MENU Zavřít

Zpracování osobních údajů zaměstnance po ukončení pracovního poměru

  • JUDr. et Mgr. Eva Janečková
  • 20. 3. 2024
  • 7 minut čtení

Může zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje bývalého zaměstnance i po skončení pracovního poměru? Pokud může, nebo dokonce musí, jaké osobní údaje to jsou, za jakých okolností a jaká je doba uchování? Tyto otázky si kladou nejen zaměstnavatelé, ale také zaměstnanci, kteří někdy požadují, aby bývalý zaměstnavatel smazal všechny jejich údaje. 

Byť zákoník práce stanoví přesná pravidla pro ukončení pracovního poměru, resp. pracovněprávního vztahu, neobsahuje pravidla pro zpracování osobních údajů v této „popracovní“ fázi. Je proto nezbytné vycházet ze zvláštních právních předpisů, které stanoví účely zpracování osobních údajů i uschovací doby. 

Jak lze ukončit pracovní poměr? 

Ustanovení § 48 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), říká, jakými způsoby může být pracovní poměr ukončen. V tomto ustanovení jsou taxativně uvedeny všechny situace, které mají za následek skončení pracovního poměru.  

Pracovní poměr může skončit pouze těmito způsoby a není možné jejich zákonem stanovený výčet jakkoliv měnit (např. v pracovní nebo kolektivní smlouvě). Dosažení důchodového věku zaměstnancem ani vznik nároku na invalidní důchod nemají samy o sobě vliv na další trvání pracovního poměru. 

Čím delší dobu pracovní poměr trval, tím větší je rozsah osobních údajů, které zaměstnavatel zpracovává. U všech způsobů zániku pracovního poměru je třeba vyřešit, jak naložit s osobními údaji, přičemž některé způsoby ukončení mají v této oblasti svá specifika. 

Zajímá vás více o následném procesu offboardingu zaměstnance? Přečtěte si tento článek. 

Přihlaste se k odběru newsletteru a získávejte informace o HR novinkách včas.

Které dokumenty lze v osobním spisu uchovávat i po skončení pracovního poměru?

Uchovávání osobních údajů zaměstnanců po skončení pracovního poměru zákoník práce přímo neřeší, je proto třeba vyjít ze základních pravidel Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto osobních údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). 

Čl. 4 odst. 2 tohoto právního předpisu uvádí uchování osobních údajů jako jednu z forem zpracování, proto je třeba tuto problematiku vyjasnit minimálně z důvodu požadavků stanovených v čl. 5 odst. 1 písm. c) a e) Obecného nařízení (GDPR). Tato ustanovení požadují, aby osobní údaje:  

  • byly přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány (zásada „minimalizace údajů“)  
  • byly uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány (zásada „omezení uložení“). 

Dobou nezbytnou pro zpracování osobních údajů zaměstnanců je z povahy věci obecně doba, po kterou trvá pracovní nebo jiný obdobný poměr. Je ale možné najít i účely a v návaznosti na ně i právní základy podle čl. 6 odst. 1 Obecného nařízení (GDPR), ať už se jedná o:  

  1. plnění právní povinnosti nebo  
  2. oprávněné zájmy správce (zaměstnavatele). 

1. Plnění právní povinnosti 

Informace o tom, o jaké údaje se jedná, obsahuje celá řada právních předpisů, počínaje zákoníkem práce, když ustanovení § 150 zákoníku práce uvádí, že zaměstnavatel eviduje údaje, jimiž jsou jméno, popřípadě jména a příjmení, adresa, jde-li o fyzickou osobu, název a sídlo, jde-li o právnickou osobu, a písemnosti týkající se prováděných srážek ze mzdy, a to po stejnou dobu jako ostatní údaje a doklady týkající se mzdy nebo platu, zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a o spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 

Jedním z právních předpisů, kterým jsou stanoveny uschovací lhůty pro uchovávání některých vybraných dokumentů, je například zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Ten stanoví řadu uchovacích lhůt, např. v ustanovení § 35a odst. 4 tak, že zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat: 

  1. a) stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny, 
  2. b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno, 
  3. c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, 
  4. d) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. 

Jak vyplývá z výše uvedeného, tento právní předpis stanoví jak typ dokumentů, tak dobu uchování, která je v některých případech velmi dlouhá. Vzhledem k tomu, že tak zaměstnavatel plní svou právní povinnost, není možné vyhovět případné žádosti bývalého zaměstnance o výmaz jeho údajů. 

Je možné obecně říci, že mezi uchovávané dokumenty nepatří např. životopis nebo různá osvědčení, která zaměstnanec zaměstnavateli předložil v době trvání pracovního poměru a která po jeho skončení pro zaměstnavatele ztratila relevanci. Takové dokumenty by měly být zaměstnanci vráceny anebo prokazatelně zlikvidovány. 

2. Oprávněný zájem správce 

Jiná pravidla platí pro veřejný sektor, který může, resp. vlastně musí, většinu dokumentů, které tvoří obsah osobního spisu, uchovávat po dobu 10 let na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) a případně f) - zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu a zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany.  

Vzhledem k tomu, že zaměstnanci veřejné správy jsou financováni z veřejných peněz, jsou příjemci veřejných prostředků, je možná zpětná finanční kontrola. Ta může zahrnovat i kontrolu správného zařazení do platových tabulek, tedy zaměstnavatel musí doložit předchozí praxi zaměstnance, její délku a její posouzení pro zařazení do platového stupně, a tedy je nutné uchovat například i životopis. Stejně tak může být kontrolována efektivita vynaložení finančních prostředků na školení zaměstnanců, a proto je třeba ukládat osvědčení o absolvovaných kurzech apod. 

