MENU Zavřít

Zpracování osobních údajů zaměstnanců v průběhu pracovního poměru

  • JUDr. et Mgr. Eva Janečková
  • 16. 1. 2024
  • 7 minut čtení

Po přijetí nového zaměstnance a po vzniku pracovněprávního vztahu zaměstnavatel zpracovává osobní údaje ve velkém rozsahu pro různé účely. Čím delší pracovněprávní vztah je, tím více údajů a tím více účelů se objevuje. Zaměstnavatelé proto v některých případech váhají, jak s osobními údaji naložit a kde jsou hranice jejich zpracování.

Základem takového zpracování je osobní spis, který může být veden podle § 312 zákoníku práce. Otázkou je, co všechno patří do osobního spisu. V posledních letech se také rozšířilo využívání biometrických údajů, zejména pro účely vedení evidence pracovní doby. Vzhledem k tomu, že se jedná o osobní údaje zvláštní kategorie, musí zaměstnavatel hledat, kde má limity takové zpracování. To jsou jen dvě z několika otázek, se kterými se zaměstnavatelé potkávají. 

Vedení osobního spisu  

Osobní spis zaměstnance bývá založen současně s přijetím nového zaměstnance do pracovního poměru. O rozsahu a druhu materiálů v personální evidenci rozhoduje zaměstnavatel sám, a to podle svého uvážení a s ohledem na své povinnosti. V souladu se zákoníkem práce však spis může obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.

Zákoník práce nestanoví způsob vedení tohoto spisu. Zaměstnavatel jej proto může vést jako jednu složku nebo může být podle oblastí rozdělen na složek několik, a to buď přímo ve spisu u konkrétního zaměstnance, nebo po agendách, např. pracovnělékařské prohlídky.

Osobní spis tak bude obsahovat listiny, které tvoří „informační základnu“ zaměstnavatele o jeho zaměstnancích a které je zaměstnanec také povinen zaměstnavateli poskytnout, a to právě pro plnění jeho zákonných povinností.

Osobní údaje zaměstnance zpracovávané zaměstnavatelem lze rozdělit do tří skupin

  1. Osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel v každém případě potřebuje k plnění svých zákonných povinností, a je tedy oprávněn je vyžadovat. Jsou jimi např.:
    • jméno a příjmení,
    • adresa bydliště,
    • datum narození,
    • rodné číslo (není však důvod uvádět je v pracovní smlouvě),
    • údaje o dosaženém vzdělání.
  2. Osobní údaje, které jsou potřebné pouze pro určitý účel, o kterém je třeba zaměstnance informovat, a tyto údaje shromažďovat i dále zpracovávat pouze ve vztahu k tomuto účelu. K nim patří např.:
    • číslo účtu (není nutné, jestliže si zaměstnanec vybírá celý plat v hotovosti),
    • číslo občanského průkazu,
    • osobní údaje rodinných příslušníků. 
  3. Osobní údaje, které zaměstnavatel nutně nepotřebuje, a záleží na zaměstnanci, zda je dobrovolně poskytne. Např.: 
    • číslo soukromého mobilního telefonu.

Jestliže je to pro plnění pracovních úkolů potřebné, zaměstnavatel přidělí zaměstnanci služební mobilní telefon. 

Je tedy jednoznačné, že při vytváření a vedení osobního spisu zaměstnance dochází ke zpracování osobních údajů, když zpracovávány mohou být i údaje zvláštní kategorie. Proto se zaměstnavatel musí řídit nejen zákoníkem práce a navazujícími předpisy, ale i Obecným nařízením (GDPR), které obsahuje v článku 5 odst. 1 písm. c) tzv. zásadu minimalizace. 

Mzdový a personální systém Vema podporuje řadu funkcí, které napomáhají se zpracováváním osobních údajů zaměstnanců dle patřičné legislativy a v souladu s GDPR.
Zaměstnanecký webový portál dokáže zdokumentovat širokou škálu údajů o zaměstnancích a řešení v podobě Personální evidence umožňuje zaznamenat všechny údaje důležité pro založení pracovněprávního vztahu, a navíc nabízí centrální správu personálních dokumentů včetně jejich hromadné generování.

Prozkoumejte i další funkce systému Vema. 

Přihlaste se k odběru newsletteru a získávejte informace o HR novinkách včas.

