Od 1. 7. 2026 je nutné zaměstnance přihlásit do evidence ještě před jeho nástupem do práce, a to nejdříve 8 kalendářních dnů předem. U zaměstnanců s českým občanstvím lze využít zjednodušenou předregistraci s užší sadou údajů, kterou je následně nutné do 8 dnů od nástupu doplnit; u zaměstnanců ze zahraničí je nutné provést kompletní přihlášení.
Od 1. července 2026 vstupuje v účinnost nová právní úprava (§ 19 zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele – JMHZ), která zaměstnavatelům ukládá povinnost přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce – a to nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu.
Důležité je rozlišovat mezi uzavřením pracovní smlouvy a vznikem registrační povinnosti. Samotné podepsání pracovní smlouvy nebo obdobného smluvního vztahu ještě registrační povinnost nezakládá. Ta vzniká až v okamžiku, kdy se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou na konkrétním předpokládaném datu nástupu do zaměstnání.
Dvě cesty, jak splnit novou povinnost
Zákon nabízí zaměstnavatelům dvě možnosti, jak zaměstnance předem přihlásit do evidence:
1. Kompletní přihlášení
Zaměstnavatel dokončí veškeré kroky spojené s přihlášením zaměstnance ještě před tím, než zaměstnanec nastoupí do práce. Přihlášení proběhne formou podání „Registrace zaměstnance – Nástup do zaměstnání" (resp. „Oznámení o zahájení přípravy pro zaměstnání" nebo „Oznámení o zahájení PPV jiného než základního" – kód akce 1), a to nejpozději před nástupem, maximálně však 8 kalendářních dní předem.
U zahraničních zaměstnanců (cizinců) je tento postup povinný – pro ně jiná varianta není k dispozici.
2. Předregistrace
Druhou možností, určenou výhradně pro zaměstnance s občanstvím ČR, je tzv. předregistrace. Jde o částečné přihlášení s užší sadou údajů, kterou musí zaměstnavatel nahlásit ještě před nástupem zaměstnance do práce. Konkrétně se jedná o:
- jméno a příjmení,
- rodné příjmení,
- rodné číslo,
- místo narození,
- státní občanství,
- předpokládaný den nástupu do zaměstnání,
- variabilní symbol zaměstnavatele.
Zbývající údaje potřebné k dokončení plné registrace (které předregistrace neobsahuje) musí zaměstnavatel doplnit do 8 kalendářních dní od skutečného nástupu zaměstnance do zaměstnání.
Předregistrace se provádí samostatně pro každého zaměstnance a každý jeho pracovní poměr – a to bez ohledu na to, že u ní (na rozdíl od plné registrace) není nutné uvádět druh činnosti.
Kdy bude možné předregistraci skutečně využít
Komunikace s ČSSZ formou předregistrace bude technicky možná až po zprovoznění příslušné funkcionality na straně systému JMHZ, jejíž spuštění se plánuje v nejbližším období. Do té doby je třeba postupovat podle dosavadních pravidel a sledovat aktuální informace ČSSZ k zahájení provozu.
Popis realizace procesu v programu najdete v Dokumentaci Vema
