a provádět efektivně. Zde je několik tipů:
1. Automatizujte administrativní úkony
Využití personálního softwaru, jako je například Vema, může pomoci automatizovat opakující se úkoly, jako je zpracování mezd, sledování pracovní doby a správa dokumentů. Tím se personálním pracovníkům uvolní čas na strategičtější činnosti.
2. Efektivní nábor zaměstnanců
Vytvořte strukturovaný náborový proces, který zahrnuje jasně definovaná kritéria a hodnocení kandidátů. Využívejte online náborové platformy a sociální média k oslovení širšího okruhu kandidátů. Uchovávejte přehlednou evidenci informací o kandidátech v personálním softwaru.
3. Otevřená komunikace
Transparentnost je základem silné firemní kultury v neziskových organizacích. Zajistěte, aby byli všichni zaměstnanci informováni o důležitých rozhodnutích a změnách. Snadné a jasné komunikace se zaměstnanci lze dosáhnout prostřednictvím zaměstnaneckého webového portálu.
4. Školení a rozvoj
I s omezeným rozpočtem je možné podporovat profesní rozvoj zaměstnanců. Nabídněte interní školení, využijte online kurzy a webináře a podpořte zaměstnance v získávání nových dovedností. Školení můžete také evidovat na online platformě, aby si je zaměstnanci mohli prohlédnout, kdy se jim to hodí.
5. Flexibilní pracovní podmínky
Umožněte zaměstnancům flexibilní pracovní dobu a práci na dálku. To může zvýšit jejich spokojenost a produktivitu a zároveň vám to umožní přilákat talenty, kteří preferují flexibilní pracovní podmínky.
6. Wellbeing zaměstnanců
Práce v neziskových organizacích může být stresující a náročná. Je důležité pečovat o pohodu zaměstnanců prostřednictvím jednoduchých společných aktivit, pravidelných schůzek a hodnocení. Organizujte aktivity zaměřené na budování týmu, dny otevřených dveří a sledujte pohodu zaměstnanců, abyste předešli vyhoření a podpořili dlouhodobou angažovanost.
Uvolněte si ruce tak, že přenecháte zbytečnou administrativu personálnímu a mzdovému systému, abyste se mohli soustředit na to, co je důležité - na své kolegy.
Výběr personálního a mzdového systému pro neziskové organizace
Správný personální a mzdový systém vám může pomoci s mnoha činnostmi díky automatizaci a digitalizaci procesů. Zde je několik faktorů, které by neziskové organizace měly při jeho výběru zvážit:
- Aktuální a platná legislativa,
- uživatelská přívětivost pro zaměstnance i management,
- flexibilita a možnost výběru funkcí podle potřeb organizace,
- automatizace procesů, jako je zpracování mezd, evidence docházky atd,
- dobrý poměr cena/výkon ve vztahu k finančním možnostem.
S tím vám pomůže personální a mzdový systém Vema. Nabízí řešení specifická pro neziskové organizace, například možnost detailního mzdového účetnictví podle předem definovaných finančních zdrojů nebo projektů. Díky těmto funkcím dosáhnete efektivního řízení lidských zdrojů a budete se moci soustředit na své hlavní cíle a poslání. Seznamte se s tím, co umíme, přímo od našeho odborníka.
