Co všechno obnáší personální agenda?

Co je to personální agenda?  

Personální agenda zahrnuje všechny administrativní a řídící úkony spojené se zaměstnanci společnosti. Je to komplexní soubor procesů, které zabezpečují efektivní řízení lidských zdrojů od jejich vstupu do organizace až po konec pracovního poměru. Mezi hlavní činnosti patří:   

• nábor a výběr zaměstnanců,  
• onboarding a zaškolování nových pracovníků,  
• rozvoj a vzdělávání zaměstnanců,   
• evidence docházky a pracovního času,  
• řešení pracovněprávních vztahů,  
• hodnocení výkonu zaměstnanců.   

Co patří do personální agendy 

Personální agenda je komplexní soubor činností, které jsou nevyhnutelné pro efektivní řízení lidských zdrojů ve firmě. Tyto činnosti můžeme rozdělit na dvě hlavní kategorie: legislativně-administrativní agenda a HR procesy.    

Mezi HR procesy patří:  

• Nábor a výběr zaměstnanců: Příprava a zveřejňování pracovních nabídek, organizace pohovorů a výběr nejvhodnějších kandidátů pro konkrétní pozice. 
• Onboarding a offboarding zaměstnanců: Efektivnízaškolování nových zaměstnanců a řízení procesů ukončení pracovního poměru, včetně administrativy spojené s nástupem a odchodem.   
• Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců: Nastavování cílů, poskytování zpětné vazby, organizace hodnotících pohovorů a plánování kariérního růstu.    
• Správa benefitů: Řízení a čerpání zaměstnaneckých výhod, jako jsou stravenky, zdravotní benefity, vzdělávací kurzy a jiné.   

Legislativně-administrativní agenda zahrnuje:  

• Vedení personálních záznamů: Uchovávání a správa všech důležitých dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, dodatky a výpovědi, zabezpečení jejich aktuálnosti a dostupnosti.  
• Správa docházky a pracovního času: Sledování přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnanců, agenda dovolených,  správa přesčasů a jiných forem nepřítomnosti. 
• Zabezpečení souladu s legislativou: Dodržování pracovněprávních předpisů, ochrany osobních údajů (GDPR), řešení pracovněprávních sporů a správné postupy při disciplinárních opatřeních.
• Zpracování mezd a odměn: Někteří personalisté, obvykle v menších firmách, se zároveň věnují mzdovému účetnictví, které zahrnuje výpočty mezd a bonusů, zajištění správnosti údajů a dodržení termínů výplat.  

Komplexní personální systém usnadní práci účetním, personalistům i manažerům.   

TIP: Máte zájem o moderní HR oddělení s digitalizovanou personální agendou? Přihlaste se k odběru našeho newsletteru a my vám ukážeme jak na to!    

Kdo se stará o personální agendu 

Personální agenda je obvykle v kompetenci HR oddělení. Na personálním oddělení podle velikosti firmy pracuje několik pozic, jejichž pracovní náplň se se s ohledem na správu personální agendy odlišuje:   

• HR manažer zodpovídá za řízení celého HR oddělení a koordinuje HR procesy a personální administrativu.  
• HR specialista se soustředí na konkrétní oblast, jako je nábor, školení nebo odměňování zaměstnanců.   
• HR generalista pokrývá širokou škálu HR úkolů, včetně správy personálních záznamů, řešení pracovněprávních vztahů a zaškolování zaměstnanců.   

Například HR manažerka společnosti BAUHAUS Petra Brustmannová se chce v personální agendě zaměřit na digitalizaci procesů: “Myslím si, že hlavní výzvou v personalistice je především u nás v České republice udržet krok s neustálými změnami v legislativě a technologiích a zároveň efektivně komunikovat s lidmi v různorodém prostředí.”  

O tom, kdo je HRista a jaké jsou jeho úkoly, jsme podrobně psali v tomto článku.   

Jak evidovat personální agendu 

Evidence personální agendy je klíčovým úkolem zaměstnanců HR oddělení. Tradičně se personální agenda evidovala v papírové formě, což vyžaduje vedení rozsáhlých složek, tisk dokumentů a jejich fyzické uchovávání. Většina firem využívá evidenci v elektronické podobě. Ani evidence nástupů nebo pracovních smluv v excelovské tabulce není z dlouhodobého hlediska praktickým řešením 

Oba tyto manuální způsoby jsou totiž časově náročné a náchylné na chyby. S narůstajícím počtem zaměstnanců a komplexností personálních procesů je stále složitější udržet přehled o všech potřebných datech a dokumentech. Moderní řešení však nabízí možnost digitalizace personální agendy, což umožňuje snazší a efektivnější evidenci záznamů.    

Digitalizace personální agendy 

Digitalizace personální agendy přináší mnoho výhod, které mohou výrazně zefektivnit práci HR oddělení. Díky personálnímu systému, jako je Vema, je možné přetransformovat papírové záznamy do elektronické formy a centralizovat všechny HR procesy. Digitalizovat můžete: 
 

• Evidenci docházky: Automatizované sledování docházky a pracovní doby zaměstnanců.
• Personální záznamy: Elektronické uchovávání pracovních smluv, hodnocení a jiných důležitých dokumentů. 
• Zpracování mezd: Rychlé a přesné výpočty mezd, odměn a bonusů. 
• Nábor a výběr zaměstnanců: Digitalizace celého procesu náboru od přijímání žádostí až po výběr nejvhodnějších kandidátů. 
• Onboarding a offboarding zaměstnanců: Efektivní adaptační proces nových kolegů a hladké ukončování pracovních poměrů. 
• Hodnocení a rozvoj zaměstnanců: Nástroje pro sledování výkonu zaměstnanců a plánování jejich kariérního růstu. 
• Správu benefitů: Přehledný systém pro správu a čerpání zaměstnaneckých výhod. 

Váháte, zda potřebujete personální systém? Přesvědčte se, jak vám pomůže při správě mezd a personalistice.   

Vema - komplexní systém pro správu personální agendy  

Personální systém Vema představuje moderní řešení pro efektivní řízení personální agendy. Díky širokému spektru funkcí Vema výrazně usnadňuje práci zaměstnancům HR oddělení. S Vemou můžete automatizovat administrativní procesy, centralizovat personální záznamy a zlepšit celkovou efektivitu HR oddělení.   

Vema umožňuje personalistům věnovat více času strategickým úkonům a méně rutinním administrativním činnostem, čímž přispívá ke zvýšení produktivity a spokojenosti zaměstnanců. Poraďte se nezávazně o možnostech digitalizace personální agendy ve vaší firmě s našimi odborníky.  
 

Zarezervovat bezplatnou konzultaci