Oprávněný zájem však může deklarovat také zaměstnavatel v soukromém sektoru, zejména v situaci, kdy hrozí soudní spor. Obecná promlčecí doba je podle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, tříletá. Žaloba tedy může být podána až tři roky po skončení pracovního poměru. Zaměstnavatel tak může uchovávat osobní údaje po tuto dobu, aby se v případě soudního sporu nedostal do důkazní nouze. 

Jaká jsou úskalí likvidace osobních údajů? 

Jak již bylo uvedeno, jednou z cest, jak se vypořádat s dokumenty, které se po skončení pracovního poměru nearchivují, je likvidace. Likvidace je také jednou z forem zpracování.  

Likvidací osobních údajů se uzavírá proces jejich zpracování a je tak poslední etapou zpracování. Po provedené likvidaci již osobní údaje nebudou existovat a subjekt, který je zpracovával, přestává být správcem osobních údajů v rozsahu likvidovaných údajů, tedy přestává být za jejich zpracování zodpovědný. Do doby, než jsou osobní údaje zlikvidovány, tedy i v průběhu procesu likvidace, stále zůstává odpovědnost správce nebo zpracovatele. 

Ta nekončí předáním dokumentace firmě, která má likvidaci provést. Podle čl. 32 Obecného nařízení (GDPR)je správce povinen s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob, provést vhodná technická a organizační opatření, aby zajistili úroveň zabezpečení odpovídající danému riziku. Tato povinnost končí až ve chvíli, kdy jsou osobní údaje zlikvidované a přestaly existovat nebo došlo k jejich anonymizaci. 

Pouhé uzavření smlouvy, týkající se dalšího bezprostředního nakládání s předměty, obsahujícími osobní údaje, nezbavuje správce osobních údajů odpovědnosti. 

V zásadě se vždy jedná o fyzickou likvidaci, tedy o skutečnost, že osobní údaje přestanou u správce existovat. U papírových nosičů se nabízí skartace. elektronických nosičů je možné zlikvidovat údaje jejich vymazání způsobem, který vyloučí zpětnou obnovu dat, a to např. prázdnými znaky nebo překrytím jiným textem. 

Za likvidaci není možné považovat takový způsob, po jehož aplikaci by přesto bylo možno, např. jinými technickými prostředky, tyto údaje jakkoli obnovit, aby měly charakter osobních údajů. 

Lze využívat pracovní emailovou adresu i po skončení pracovního poměru? 

Zaměstnavatelé často řeší, jak naložit po ukončení pracovního poměru s pracovní e-mailovou adresu zaměstnance ve tvaru jméno.příjmení@firma.cz. Ptají se, zda je možné takovou adresu ještě po určitý čas využívat nebo zda bývalý zaměstnanec může požadovat likvidaci s odkazem na právní předpisy týkající se o ochrany osobních údajů, zda tedy je e-mailová adresa v uvedeném formátu vůbec osobním údajem.  

Odpověď na otázku, zda je e-mailová adresa ve tvaru jméno.příjmení@firma.cz osobním údajem, není zcela jednoznačná. Vždy záleží na souvislostech, ale jak vyplývá z rozhodování soudů českých i evropských, ve většině případů takto postavená e-mailová adresa osobním údajem bude. 

Vzhledem k tomu, že pracovní poměr skončil a pominul účel zpracování toho údaje, měl by být, včetně celé emailové schránky, zlikvidován. 

Aby však bylo možné zachovat kontinuitu v pracovních záležitostech, bylo by možné po určitou, ne příliš dlouho dobu, e-mailovou adresu zachovat. Nikoli však dále využívat jako kontaktní, ale nastavit přeposílání na ní došlých e-mailů spolu s odesláním informace, že adresa již není funkční a že je nutné obracet se na jinou adresu. 

Jaký je postup zaměstnavatele při úmrtí zaměstnance? 

Podle ustanovení § 48 odst. 4 zákoníku práce končí pracovní poměr také smrtí zaměstnance. Stejné právní následky jako smrt zaměstnance má jeho prohlášení za mrtvého. 

Pro ukončení pracovního poměru je třeba úmrtí zaměstnance průkazně doložit. Sdělení rodiny ani parte není dostatečné. Je zapotřebí získat jakýkoli úřední dokument, který smrt zaměstnance potvrdí průkazně. Podle § 26 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, se smrt člověka prokazuje veřejnou listinou vystavenou po prohlédnutí těla mrtvého stanoveným způsobem. Touto listinou je úmrtní list. Pracovní poměr pak skončí smrtí zaměstnance, která bude doložena úmrtním listem, a to dnem, který je jako den úmrtí uveden v úmrtním listu. 

Dokumenty, které zaměstnavatel vydává při ukončení pracovního poměru, jsou určeny zaměstnanci pro další použití v budoucnosti a měly by být vydávány pouze do jeho rukou. Většina z těchto dokumentů (např. potvrzení o zaměstnání) nebude vůbec vydávána, další budou vydány a pouze archivovány v osobním spisu. S ohledem na vznik peněžitých nároků by bylo pouze možné zaslat rodině poslední výplatní pásku. 

Dostaví-li se pozůstalý manžel, děti, popřípadě rodič zaměstnance k zaměstnavateli k uplatnění svých nároků, měl by prokázat svou totožnost a předložit úředně ověřené zmocnění k převzetí peněžní částky. Pokud byla před úmrtím výplata poukazována v pravidelných výplatních termínech na bankovní účet zaměstnance, může i po jeho smrti zaměstnavatel peníze odeslat této bance. 

Podobné
články