2 nejčastější chyby při vedení osobního spisu zaměstnance 

Při vedení osobního spisu, kdy je zaměstnavatel často veden snahou dělat věci co nejlépe, vzniká několik opakovaných chyb. 

1. Shromažďování nadbytečných souhlasů 

Jde zejména o souhlas se zpracováním údajů zaměstnanců pro personální a mzdové účely.

Vzhledem k tomu, že toto zpracování je založeno na čl. 6 odst. 1 písm. c) Obecného nařízení – plnění právní povinnosti, nebo písm. b) – zpracování na základě smlouvy, nesmí zaměstnavatel k těmto zpracováním požadovat souhlas zaměstnance, protože by ho tak uváděl v omyl a porušil zásadu transparentnosti. 

Pokud je souhlas vyžadován, jedná se tzv. nadbytečný souhlas. 

2. Pořizování kopií dokumentů 

Zaměstnavatelé obvykle pořizují kopie nejrůznější dokladů z důvodu opatrnosti, nebo protože poskytnutí jejich kopie požaduje mzdová účetní. Není možné veškeré požadované informace dokládat kopiemi všech požadovaných dokladů. Povinností zaměstnance je doložit správnost jím uvedených skutečností. 

Nelze pořizovat kopie dokladů, např. kopii rodného listu, neboť tato obsahuje i další osobní údaje, které nejsou pro zaměstnavatele potřebné.

Uložit do osobního spisu lze jen ty kopie dokladů, které obsahují pouze osobní údaje nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů. Pokud je možnost kopírování dokladu upravena zvláštním zákonem, je nutno se při pořizování kopie řídit i tímto zákonem. 

Upozornění z praxe:  

„Úřad pro ochranu osobních údajů udělil pokutu ve výši 180 000 Kč zaměstnavateli, který nadbytečně uchovával kopie dokladů svých zaměstnanců. Zaměstnavatel má sice povinnost vést personální spis každého zaměstnance, ten však může obsahovat pouze písemnosti nezbytné pro výkon práce. V tomto případě kontrola v personálních spisech našla kopie průkazů zdravotního pojištění, výpisy z evidence Rejstříku trestů, karty s čísly bankovních účtů i skenované fotografie a rodné listy dětí zaměstnanců. Takový postup je jednoznačně nezákonný.  
Zaměstnavatelé by se měli řídit zásadou minimalizace dat a přiměřenosti. Problémem je i nadbytečné uchovávání kopií občanských průkazů zaměstnanců. Pokud žádný účel pro zpracování osobních údajů neexistuje, nemá zaměstnavatel právo je zpracovávat. Kontrola daného zaměstnavatele byla sice prováděna ještě podle předchozí právní úpravy, s Obecným nařízením se ale tyto podmínky nezměnily.“ 

Fotografie zaměstnance  

Pokud zaměstnavatel nevytahuje služební průkaz, nenajde se mnoho účelů, pro které by mohl oprávněně zpracovávat fotografie zaměstnance. Fotografie bývají často umístěny na intranetu nebo dokonce na internetu.

Zveřejnění fotografie je nepochybně zpracováním osobních údajů, a proto musí správce osobních údajů (zaměstnavatel) najít některý z právních základů, jak je uvádí čl. 6 Obecného nařízení (GDPR).

Zaměstnavatelé proto jako právní základ často vybírají čl. 6 odst. 1 písm. f) Obecného nařízení (GDPR) - zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany. Tím oprávněným zájmem je podle tvrzení zaměstnavatelů zájem na tom, aby zákazníci znali zaměstnance dodavatele, věděli, s kým jednají a na koho se mají obracet. A na druhou stranu vystoupením z anonymity má být posilována odpovědnost jednotlivých zaměstnanců za jejich práci.

Z praxe zatím vyplývá, že se zveřejňují převážně fotografie u vedoucích zaměstnanců a u zaměstnanců, jejichž náplní práce je kontakt s veřejností (např. tiskový mluvčí). 

Zpracování biometrických údajů zaměstnanců 

Biometrické údaje zaměstnanců a jejich zpracování představuje obsáhlejší problematiku, kterou jsme pro vás rozpracovali v samostatném článku ZDE.

Zajímá vás, jak je to se zpracováním osobních údajů při náboru zaměstnanců? Povinnosti zaměstnavatele se dočtete ZDE

Podobné
články